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秘書(shū)如何制定工作計劃才會(huì )效率高
在日常工作中，為了圓滿(mǎn)完成某項重要工作、活動(dòng)，增強工作、活動(dòng)推進(jìn)落實(shí)的指導性、計劃性、系統性和規范性，常常需要秘書(shū)人員制定全面、詳細、明確的實(shí)施方案。實(shí)施方案屬于計劃類(lèi)文體，是工作、活動(dòng)開(kāi)展前作出的統籌安排，是工作順利實(shí)施的重要保障和依據，也是秘書(shū)人員應掌握的常用應用文體。
從結構上看，實(shí)施方案一般包括標題、正文兩個(gè)部分。實(shí)施方案多數是正文結束就自然終止，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的結尾段。實(shí)施方案一般以通知的形式印發(fā)，一般也不需要落款。
一、命題準確，清晰明白
實(shí)施方案的標題形式比較多，但通常有兩項必備的基本要素，即實(shí)施內容和文種。因此，最常見(jiàn)的標題形式就是“實(shí)施內容+文種”。比如，《能效“領(lǐng)跑者”制度實(shí)施方案》《安全生產(chǎn)工作實(shí)施方案》等，都直接表明了所要開(kāi)展的工作內容。
第二種標題形式是“年份+實(shí)施內容+文種”。比如，《2015年保障性安居工程建設實(shí)施方案》《2015年提高全省失業(yè)保險金發(fā)放標準實(shí)施方案》等，就采用了這種形式。
第三種標題形式是“年份+制文機關(guān)(或實(shí)施范圍)+實(shí)施內容+文種”。這是一種最為詳細的標題形式，便于通過(guò)標題得出相對比較全面的信息。比如，《2015年蘭州市民企隴上行活動(dòng)實(shí)施方案》《2015年南寧市人民防空知識教育進(jìn)學(xué)校進(jìn)社區進(jìn)機關(guān)進(jìn)企業(yè)進(jìn)網(wǎng)絡(luò )工作實(shí)施方案》等。有時(shí)，這種標題形式也可以比較靈活，把“年份”與“制文機關(guān)(或實(shí)施范圍)”位置互換。比如，《濰坊市2015年知識產(chǎn)權宣傳周活動(dòng)實(shí)施方案》等。
第四種標題形式是“制文機關(guān)+實(shí)施內容+文種”。比如，《××大學(xué)“依法治教年”活動(dòng)實(shí)施方案》《××醫院公開(kāi)招聘衛生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員工作實(shí)施方案》等。
第五種標題形式是“實(shí)施范圍+實(shí)施內容+文種”。比如，《寧波市市級公共機構LED照明改造工作實(shí)施方案》《鞍山市油氣輸送管道隱患整治攻堅戰實(shí)施方案》等。
二、結構恰當，要素齊全
正文是實(shí)施方案的核心部分，其主要內容、具體工作安排等都要在這一部分寫(xiě)出。在撰寫(xiě)這一部分時(shí)，秘書(shū)人員要抓住重點(diǎn)，突出主要工作，做到詳略得當、邏輯清楚，避免主次不分，結構混亂。
正文一般包括前言、主體、結尾三個(gè)部分。
(一)前言：簡(jiǎn)單明了，直奔主題
前言即實(shí)施方案的開(kāi)頭部分，多簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)出制定實(shí)施方案的目的和依據。寫(xiě)目的，常用的習慣語(yǔ)是“為”“為了”;寫(xiě)依據，常用的句式是“根據(依據)……結合本(我)單位的實(shí)際，制定本實(shí)施方案”。
有時(shí)為了行文簡(jiǎn)潔，也可以省略掉制定方案的目的。這種前言直接寫(xiě)出依據，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，言簡(jiǎn)意賅。
(二)主體：抓住關(guān)鍵，務(wù)實(shí)重效
主體是實(shí)施方案的關(guān)鍵，一般包括重要意義、指導思想、指導原則、工作目標、工作任務(wù)、方法步驟、工作要求等內容。很多實(shí)施方案會(huì )根據具體情況進(jìn)行簡(jiǎn)化或增加內容。
1、重要意義主要是結合當前形勢，分析指出開(kāi)展工作、活動(dòng)的重要意義，表明這是形勢發(fā)展所需，勢在必行，具有很強的必要性和重要性，從而統一思想，提高認識，增強人們開(kāi)展好工作的責任感、使命感和緊迫感。這就要求秘書(shū)人員熟悉和了解本系統、本行業(yè)發(fā)展狀況和發(fā)展趨勢、國家有關(guān)政策要求等。根據當前有關(guān)轉變文風(fēng)的要求，關(guān)于重要意義的闡述在實(shí)施方案中已不多見(jiàn)，即使偶有所見(jiàn)，也是言簡(jiǎn)意賅，三五句點(diǎn)到為止。
2、指導思想、指導原則、工作目標這三項常常根據實(shí)施工作和活動(dòng)內容的不同，而有所取舍。在說(shuō)法上，有時(shí)會(huì )稍有差別，比如，有時(shí)把指導原則說(shuō)成工作原則，把工作目標說(shuō)成目標要求、目標任務(wù)等。這是秘書(shū)人員撰寫(xiě)實(shí)施方案的難點(diǎn)，常常要求秘書(shū)人員從政策把握上、語(yǔ)句邏輯關(guān)系上、選詞用語(yǔ)上認真推敲，仔細斟酌，稍有失誤，就會(huì )影響實(shí)施方案的質(zhì)量水準，就會(huì )給今后工作帶來(lái)被動(dòng)。
指導思想是指開(kāi)展整個(gè)活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)、思想方法，指導原則是指活動(dòng)所要遵守的基本原則、基本路線(xiàn)。有時(shí)兩者會(huì )合二為一。一般情況下，兩者的語(yǔ)言都簡(jiǎn)潔凝練，高度概括，政策性、政治性、方向性極強。
工作目標是指通過(guò)活動(dòng)的開(kāi)展，所要達到的最終目的和所要實(shí)現的目標。這是對整個(gè)工作、活動(dòng)提出的努力方向，也是檢驗活動(dòng)是否成功的標準。
3、工作任務(wù)是指具體的實(shí)施內容。秘書(shū)人員在制定實(shí)施方案時(shí)，要全面掌握有關(guān)情況，通盤(pán)考慮，統籌安排，想足想全各項工作任務(wù)，要避免遺漏，避免“撿了芝麻丟了西瓜”。這一部分是整個(gè)方案的關(guān)鍵，任務(wù)內容是否具體，是否切合實(shí)際，是否具有指導意義，都在本部分體現。
4、方法步驟是指為了實(shí)現工作目標和任務(wù)所采取的具體措施、時(shí)間安排和進(jìn)度、方法方式等，可以寫(xiě)明實(shí)施工作分為哪幾個(gè)步驟、每個(gè)步驟安排在什么時(shí)間、時(shí)間安排多長(cháng)以及每個(gè)步驟由哪些部門(mén)、哪些人員負責落實(shí)等。秘書(shū)人員要充分考慮方法步驟的合理性、可操作性，要注意和日常工作的結合，做到兩不誤、兩促進(jìn)。比如，湖北工業(yè)大學(xué)2014年5月5日印發(fā)的《師德師風(fēng)建設年活動(dòng)實(shí)施方案》，把整改活動(dòng)分為動(dòng)員部署、學(xué)習教育、查擺問(wèn)題、檢查整改、建章立制、選樹(shù)典型、總結表彰等7個(gè)環(huán)節，并分別詳細列出了每個(gè)環(huán)節的時(shí)間節點(diǎn)、工作步驟、措施任務(wù)等，具有很強的指導性，對整個(gè)活動(dòng)的頂層設計非常詳細具體，有利于活動(dòng)的扎實(shí)推進(jìn)和深入開(kāi)展。
5、工作要求是指為了順利完成工作對有關(guān)單位提出的要求，確�；顒�(dòng)順利開(kāi)展。有時(shí)，又可以把工作要求稱(chēng)為保障措施，并在寫(xiě)作內容上有所側重。一般情況下，這部分可以從加強組織領(lǐng)導、加強宣傳力度、認真總結和考評考核等方面入手，還可以根據具體需要適當增加內容，加入資金、制度保障等。這既要求秘書(shū)人員站在領(lǐng)導機關(guān)的角度，既從宏觀(guān)上、整體上明確要求，也從微觀(guān)上、具體細節上厘清職責，避免工作機制混亂、人員分工不明、工作難以順利推進(jìn)。
實(shí)施方案的制定有時(shí)需要根據上級的相關(guān)實(shí)施方法制定本單位的實(shí)施方案，這就需要秘書(shū)人員加強學(xué)習，吃透上級部門(mén)的文件精神，在做好規定動(dòng)作的同時(shí)，適當創(chuàng )造性地增加自選動(dòng)作，做好上級精神與本單位實(shí)際的結合，避免出現“兩張皮”現象。有時(shí)，實(shí)施方案的制定，沒(méi)有先例可以借鑒，這就需要依據有關(guān)精神，加強調研論證，合理規劃實(shí)施環(huán)節、實(shí)施時(shí)間和方法步驟，確保實(shí)施方案“接地氣”，切合實(shí)際，又具有操作性。
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