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文秘工作技巧
秘書(shū)應做好該做的事，也要對不該做的事說(shuō)不，要藝術(shù)性地學(xué)會(huì )拒絕。下面是小編為大家帶來(lái)的文秘工作技巧，歡迎閱讀。
一、確認反饋階段的技巧
確認就是接受任務(wù)，反饋就是匯報交付。 秘書(shū)接受任務(wù)后，需要確認。如領(lǐng)導布置任務(wù)后，秘書(shū)應以最精煉的語(yǔ)言將任務(wù)復述確認后再去執行；接到一個(gè)會(huì )議通知電話(huà)，秘書(shū)應當向授話(huà)人復述一下電話(huà)內容；以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書(shū)應主動(dòng)向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無(wú)疑問(wèn)等。
確認時(shí)需要注意的細節，如果領(lǐng)導布置的工作內容很簡(jiǎn)單，秘書(shū)可以直接去做；如果領(lǐng)導布置的工作內容較多，秘書(shū)就需要復述一遍，復述時(shí)要精煉、條理，同時(shí)可加入自己的理解，準備采取的方法等；如果接到電話(huà)，除了記錄、復述，還要想到領(lǐng)導可能會(huì )問(wèn)的問(wèn)題，因此要問(wèn)清對方的姓名、電話(huà)號碼。
一項任務(wù)完成后秘書(shū)要及時(shí)向領(lǐng)導匯報，反饋工作的進(jìn)度和結果。這也是贏(yíng)得領(lǐng)導信任的基本途徑。 如果是以郵件形式布置的任務(wù)，那完成后記回復下郵件，答復工作完成的進(jìn)度。
反饋時(shí)需要注意的細節；反饋也有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領(lǐng)導，不是憑秘書(shū)的感覺(jué)，而是看領(lǐng)導對這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭程度。如每月員工報下月網(wǎng)絡(luò )情況,所有人報完后,秘書(shū)有必要將一個(gè)匯總情況給經(jīng)理看, 經(jīng)理在最后報名期限截止前還可以做適當的調整.這個(gè)就需要抓住這個(gè)時(shí)間點(diǎn)了，晚了你想改也改不了了。
二、實(shí)施落實(shí)階段的技巧
1、不忘事、不誤事、做好事
秘書(shū)工作無(wú)小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作；把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時(shí)”三種并貼上不同顏色的標簽；對重要文件加鎖保管并及時(shí)處理；
準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成；對重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。如分行房租發(fā)票一般要兩至三個(gè)月開(kāi)一次，這時(shí)間較長(cháng)，你可能一忙就忘記了，這時(shí)你就有必要在你的手機設個(gè)提醒，或是在日歷上標個(gè)記號，到時(shí)就不忘事了。
不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。秘書(shū)要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進(jìn)行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后；如這個(gè)統計表格領(lǐng)導需要一個(gè)小時(shí)內知道結果，那可以把自己整理檔案的事情先放一下，這個(gè)到月底前基本都可以。重大工作優(yōu)先考慮集中精力做；日常工作分散做。整段時(shí)間用于處理復雜的需連續進(jìn)行的工作；零星時(shí)間用于處理簡(jiǎn)單的可間斷的工作。例如補備這個(gè)事情，需要我們集中精力不能出錯的，那么就空出一段時(shí)間專(zhuān)心來(lái)完成，畢竟財務(wù)上的事馬虎不得的，而分行衛生整理，郵箱的查閱，辦公用品訂購，分行飲用水訂購這些，你完全可以抽那么一些零散的幾分鐘就可以分段完成，也不會(huì )對整項事情有多大影響。
秘書(shū)應養成記錄工作時(shí)間使用情況的習慣，如星期一早的表格大約要花多少時(shí)間，每天盤(pán)點(diǎn)法律文書(shū)需時(shí)多少，辦公室整理要花多少時(shí)間，當你常握了這些平時(shí)的時(shí)間后，你就可以適當調整優(yōu)化，進(jìn)一步提高工作效率。
不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書(shū)工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。對80%不太重要的事情要善于借助外力，如業(yè)務(wù)員常常問(wèn)的一些問(wèn)題，你可直接將問(wèn)題整理好，打印張貼，再有人問(wèn)可以讓他們自己查看，這樣省時(shí)省力，而且一目了然；
要善于合理利用時(shí)間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理，如我們平時(shí)需要登記白聯(lián)的使用情況，那你可以收集好等你交財務(wù)前一天集中登記，黃聯(lián)回收在CTM登記這事情，也可以如法操作，這樣比你每次一有黃單或白聯(lián)就要長(cháng)開(kāi)系統登記更有效率，當然這對開(kāi)票比較多的分行更明顯。
2、秘書(shū)接受任務(wù)時(shí)，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領(lǐng)導交辦的事。
秘書(shū)應做好該做的事，也要對不該做的事說(shuō)“不”，要藝術(shù)性地學(xué)會(huì )拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進(jìn)行。但秘書(shū)還應該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學(xué)會(huì )平衡各種人際關(guān)系。
準確是不失誤，及時(shí)是不耽誤。秘書(shū)不要過(guò)于糾結任務(wù)的最后期限，因為秘書(shū)隨時(shí)會(huì )接受新的任務(wù)，領(lǐng)導也隨時(shí)可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時(shí)間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時(shí)間。所以作為秘書(shū)，你應該盡量的提前完成你的工作，使你自己處在隨時(shí)都能接受新任務(wù)的狀態(tài)，這樣的人會(huì )是所有領(lǐng)導都歡迎的。
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