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高效地管理自己的時(shí)間
引導語(yǔ)：時(shí)間是公平的，給每個(gè)人的一天都是24小時(shí);時(shí)間又是不公平的，給每個(gè)人的一天不都是24小時(shí)。這個(gè)道理告訴我們，人生有限，時(shí)間有限，但對時(shí)間的管理不同、利用方式不同，足以活出不一樣的人生。那么為什么有些人能夠高效地管理自己的時(shí)間呢，我們一起來(lái)看看。
對于項目管理來(lái)說(shuō)，合理地安排時(shí)間，在給定的時(shí)間內保質(zhì)保量地完成項目是項目管理的重要目標，因此，項目管理的首要任務(wù)就是時(shí)間管理。
時(shí)間管理的目的是合理地分配項目資源、保證項目能夠按照進(jìn)度計劃按時(shí)完成。時(shí)間是一個(gè)最缺乏靈活性的變量，不論項目中發(fā)生了什么，時(shí)間都要流逝。所以在實(shí)際操作中，往往由于項目本身具有很大的不確定性，而經(jīng)常導致工期的延誤，可見(jiàn)項目的時(shí)間管理是項目管理中的難點(diǎn)。
通過(guò)使用一些基本項目管理工具和技術(shù)，比如甘特圖、網(wǎng)絡(luò )圖以及關(guān)鍵路徑分析，是可以改進(jìn)時(shí)間管理的。倘若項目能夠建立良好的項目時(shí)間管理體系，將能夠大大提高整個(gè)項目的管理水平，使得項目的成功率顯著(zhù)提高。
然而時(shí)間管理并非單純一味地求快，在時(shí)間管理工作開(kāi)始之前，需首先明確兩點(diǎn)：一是項目管理的工作范圍和項目的分解結構，分解與界定項目活動(dòng)最基本和最主 要的依據之一是項目分解結構(WBS);二是合理地估算項目工作量及技術(shù)難度。這項前期工作十分重要，因為這部分工作可以避免后續工作不至于因某一技術(shù)細節而影響到整個(gè)工程進(jìn)度，若是忽略它必將導致后面的工作走彎路，浪費更多的時(shí)間。一個(gè)可行的項目時(shí)間管理應該是在此基礎上制定出來(lái)的。
所謂時(shí)間管理即是“分解”時(shí)間，主要工作包括了定義項目活動(dòng)、對任務(wù)、活動(dòng)進(jìn)行排序、每項活動(dòng)合理的工期估算、制訂項目完整計劃、資源共享分配、監控項目進(jìn)度等內容。
第一步，定義項目活動(dòng)。對于一個(gè)實(shí)際項目，定義項目活動(dòng)的目的在于將項目工作分解為更細小、更方便管理的詳細任務(wù)，將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。這有助于給未來(lái)的項目進(jìn)行計劃編制、執行、控制等提供一定幫助，也能讓項目團隊的每個(gè)成員了解該項目有多少工作需要處理。
第二步，對活動(dòng)排序。從項目活動(dòng)分解結構圖(WBS)可知，要完成設計項目需要執行的具體活動(dòng)較多，為了準確編制項目進(jìn)度計劃，需要確定項目各項工作的先后關(guān)系。設計項目活動(dòng)排序是通過(guò)分析和確認設計項目活動(dòng)清單中各項活動(dòng)的相互關(guān)聯(lián)與相互依賴(lài)的關(guān)系，對設計項目各項活動(dòng)的先后順序進(jìn)行合理安排與確定。在具體項目活動(dòng)中，有些活動(dòng)要依賴(lài)某個(gè)活動(dòng)的結果，有些活動(dòng)可以同時(shí)開(kāi)始，要找出項目活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系和工作順序。
然后通過(guò)設立項目里程碑事件確保完成項目需求的活動(dòng)序列。在每個(gè)里程碑都采取小組會(huì )議的形式對本階段的工作進(jìn)行確認、總結，并決定是否調整下一階段的進(jìn)度計劃。
在進(jìn)行項目活動(dòng)排序時(shí)可采用優(yōu)先圖示法等方法，最終形成項目網(wǎng)絡(luò )圖。 第三步，活動(dòng)資源估算。估算完成各計劃活動(dòng)所需資源的種類(lèi)與數量。 第四步，估算工期。根據項目的工作范圍、資源狀況計劃估算出項目活動(dòng)的工期。在估算工期時(shí)必須充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、團隊人員能力因素，以及環(huán)境因素對項目工期的影響。另外，在對每項活動(dòng)的工期估算中應充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。這是一個(gè)需要反復確認的過(guò)程。
一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采取以下幾種方式：
(1)專(zhuān)家分析和評估;
(2)類(lèi)比估算;
(3)定量型的基礎工期;
(4)保留時(shí)間估算。
第五步，制定詳細的進(jìn)度表。進(jìn)度表的確定應根據項目網(wǎng)絡(luò )圖、估算的活動(dòng)工期、資源情況、項目執行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險管理計劃、活動(dòng)特征等統一考慮。這一步將對項目能否被很好地執行起到?jīng)Q定性作用。
(1)運用現代科學(xué)管理方法編制進(jìn)度計劃。
(2)定義活動(dòng)的時(shí)間進(jìn)度關(guān)系十分重要，它能限制某項活動(dòng)不早于或者不晚于另一項活動(dòng)開(kāi)始或結束。制定時(shí)間計劃可根據里程碑事件作為時(shí)間進(jìn)度的決定性因素。
(3)通過(guò)數學(xué)分析計算時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò )圖，再根據資源，工作時(shí)間等其他原因進(jìn)一步調整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最合理的活動(dòng)進(jìn)度表。
(4)通過(guò)計算關(guān)鍵路徑，可以知道哪些任務(wù)是不能延誤的，哪些任務(wù)是允許一定延誤的。同時(shí)也能知道如果要縮短整個(gè)項目歷時(shí)話(huà)，可以通過(guò)縮短哪些任務(wù)的歷時(shí)或對哪些任務(wù)進(jìn)行調整來(lái)達到。對于各個(gè)關(guān)鍵活動(dòng)，有限安排資源，挖掘潛力，采取相應措施。對于非關(guān)鍵路徑，只要在不影響工程完工時(shí)間的條件下，可減少人力、物力、財力的投入，用在關(guān)鍵路徑上，以達到縮短工期，合理利用資源等目的。
(5)為了可好地控制工作工期，可將設計項目工期計劃用甘特圖直觀(guān)地 表示出來(lái)。
這部分的工作使得小組成員明確自己所承擔任務(wù)的時(shí)間表，再根據自己的任務(wù)制定詳細的工作計劃。
第六步，進(jìn)度控制。良好的計劃是項目成功的基礎，但是在實(shí)際操作過(guò)程中，進(jìn)度問(wèn)題是項目生命周期中造成項目沖突的主要原因。為了保證項目能夠在約定的約束條件下成功，必須對項目的實(shí)施情況進(jìn)行控制。
進(jìn)度控制主要是監督進(jìn)度的執行狀況，及時(shí)發(fā)現和糾正偏差、錯誤。隨時(shí)了解項目進(jìn)度，必要時(shí)調整進(jìn)度表，在實(shí)際控制中要考慮影響項目進(jìn)度變化的因素，項目進(jìn)度變更對其他部分的影響因素，以及進(jìn)度表變更時(shí)應采取的實(shí)際措施。
進(jìn)度控制按以下四個(gè)步驟進(jìn)行：
(1)建立項目基準計劃以便對項目進(jìn)展進(jìn)行測量
(2)跟蹤項目進(jìn)度，收集和記錄項目任務(wù)的進(jìn)展信息。
(3)進(jìn)行項目實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準計劃比較，計算偏差。
(4)針對進(jìn)度偏差尋找補救方案，定期更新進(jìn)度計劃，及時(shí)調整偏差。
(5)執行調整方案。
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