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商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項
商務(wù)電話(huà)禮儀注意事項有哪些你知道嗎?今天呢，小編就為大家推薦商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項，希望能幫到大家哦~
商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項 1
接電話(huà)禁忌用語(yǔ)
在接電話(huà)時(shí)切忌使用“說(shuō)!”“講!”。
說(shuō)講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),一接起電話(huà)馬上說(shuō):“說(shuō)”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽(tīng)到，說(shuō)!”
這種行為在公司、企業(yè)內部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒(méi)有太多的時(shí)間應對電話(huà)，希望對方直截了當，別浪費時(shí)間。但這種硬邦邦的電話(huà)接聽(tīng)方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺(jué)是“有什么話(huà)快說(shuō)，老子沒(méi)空和你在電話(huà)里啰嗦!
有的人對這樣的電話(huà)應答方式也懶得再“說(shuō)”，干脆一聲不吭將電話(huà)掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息，一聽(tīng)他這口氣就不舒服，說(shuō)了等于白說(shuō)，這種人懶得理他。
大家每個(gè)人都希望別人以禮相待，有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，一定要注意應有的禮貌。
職場(chǎng)接打電話(huà)的注意事項
1.鈴響不過(guò)3聲
接聽(tīng)電話(huà)則要遵循“鈴響不過(guò)3聲”原則，及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，尤其是有約在先的電話(huà)，約好通話(huà)而不接是嚴重的失禮行為。訓練有素的工作人員一般會(huì )在電話(huà)鈴聲響兩三聲后接，因為如果鈴聲剛一響就接，很可能電話(huà)會(huì )掉線(xiàn)。
2.職責清晰
接聽(tīng)電話(huà)要首先“自報家門(mén)”，自我介紹身份，其好處就是萬(wàn)一對方撥錯了，不至于一錯再錯。一般來(lái)說(shuō)，有約在先的電話(huà)，不要隨便讓別人代為接聽(tīng)。如果是代領(lǐng)導或同事接聽(tīng)電話(huà)，剛好領(lǐng)導或同事不在的'話(huà)，應該首先告訴對方要找的領(lǐng)導或同事不在，然后再回問(wèn)對方的身份，來(lái)電為何事，是否需要轉達等。千萬(wàn)不可先盤(pán)問(wèn)對方，再說(shuō)領(lǐng)導不在，以免對方誤以為是有意回避。
3.正確處理突發(fā)情況
在日常工作中，電話(huà)中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機，說(shuō)著(zhù)說(shuō)著(zhù)就斷了，可能是沒(méi)電了，也可能是掉線(xiàn)了。遇到這種情況，一定要告訴對方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò )不好，并請對方指定一個(gè)時(shí)間，再撥打過(guò)去。萬(wàn)一電話(huà)突然中斷，要馬上把電話(huà)打回去，打回去的時(shí)候第一句話(huà)就要道歉，并告知對方電話(huà)掉線(xiàn)了，或者說(shuō)電池用完了，這是對他人的尊重。
關(guān)于電話(huà)的禮貌用語(yǔ)
1.您好!這里是×××公司×××部(室)，請問(wèn)您找誰(shuí)?
2.我就是，請問(wèn)您是哪一位?……請講。
3.請問(wèn)您有什么事? (有什么能幫您?)
4.您放心，我會(huì )盡力辦好這件事。
5.不用謝，這是我們應該做的。
6. ×××同志不在，我可以替您轉告嗎? (請您稍后再來(lái)電話(huà)好嗎?)
7.對不起，這類(lèi)業(yè)務(wù)請您向×××部(室)咨詢(xún)，他們的號碼是……。(×××同志不是這個(gè)電話(huà)號碼，他(她)的電話(huà)號碼是……)
8.您打錯號碼了，我是×××公司×××部(室)，……沒(méi)關(guān)系。
9.再見(jiàn)! (與以下各項通用)
10.您好!請問(wèn)您是×××單位嗎?
11.我是×××公司×××部(室) ×××，請問(wèn)怎樣稱(chēng)呼您?
12.請幫我找×××同志。
13.對不起，我打錯電話(huà)了。
14.對不起，這個(gè)問(wèn)題……，請留下您的聯(lián)系電話(huà)，我們會(huì )盡快給您答復好嗎?
商務(wù)電話(huà)禮儀的原則
在手機越來(lái)越普及的今天，我們在使用手機時(shí)，應遵循以下幾點(diǎn)原則：
1、不要在醫院或者是在機場(chǎng)用手機，以免影響機場(chǎng)及醫院的電子設備。
2、打電話(huà)時(shí)，請注意一下，有些地方是不允許使用手機的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車(chē)行李站都禁止使用手機。
3、當不使用手機時(shí)，請鎖住手機按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話(huà)號碼。
商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項 2
接聽(tīng)電話(huà)前的準備
準備記錄工具：如果大家沒(méi)有準備好記錄工具，那么當對方需要留言時(shí)，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽(tīng)電話(huà)前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。
停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對方感覺(jué)到你在處理一些與電話(huà)無(wú)關(guān)的事情，對方會(huì )感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話(huà)從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì )令對方感到不滿(mǎn)意。帶著(zhù)微笑迅速接起電話(huà)：讓對方也能在電話(huà)中感受到你的熱情。
接聽(tīng)電話(huà)的注意事項
1、三聲之內接起電話(huà)：這是星級酒店接聽(tīng)電話(huà)的硬性要求。此外，接聽(tīng)電話(huà)還要注意：
2、注意接聽(tīng)電話(huà)的語(yǔ)調，讓對方感覺(jué)到你是非常樂(lè )意幫助他的，在你的聲音當中能聽(tīng)出你是在微笑;
3、注意語(yǔ)調的速度;
4、注意接聽(tīng)電話(huà)的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對方感到不受歡迎;
5、注意雙方接聽(tīng)電話(huà)的環(huán)境;
6、注意當電話(huà)線(xiàn)路發(fā)生故障時(shí)，必須向對方確認原因;
7、注意打電話(huà)雙方的態(tài)度。
8、當聽(tīng)到對方的談話(huà)很長(cháng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽(tīng)。
9、主動(dòng)問(wèn)候，報部門(mén)介紹自己;
10、如果想知道對方是誰(shuí)，不要唐突的問(wèn)“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請問(wèn)您哪位”或者可以禮貌的問(wèn)，“對不起，可以知道應如何稱(chēng)呼您嗎?”;
須擱置電話(huà)時(shí)或讓賓客等待時(shí);應給予說(shuō)明，并致歉。每過(guò)20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。
11、感謝對方來(lái)電，并禮貌地結束電話(huà)：在電話(huà)結束時(shí)，應用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對方的名字來(lái)感謝對方。
12、要經(jīng)常稱(chēng)呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
13、當手機出現未接電話(huà)時(shí)要及時(shí)回復短信或者電話(huà)，詢(xún)問(wèn)是否有要事等
14、若非有要緊事，晚上十點(diǎn)后盡可能不要給任何人打電話(huà)，以免打攪別人休息
打電話(huà)的`時(shí)間
在打電話(huà)時(shí)，假如尊重對方，禮貌熱情，會(huì )給對方良好的印象。通話(huà)應選擇恰當的時(shí)間，無(wú)緊急情況，一般，白天應在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在21點(diǎn)以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話(huà)。一般通話(huà)時(shí)間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話(huà)效率，減少占用時(shí)間。
使用電話(huà)應做好充分的預備。通話(huà)以前，應對談話(huà)內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話(huà);電話(huà)機旁應備有記事簿，以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對方的時(shí)間。
向外打電話(huà)時(shí)，應記準電話(huà)號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通后，首先應說(shuō)“你好!”然后迅速通報自己的單位，必要時(shí)還應報上自己的姓名;再告訴接電話(huà)的人你要找的是誰(shuí)：“請麻煩您找一下××先生聽(tīng)電話(huà)，謝謝�！比鐚Ψ酱饝胰撕�，應手持聽(tīng)筒靜候，不要在此時(shí)離開(kāi)或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時(shí)，切不可當即掛斷，而應當說(shuō)“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話(huà)，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話(huà)，應先致以簡(jiǎn)短的禮貌的問(wèn)候，而后進(jìn)入正式談話(huà)。
電話(huà)溝通技巧
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答復：「他不在」即將電話(huà)掛斷。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。
對方查詢(xún)本部門(mén)其它單位電話(huà)號碼時(shí)，應迅即查告，不能說(shuō)不知道。
我們首先應確認對方身份、了解對方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應認真記錄下來(lái)，委婉地探求對方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。
對對方提出的問(wèn)題應耐心傾聽(tīng);表示意見(jiàn)時(shí)，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過(guò)提問(wèn)來(lái)探究對方的需求與問(wèn)題。注重傾聽(tīng)與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話(huà)溝通的關(guān)鍵。
接到責難或批評性的電話(huà)時(shí)，應委婉解說(shuō)，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話(huà)人爭辯。
電話(huà)交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數據或另行聯(lián)系之查催案件，應先估計可能耗用時(shí)間之長(cháng)短，若查閱或查催時(shí)間較長(cháng)，最好不讓對方久候，應改用另行回話(huà)之方式，并盡早回話(huà)。以電話(huà)索取書(shū)表時(shí)，應即錄案把握時(shí)效，盡快地寄達。
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