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項目管理師如何協(xié)調多項目
導語(yǔ)：多個(gè)項目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，項目管理師應該如何協(xié)調呢？一起來(lái)了解一下吧！
項目管理師首先要知道多個(gè)項目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，由于項目之間存在依賴(lài)關(guān)系及項目的優(yōu)先級別不同，很可能一個(gè)項目的變更會(huì )引發(fā)其他項目的相應變更，因此再多項目管理時(shí)，不僅要控制好各個(gè)項目的變更，還要在多項目變更之間進(jìn)行好協(xié)調。
項目范圍變更的原因來(lái)自各方面——一個(gè)外部事件、一個(gè)增值的變更、項目團隊自身的變化、范圍定義的疏漏和業(yè)主的要求等。在這諸多因素中，能夠施加影響加以控制的，項目團隊應該盡量采取相應的措施使項目范圍變更最小化。
項目范圍的變更控制與項目整體及其他變更控制所使用的方法是具有通用性的，主要包括三部分-信息反饋系統、監控系統和組織實(shí)施系統。
在實(shí)行控制時(shí)，除了要有項目合同和計劃作為依據外，首先應該建立起一套信息控制制度，或者說(shuō)是協(xié)調程序。它是為了各部門(mén)之間相互配合、溝通信息而建立的制度，從而使信息暢通，使各類(lèi)文件的傳遞程序化。
具體的控制工作主要通過(guò)控制系統來(lái)完成。用于此過(guò)程的工具和技術(shù)主要有三種：范圍變更控制系統、績(jì)效測量以及補充計劃編制。
范圍變更控制系統定義了項目范圍變更的有關(guān)程序，包括文檔工作、跟蹤系統及對于授權變更所需要的審批層次等。其中文檔工作是指一些有文檔記錄的過(guò)程，說(shuō)明了如何提交變更申請、如何管理變更請求以及由于這些變更附屬于相關(guān)的項目而帶來(lái)的管理方面的影響。跟蹤系統會(huì )跟蹤變更申請的狀態(tài)，包括其批準狀態(tài)。一些變更申請可以根據項目管理者的決定得到批準，有些則需要更正式的批準或者需要經(jīng)過(guò)多級批準，如項目主管，行政長(cháng)官等。并非所有的變更申請都可以得到批準，沒(méi)有得到批準的變更也會(huì )被跟蹤并且記錄在項目記錄薄中以便將來(lái)參考。
以控制管理項目有關(guān)關(guān)系人的變更申請為例，項目團隊可以采取這樣一些措施來(lái)對變更要求進(jìn)行管理。
1.制定并遵循一個(gè)要求的管理程序，包括項目最初要求的確定程序。
2.透徹理解客戶(hù)的要求。
3.對所有要求都記錄在案，并確保這些信息易于流傳和獲得�？梢越柚嬎銠C建立要求數據庫來(lái)進(jìn)行記錄和管理。
4.進(jìn)行充分的測試，確保項目產(chǎn)品能夠符合客戶(hù)的期望和要求。
5.運用評審過(guò)程，從系統觀(guān)點(diǎn)評審提出的要求變更。
6.強調完工日期，即當客戶(hù)提出變更要求時(shí)，跟他們強調項目的截止日期，讓他們在項目進(jìn)度和變更要求之間進(jìn)行權衡。
在各項目變更之間進(jìn)行協(xié)調時(shí)，關(guān)鍵是要考慮項目之間的依賴(lài)關(guān)系，從而確定一個(gè)項目的變更是否會(huì )對其他項目產(chǎn)生不利影響，并分析影響原因，根據項目的優(yōu)先級和重要程度，決定是否采取變更，或者采取措施盡量避免連鎖反應的產(chǎn)生。
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