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淺談商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的設置狀況及工作要求
對于商務(wù)秘書(shū)會(huì )有哪些設置狀況和工作要求呢，下面是小編yjbys為大家整理的關(guān)于淺談商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的設置狀況及工作要求，歡迎閱讀!
部門(mén)的設置狀況
從管理的角度看，商務(wù)秘書(shū)部門(mén)是下商企業(yè)的中樞機構，是企業(yè)管理構成中的綜合性輔助管理部門(mén)，其地位的重要性不言而喻。但是企業(yè)不同于黨政機關(guān)，黨政機關(guān)的機構組成是由相應的組織法規予以確認的，在一般情況下其差異性不會(huì )太大。而現實(shí)工作中，各型各類(lèi)工商企業(yè)的體制、規模和管理模式千差萬(wàn)別，因而其機構設置也并非是有一定之規。況且企業(yè)的管理機構組成和人員配置主要取決于企業(yè)的經(jīng)濟活動(dòng)的需要，即使一些大型國企，其機構設置受黨政機關(guān)影響比較明顯，在國企體制改革后，其機構也大多進(jìn)行了調整。更何況大量出現的民營(yíng)企業(yè)，其機構設置是以效益為其礎。在這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導人的領(lǐng)導風(fēng)格和工作習慣都在很大程度上影響著(zhù)機構的設置。因此，各型各類(lèi)下商企業(yè)的商務(wù)秘書(shū)部門(mén)設置和人員配置不可能是整齊劃一的。
即便如此，一般而言，在稍具規模的企業(yè)中仍設有商務(wù)秘書(shū)機構。這些機構有的與黨政機關(guān)相似稱(chēng)為辦公室，有的則稱(chēng)為行政事務(wù)部或行政部，還有的企業(yè)規模不大，將人事、財務(wù)與商務(wù)秘書(shū)事務(wù)合并在一起，統稱(chēng)為綜合管理辦公室，或簡(jiǎn)稱(chēng)為綜合辦。
這些相對集中地處理商務(wù)秘書(shū)事務(wù)的機構并不涵蓋為董事會(huì )服務(wù)的董事會(huì )秘書(shū)，也不涵蓋為各部門(mén)服務(wù)的經(jīng)理助理或文員。這些相對集中地處理商務(wù)秘書(shū)事務(wù)的機構如辦公室，與分散在各部門(mén)的商務(wù)秘書(shū)人員也沒(méi)有隸屬關(guān)系，有些甚至連業(yè)務(wù)指導關(guān)系也并不明確。
工作要求
商務(wù)秘書(shū)工作的基本要求可以概括為“高效、務(wù)實(shí)、保密”。
高效是指商務(wù)秘書(shū)工作既耍迅速及時(shí)，又要準確可靠;高效是速度、質(zhì)量、效果的統一，是高效率和高質(zhì)量的統一。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)作為企業(yè)的綜合樞紐，直接輔助企業(yè)領(lǐng)導的全局管理工作，其工作效率，會(huì )直接影響到企業(yè)領(lǐng)導的工作成效，商務(wù)秘書(shū)工作的任何拖拉延誤，都會(huì )直接耽誤企業(yè)領(lǐng)導的全局工作。因此，企業(yè)必然要求商務(wù)秘書(shū)工作要做到高質(zhì)量、高效率。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)要鍵全崗位責任制。完善目標管理和業(yè)績(jì)考核辦法，調整運行機制，引入先進(jìn)的管理理念和辦公技術(shù)，提高工作的效率和質(zhì)量，以適應企業(yè)對商務(wù)秘書(shū)工作的高效要求。
務(wù)實(shí)是指商務(wù)秘書(shū)工作辦事風(fēng)格要踏實(shí)，反映情況要真實(shí)，切忌虛夸浮躁，嘩眾取寵。務(wù)實(shí)也是要求商務(wù)秘書(shū)工作一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地處理間題，說(shuō)實(shí)話(huà)，報實(shí)情，辦實(shí)事。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)上連企業(yè)領(lǐng)導，下連廣大員工，處于承上啟下的環(huán)節，說(shuō)話(huà)辦事影響到企業(yè)領(lǐng)導決策的制訂與決策的執行，地位至關(guān)重要。那種說(shuō)大話(huà)，說(shuō)假話(huà)，報喜不報優(yōu)的作風(fēng)就會(huì )影響領(lǐng)導的正常決策，甚至可能造成領(lǐng)導工作的重大失誤。
這也就更要求商務(wù)秘書(shū)工作要辦實(shí)事，講真話(huà)，要在務(wù)實(shí)、求實(shí)、落實(shí)上下功夫。
保密是指商務(wù)秘書(shū)在日常工作中應該有保密意識、保密制度、保密措施。保密是企業(yè)內部科學(xué)管理的需要，也是商業(yè)竟爭的需要，更是一名合格和秘書(shū)人員應具備的基本品質(zhì)。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)地處樞要，工作中必然要接觸到企業(yè)甚至企業(yè)領(lǐng)導人的許多秘密，同時(shí)還要負責保管企業(yè)的秘密，因而很容易成為竊密的對象。商務(wù)秘書(shū)人員要養成守口如瓶的職業(yè)習慣，對經(jīng)辦的各類(lèi)涉及商業(yè)秘密事項要特別謹慎小心，嚴格執行企業(yè)保密制度，確保企業(yè)機密萬(wàn)無(wú)一失。
商務(wù)秘書(shū)在日常工作中保密的重點(diǎn)主要有:口頭保密、文件保密、會(huì )議保密、各種信息資料的保密、領(lǐng)導活動(dòng)的保密、涉外工作的保密、檔案保密、計算機和各類(lèi)通訊設備的保密。
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