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如何開(kāi)一個(gè)高效的會(huì )議
開(kāi)會(huì )的目的本來(lái)是指引工作方向，使工作更有效率地開(kāi)展，但實(shí)際上會(huì )議繁雜而無(wú)效是很多員工經(jīng)常抱怨的話(huà)題。如何有效地提高開(kāi)會(huì )質(zhì)量呢?如何高效開(kāi)會(huì )呢?一起來(lái)看看下面的文章！
確定開(kāi)會(huì )的必要性
如果會(huì )議內容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話(huà)或網(wǎng)絡(luò )等通知形式即可，沒(méi)必要大動(dòng)干戈組織開(kāi)會(huì )。如果是決策性會(huì )議，要首先權衡開(kāi)會(huì )需要達到的目標跟參與開(kāi)會(huì )的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開(kāi)會(huì )”，堅決不開(kāi)“老鼠會(huì )議”。
充分做會(huì )前準備
很多公司在開(kāi)會(huì )的時(shí)候寫(xiě)得很好：今天早上開(kāi)會(huì )，9：30會(huì )議室集合。但是從來(lái)沒(méi)有人寫(xiě)幾點(diǎn)結束。問(wèn)題出在哪里?主要是會(huì )議資料不應該在會(huì )場(chǎng)閱讀，而應該在開(kāi)會(huì )前發(fā)放并閱讀，一到會(huì )場(chǎng)就直接討論和表決，開(kāi)會(huì )就是為了馬上把結果做出來(lái)。擬定好會(huì )議流程，包括會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)，初步估算開(kāi)會(huì )將持續的時(shí)間，并將會(huì )議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準備，安排好手中的工作。提前將與會(huì )領(lǐng)導的發(fā)言大約持續時(shí)間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決，快速達到會(huì )議效果。
靈活掌握會(huì )議進(jìn)程
會(huì )議主持人是會(huì )議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì )議主持人要掌握會(huì )議的進(jìn)程，準時(shí)開(kāi)始，準時(shí)結束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會(huì )議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問(wèn)題”為原則，也就是說(shuō)一切不能解決問(wèn)題的意見(jiàn)，無(wú)需討論，討論了也沒(méi)有意義，及時(shí)整頓會(huì )議秩序，將跑題的人員拉回到會(huì )議討論的主題上。這就體現出了會(huì )議的本質(zhì)，即會(huì )議就是為了解決問(wèn)題而開(kāi)。
有的酒店專(zhuān)門(mén)在會(huì )議中設置把關(guān)員，負責把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí)，把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會(huì )離題。當有好的議題出現，會(huì )議把關(guān)員先記錄下來(lái)，但仍要回到原先主題討論。
另外，為了開(kāi)會(huì )不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點(diǎn)：
主講人條理清楚，層次分明。會(huì )議的幾個(gè)議題要清晰，層次要分明，不能混淆。
掌握語(yǔ)速與節奏。過(guò)快過(guò)慢的語(yǔ)速都會(huì )影響聽(tīng)會(huì )人的情緒。節奏適中，語(yǔ)速要有所變化。
適當穿插些輕松的詞語(yǔ)。在恰當的時(shí)間，用一些小典故、小笑話(huà)調解一下會(huì )場(chǎng)的氣氛。
如非必要，就不要準備會(huì )議材料，只列議題即可。會(huì )議材料的準備，既浪費，也會(huì )對參加會(huì )議的人造成一種依賴(lài)心理。
選擇恰當時(shí)間
首先，會(huì )議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間，應該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，避免了員工沒(méi)有心思參會(huì )的問(wèn)題。其次，會(huì )議應該嚴格遵守時(shí)間限制，比如說(shuō)一個(gè)小時(shí)結束，就應該控制在一個(gè)小時(shí)之內，否則會(huì )讓員工產(chǎn)生會(huì )議沒(méi)有終點(diǎn)的心理，因此討論問(wèn)題也會(huì )由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì )議中，他們也會(huì )對會(huì )議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設置計時(shí)員，在會(huì )議的每個(gè)階段計時(shí)員會(huì )依照會(huì )議通知規定的每人報告時(shí)間，提出警告，以免會(huì )議延遲。
確定發(fā)言順序
如果會(huì )議非常希望知道下屬的意見(jiàn)，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會(huì )場(chǎng)，進(jìn)行發(fā)言;然后他們退場(chǎng)，再由職位高的員工進(jìn)入會(huì )場(chǎng)發(fā)言，以此類(lèi)推。這樣，員工發(fā)言時(shí)就不會(huì )因為顧忌領(lǐng)導在場(chǎng)而不能暢所欲言了。
抓好落實(shí)
開(kāi)會(huì )的時(shí)候會(huì )有一個(gè)好笑的現象，“各位，我們的會(huì )議到這里結束”，門(mén)一打開(kāi)，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎?因為這個(gè)會(huì )不是我負責的。因此，必須在門(mén)打開(kāi)以前要宣布會(huì )議結果的執行人、追蹤人。
只開(kāi)會(huì )，不落實(shí)，會(huì )讓會(huì )議變得失去意義，這同樣是開(kāi)會(huì )效率不高的體現。會(huì )議結束后，要有指定的人負責整理會(huì )議的最終結論，由領(lǐng)導簽批后，通知部門(mén)或專(zhuān)人負責落實(shí)，要明確責任，規定期限，限定好執行時(shí)間和匯報總結的時(shí)間，并指定人負責監督檢查決策的落實(shí)情況。
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