如何加強企業(yè)的采購管理

　　隨著(zhù)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭更加激烈，要使企業(yè)處于有利的競爭地位，要追求企業(yè)利益的最大化必須要有低產(chǎn)品成本，因此采購價(jià)廉物美的物資顯得優(yōu)為重要，為此加強企業(yè)的采購管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的一個(gè)重要環(huán)節，本文就如何加強采購管理作出分析并提出相應的措施。

　　一、制定企業(yè)采購原則

　　制定企業(yè)的采購原則是采購管理的一個(gè)重要方面，也是企業(yè)采購活動(dòng)的準繩,使企業(yè)的各項采購活動(dòng)做到有據可依。

　　1、詢(xún)價(jià)定價(jià)原則

　　詢(xún)價(jià)定價(jià)是指該類(lèi)物資采購不需通過(guò)招標，由采購員直接到市場(chǎng)采購，須應遵守貨比三家的采購原則，必須有三家以上供應商提供報價(jià)，在權衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、有無(wú)送貨、售后服務(wù)、資信、客戶(hù)群等因素的基礎上進(jìn)行全面評估，權衡利弊，最后確定供應商且議定最終采購價(jià)格，臨時(shí)性應急購買(mǎi)和定向采購的物品除外。

　　2、合同的簽訂原則

　　簽訂采購合同是對物資采購活動(dòng)的一種保證，同時(shí)也給以后發(fā)生的業(yè)務(wù)糾紛提供法律依據。零星采購物資一般情況不需簽訂購銷(xiāo)合同，因為量小且分散簽訂合同比較繁瑣，只需按審批過(guò)的物資采購申請表的要求進(jìn)行采購。批量采購物資必須簽訂物資購銷(xiāo)合同，合同內容的填寫(xiě)要齊全，書(shū)寫(xiě)清楚，同時(shí)要符合《經(jīng)濟合同法》和物資采購申請表的要求，付款條件必須符合本公司的財務(wù)制度，公司分管領(lǐng)導審核后由總經(jīng)理或授權有關(guān)代理人簽約。

　　3、招標采購原則

　　凡大宗或經(jīng)常使用的材料，如原、輔、包材料、辦公用品等都應通過(guò)批量招標的形式進(jìn)行采購，招標時(shí)由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門(mén)共同參與，根據招標結果確定供應商，然后簽訂供貨協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購程序，提高工作效率。對于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的材料，除縮短招標間隔時(shí)限外，還應隨著(zhù)掌握市場(chǎng)行情，隨時(shí)調整采購價(jià)格。

　　4、職責分離原則

　　采購人員負責與供應商進(jìn)行溝通聯(lián)系，物資的驗收由質(zhì)量檢驗和倉庫人員來(lái)負責，不能由采購人員兼任物資入庫的驗收工作。驗收時(shí)需采購人員要協(xié)助的，采購人員須積極配合。采購物資質(zhì)量、數量、交貨時(shí)間等問(wèn)題，應根據采購申請表的要求和供貨協(xié)議來(lái)執行。

　　5、計劃采購原則

　　根據生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要確定物資采購的品種和數量，做到以產(chǎn)定購，嚴防因采購造成的超儲積壓。采購人員訂購物資或服務(wù)必須與采購申請單所列要求規格、型號、數量相一致。不能滿(mǎn)足請購部門(mén)要求或成本過(guò)高，應及時(shí)反饋信息供申請部門(mén)更改采購申請單。如確因特定條件數量不能完全與采購申請單一致，須報經(jīng)采購計劃審批人批準后方可實(shí)施。不符合采購申請單要求的或采購情況變化未經(jīng)批準擅自采購的，由此造成的損失由具體經(jīng)辦采購員負責，同時(shí)倉庫不驗收入庫。

　　6、價(jià)格優(yōu)先原則

　　采購人員應按公司常用物資品種建立供應商信息檔案庫和常用原材料價(jià)格變動(dòng)信息情況表，同時(shí)積極開(kāi)發(fā)新的供應商，開(kāi)拓采購渠道，降低采購直接成本。跟蹤市場(chǎng)供求和價(jià)格動(dòng)態(tài)，選擇質(zhì)好價(jià)廉、守信服務(wù)周到的供應商，實(shí)現最優(yōu)化采購。

　　二、建立合理監督管理機制提高采購人員的整體素質(zhì)

　　建立系統的采購監督制度，杜絕采購過(guò)程中的漏洞是采購管理的重要組成部分。采購過(guò)程的漏洞可以說(shuō)是處處可在，比如說(shuō)機器設備的采購在我們國家企業(yè)中出現的問(wèn)題可為是屢見(jiàn)不鮮，原因是什么呢，就是在采購各環(huán)節(圖紙審核環(huán)節、機器驗收環(huán)節、機器安裝調試等環(huán)節)缺少了監督。建立采購的牽制制度，不相容的工作決不能由一人來(lái)完成，比如說(shuō)招標工作要成立一個(gè)招標組，且有不同的分工，這樣才能達到招標的目的，否則招標也僅僅是個(gè)形式而已。在大的集團企業(yè)要建立采購督察機構,職能是了解市場(chǎng)行情,監督檢查采購人員工作,使企業(yè)的采購業(yè)務(wù)步入合理合法的渠道，謀求物資采購成本的最小化,以提高企業(yè)產(chǎn)品的核心競爭力。在做好監督工作的情況下，同時(shí)要提高采購人員的業(yè)務(wù)、文化、道德等方面的素質(zhì)。首先要求采購人員加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格遵守公司各項規章制度和國家法律法規。其次要求采購人員做到不收禮，不接受宴請，嚴禁向供應商要錢(qián)要物。再次是要嚴格按公司采購管理制度和程序辦事，嚴防擅自采購，嚴格保守公司秘密，防止采購員與供應串通一起損害公司利益。聘請專(zhuān)業(yè)人員對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)精湛工作認真負責，及時(shí)掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)信息避免出現差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　三、制訂合理的采購程序和方式

　　企業(yè)應該根據自身的實(shí)際情況及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要制訂合理的采購程序，不同的物資根據其性質(zhì)不同制訂不同的采購程序，不可千篇一律，死板硬套，以滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。

　　首先是供應商的選擇和審查要做到以下幾點(diǎn)。一是原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經(jīng)過(guò)送樣檢驗、小試、中試，征得生產(chǎn)、質(zhì)檢部門(mén)同意。必要時(shí)，報有關(guān)管理部門(mén)批準備案，為保證原料、輔料、包裝材料的質(zhì)量的穩定，同等條件下的供應商也應相對穩定。二是對于大宗和經(jīng)常使用的原材料或服務(wù)，采購部應全面地了解、掌握供應商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應商檔案，做好業(yè)務(wù)記錄，會(huì )同企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購部門(mén)對供應商定期進(jìn)行調查和評估。三是固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應商時(shí)，必須進(jìn)行詢(xún)定價(jià)程序和綜合評估。供應商為中間商時(shí)，應調查其信譽(yù)、供貨能力、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象。供應商的報價(jià)不能作為唯一決定的因素。四是為確保供應渠道暢通，引入競爭機制、必要時(shí)進(jìn)行招標采購。為防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需的原輔材料，應有三家或三家以上供應商作為候選供應商或直接在他們之間進(jìn)行輪換式采購。大宗材料應同時(shí)由三家以上供應商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價(jià)格合理。五是對于零星且規格繁雜的物資，每年(或半年或季)度根據部門(mén)采購預算，計劃統計造表交采購部門(mén)，向三家以上供應商詢(xún)價(jià)，經(jīng)有關(guān)部門(mén)及采購部門(mén)綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結算。

　　其次是不同的物資采購其程序和方式是不同的。第一是原料、輔料、包裝材料操作程序是：首先原料、輔料、包裝材料的采購實(shí)行計劃管理，根據生產(chǎn)計劃定量采購，嚴禁超計劃采購。其采購計劃的制訂是從銷(xiāo)售訂單或計劃→生產(chǎn)計劃→原輔料需用量計劃→安全庫存量→采購計劃到結束，是個(gè)環(huán)閉的計劃過(guò)程。其次使用部門(mén)根據計劃填寫(xiě)物資采購申請表(格式附后)，寫(xiě)清采購物資的數量、規格、型號、質(zhì)量標準、技術(shù)指標、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等，交采購部門(mén)，采購部門(mén)根據庫存情況和市場(chǎng)情況，填寫(xiě)采購計劃單，一貨一單制，然后由核價(jià)員審核簽字，再由總經(jīng)理或分管副總簽字審批，由采購人員實(shí)施采購。采購人員負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場(chǎng)信息的收集。同時(shí)，與供方和生產(chǎn)廠(chǎng)家聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。最后是貨到驗收由質(zhì)檢部門(mén)負責原輔包裝等材料的質(zhì)量(包括規格型號)驗收，并出具檢測報告。倉儲主管負責接貨、臺帳記錄，數量驗收報告的出具并開(kāi)具收料單，且當天將收料單交倉庫記帳員及時(shí)輸入電腦，做到日結日清。第二是備品備件的操作程序是：所有備品備件采購前必須有采購申請，申請同意后由采購員填寫(xiě)采購計劃并審批，沒(méi)有采購計劃的備件不能入庫。從而可以防止擅自采購現象的發(fā)生，避免物資的超儲積壓。采購申請根據企業(yè)管理的需求設置格式和聯(lián)次，申請單上需注明采購物品、規格、建議單位和價(jià)格、要求到貨時(shí)間、用途等，采購申請由對應的部門(mén)來(lái)填寫(xiě)，分管領(lǐng)導簽字審核和審批，做到分工精細責任明確，同時(shí)可以便于對物資庫存的考核。比如說(shuō)機器設備配件由使用部門(mén)填寫(xiě)采購申請單、由設備部門(mén)主管審核簽字，常用備品屬計劃內采購的由倉庫填寫(xiě)采購申請，分管部分的領(lǐng)導審核簽字，最后由分管生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的領(lǐng)導批準。采購員根據采購申請單填寫(xiě)采購計劃單，寫(xiě)明采購單位、數量、單價(jià)，采購計劃單然后報經(jīng)審批，實(shí)施采購。倉庫按采購計劃單上的數量和單價(jià)進(jìn)行驗收入庫，發(fā)現價(jià)格有異常的(指比以前價(jià)格高的)及時(shí)和采購員聯(lián)系，并將實(shí)際情況匯報給分管領(lǐng)導，查明原因后，經(jīng)審批后方可辦理入庫手續。

　　四、搭建網(wǎng)絡(luò )采購平臺

　　利用現代發(fā)達的網(wǎng)絡(luò )世界，充分利用網(wǎng)絡(luò )資源建立企業(yè)一個(gè)合理的比較完善的網(wǎng)絡(luò )采購平臺。網(wǎng)上采購平臺指企業(yè)自己建設的基于互聯(lián)網(wǎng)的招標采購平臺，采取現代網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，把采購項目的信息公告、發(fā)標、投標、報價(jià)、定標等過(guò)程放在計算機網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò )采購可以將企業(yè)的采購數據和信息實(shí)現了電子化網(wǎng)絡(luò )化，大大減少了采購需要的書(shū)面文檔材料，同時(shí)也減少了對電話(huà)傳真等傳統通訊工具的依賴(lài)，大大節省了辦公費用和人力費用，提高了采購效率，降低了采購成本;利用網(wǎng)絡(luò )開(kāi)放性和透明性的特點(diǎn)，使采購項目形成了最有效的競爭，更能顯示采購的公開(kāi)、公平、公正性，有效地保證了采購質(zhì)量;能夠更加規范采購程序的操作和監督，大大減少采購過(guò)程中的人為干擾因素杜絕采購“暗箱”操作和采購。

　　采購管理是一門(mén)深奧的管理科學(xué)，隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)之間競爭的激烈化，采購管理已被企業(yè)家們越來(lái)越重視了。

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