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企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧
我國許多企事業(yè)單位希望在國外設立大量的辦事機構，加強國際間的經(jīng)貿合作，因此，企事業(yè)間的商務(wù)活動(dòng)及信息交流顯得愈來(lái)愈頻繁和重要。下面是小編分享的企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧，歡迎大家閱讀！
企事業(yè)對外商務(wù)英語(yǔ)函電被廣泛地運用于國際貿易的商務(wù)運作中，是實(shí)現進(jìn)出口貿易的重要交流工具。企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作與發(fā)送有很大技巧，本文著(zhù)重探討企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧，以促使企事業(yè)外貿工作者能夠正確、得體書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)函電，準確把握信息，提高對外貿易的信息交流效率，從而獲得更多的貿易實(shí)惠。
一、企事業(yè)對外商務(wù)中英語(yǔ)函電的語(yǔ)言范疇
企事業(yè)對外商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言有其相當的語(yǔ)言范疇，其使用有一定的規則。由于語(yǔ)言使用場(chǎng)合、題材、要求和目的的不同，形成了不同的交際領(lǐng)域，產(chǎn)生的各種不同變體的范疇被稱(chēng)為語(yǔ)言使用范疇。語(yǔ)言使用范疇應注意語(yǔ)言使用的三個(gè)情景因素，即具體的語(yǔ)言使用場(chǎng)合（field）、語(yǔ)言方式（mode）、語(yǔ)言信息（tenor）。各行業(yè)、各學(xué)科領(lǐng)域具有不同目的和不同特點(diǎn)的語(yǔ)言特色。外貿函電應用的是一種行業(yè)英語(yǔ)，是人們從事國際貿易活動(dòng)這種特定社會(huì )環(huán)境下形成的語(yǔ)言載體。它不需要運用優(yōu)美的描述語(yǔ)言，更強調邏輯、清晰和語(yǔ)言的準確性。句子通常要完整，同時(shí)也具有其獨特的篇章結構。
1.企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言場(chǎng)合
語(yǔ)言場(chǎng)合即語(yǔ)言環(huán)境是指在商務(wù)交際過(guò)程中實(shí)際發(fā)生的事及參與者所從事的語(yǔ)言活動(dòng)背景。其中語(yǔ)言活動(dòng)是重要組成部分包括談話(huà)主題。企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)場(chǎng)是國際貿易進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中的交流工具即語(yǔ)言。它是貿易活動(dòng)的重要表現形式，在業(yè)務(wù)操作中具體包括建立外貿關(guān)系，詢(xún)盤(pán)，報盤(pán)，貿易磋商（還盤(pán)和反還盤(pán)），成交，訂單和執行，支付方式信用證，交貨和裝運，合同，保險，索賠與代理等具體環(huán)節。這些具體情況下人們所從事的活動(dòng)決定了外貿函電的語(yǔ)言寫(xiě)作原則。所使用的言語(yǔ)必須緊緊圍繞著(zhù)貿易活動(dòng)這個(gè)話(huà)題進(jìn)行，外貿工作者必須使用能夠有效地表達這個(gè)話(huà)題的語(yǔ)言項目，包括各種套語(yǔ)。
2.企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言方式
語(yǔ)言方式是指商務(wù)交際中語(yǔ)體所使用的方式或渠道。商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言方式屬于書(shū)面語(yǔ)，書(shū)面語(yǔ)往往要求語(yǔ)法結構完整，語(yǔ)句與措辭簡(jiǎn)練精確，便于查閱。從傳播商業(yè)信息的渠道上看，它又有信件、傳真、電子郵件等形式。在現代高速進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)中電子郵件是最方便快捷的通訊方式。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的廣泛普及，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )的方式人們可以跨越時(shí)空進(jìn)行信息的及時(shí)交流。各個(gè)公司可以建立信息交流平臺，企事業(yè)外貿工作人員可以及時(shí)收到客戶(hù)對訂單的反饋并配合工廠(chǎng)提高跟單質(zhì)量。與此相對應的語(yǔ)言表達也要求簡(jiǎn)明扼要、信息含量大，這樣才符合商務(wù)活動(dòng)的總體要求。
3.企事業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言信息
企業(yè)商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言信息包含語(yǔ)言使用者的地位和相互之間的關(guān)系及語(yǔ)言使用者使用某一語(yǔ)體的意圖兩個(gè)方面。商務(wù)英語(yǔ)函電的使用者是從事國際貿易社團之間各個(gè)層次的專(zhuān)業(yè)人士，使用外貿函電是為了洽談商務(wù)，使商品的進(jìn)出口買(mǎi)賣(mài)可以順利高效地進(jìn)行以獲取最大的經(jīng)濟效益。同時(shí)還要以國際上接收的行事方式使來(lái)自各自不同文化的人們能更快地、更好地相處。因此，其語(yǔ)言要求目的性強，嚴謹莊重，思路清晰，行文簡(jiǎn)約，語(yǔ)言信息量大而準確。
二、企事業(yè)對外商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧
1.企事業(yè)對外貿易英語(yǔ)函電詞語(yǔ)篇章結構的要求
外貿函電一般都由以下七個(gè)部分組成：信頭，日期，封內地址，稱(chēng)呼，正文，結尾謙稱(chēng)和簽名。在進(jìn)出口貿易跟單過(guò)程中，還有些固定的文檔是必不可少的，它們通常有統一的格式。其中包括銷(xiāo)售合同（Sales Contract），發(fā)貨通知書(shū)（Shipping Advice），商業(yè)發(fā)票（Commercial Invoice），裝箱單（Packing List），提單（Bill of Lading），信用證（Letter of Credit）。有時(shí)賣(mài)方還要求買(mǎi)方提供產(chǎn)地證（Certificate of Original），SGS商品檢驗報告（SGS Original Certificate of Quality and Quantity）。
2.企事業(yè)對外貿易函電的套語(yǔ)的使用
�。�1）外貿術(shù)語(yǔ)如：inquiry（詢(xún)價(jià)或詢(xún)盤(pán)），offer/quote/quotation/（報價(jià)或報盤(pán)），counter-offer（還盤(pán)），complaint（索賠）。
�。�2）外貿縮語(yǔ)如：FOB（Free on board）離岸價(jià)格，ULF（Cost，insurance and freight）到岸價(jià)格，L/C（letter of Credit）信用證，（Telegraphic Transfer）電匯，G.W（Gross weight）毛重，B/L（Bill of Lading）提單。
�。�3）常用外貿習慣用語(yǔ)和短語(yǔ)如：to make an quotation to sb.向某方報價(jià)，to place an order for sth.with sb.向某方下訂單，for your reference僅供參考，等等。
3.商務(wù)英語(yǔ)函電離不開(kāi)英語(yǔ)語(yǔ)言規律的表達技巧
在商務(wù)英語(yǔ)函電表達中，我們一定要遵循英語(yǔ)語(yǔ)言規律的表達技巧，英語(yǔ)語(yǔ)言與漢語(yǔ)語(yǔ)言在表達上有一定區別，我們在使用英語(yǔ)時(shí)一定要掌握英語(yǔ)語(yǔ)言表達技巧，才能準確傳達我們要表達的信息。
4.企事業(yè)對外貿易商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)法特征
商務(wù)英語(yǔ)函電，還是有效的自我推介名片，其用詞和語(yǔ)法表達非常重要，它不僅意味著(zhù)禮貌，還意味著(zhù)在函電中能非常巧妙地表示出誠摯的友情、誠懇的感謝、相互的理解和尊重。我們還要做到使用積極的智慧語(yǔ)言和把握準確的語(yǔ)氣準時(shí)回復客戶(hù)信件。
三、企事業(yè)對外商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作應該把握幾個(gè)環(huán)節
英語(yǔ)書(shū)面表達能力在日益激烈的商貿競爭中顯得尤為重要。每個(gè)人要根據自己實(shí)際情況，按照本文講述的方法去做，堅持不懈，持之以恒，一定會(huì )有所收獲。當然在寫(xiě)作時(shí)我們應注意：
1.避免使用具有不同或者不明確意思而又產(chǎn)生歧義的單詞；段落劃分要清晰，表達要有力，通常一個(gè)段落表達一個(gè)觀(guān)點(diǎn)，文本一定要簡(jiǎn)潔，避免累贅的表達、避免不必要的重復。
2.同時(shí)要靈活恰當地使用標題，靈活恰當地使用標題可以使函電的正文開(kāi)頭避免重復內容；函電應該寫(xiě)得具體、明確。
3.準確表達不僅是指語(yǔ)法、標點(diǎn)符號和拼寫(xiě)使用得正確，而且要采用合適的語(yǔ)氣來(lái)幫助達到目的。其內容必須是實(shí)事求是的信息，尤其要保證數據的精確及術(shù)語(yǔ)的嚴格準確，因為它們是各種單據的依據，會(huì )涉及買(mǎi)賣(mài)雙方的權利、責任與利益。
總之，外貿函電是涉及語(yǔ)言、交際技巧、國際貿易和文化背景的綜合寫(xiě)作。只有把語(yǔ)言與商務(wù)貿易綜合起來(lái)考慮，才能恰如其分地使用商務(wù)英語(yǔ)函電，才能跟上電子郵件和圖文傳真等現代通訊方式時(shí)代的發(fā)展，才能高效率進(jìn)行貿易信息交流，促進(jìn)經(jīng)濟貿易的繁榮和發(fā)展。
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