醫院文秘工作中時(shí)間管理的應用分析論文

　　摘 要：隨著(zhù)社會(huì )市場(chǎng)經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國醫療事業(yè)的發(fā)展也呈現日趨繁榮的態(tài)勢，為了能夠給社會(huì )公民提供好的醫療服務(wù)，同時(shí)維護醫院的形象，文秘這一職位在醫院管理工作中應運而生。為了有效提高醫院文秘工作的效率和質(zhì)量，要求文秘工作人員在具體的工作過(guò)程中需要引用時(shí)間管理這一理念，只有遵照這一理念才能夠保證文秘工作的高效性穩定性，同時(shí)也能夠簡(jiǎn)化文秘工作的程度，從而保障醫院工作人員為患者提供更好的服務(wù)，拉近醫患之間的距離，維護醫療體制的健康穩定發(fā)展�，F本文就醫院文秘工作中時(shí)間管理的應用分析進(jìn)行探究，僅供參考借鑒。

　　關(guān)鍵詞：醫院；文秘工作；時(shí)間管理；應用分析

　　醫院在我國社會(huì )發(fā)展過(guò)程中是一個(gè)重要的領(lǐng)域，醫院機制的穩定發(fā)展直接關(guān)系到我國社會(huì )生活的穩定性，而我國的醫療發(fā)展水平與西方國家相比，還存在一定的差距，醫患之間的矛盾也時(shí)有發(fā)生，因此醫院在發(fā)展的過(guò)程中設置了文秘這一崗位，其主要提供輔助性的服務(wù)工作，協(xié)助專(zhuān)家教授和醫護人員處理日�，嵤率瞧渲饕�工作職責和任務(wù)，例如工作流程、章程和各項文稿的擬定和修改工作，同時(shí)還需要做好突發(fā)事件的處理和醫院向形象的維護工作。為了更好的履行自身的職責，醫院文秘工作人員應用了時(shí)間管理這一工作理念，有效的提高了文秘工作人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也充分體現了醫護人員的價(jià)值。

　　1 醫院文秘工作的內容

　　秘書(shū)工作十分繁雜， 常常讓人無(wú)所適從。在《女秘書(shū)工作——經(jīng)典的一日》中， 秘書(shū)蘇珊完整地揭示了秘書(shū)工作的繁瑣性、綜合性、突發(fā)性與時(shí)間性。秘書(shū)工作的有序性直接影響著(zhù)單位工作的效率與效果。其中以醫院文秘工作表現的最為突出，其工作范圍可謂是包含了各個(gè)方面，主要包含了事務(wù)工作、醫療工作、教學(xué)工作、科研工作等，這些繁瑣、復雜的工作任何一個(gè)環(huán)節都不容出錯，一旦出錯影響之大毋庸置疑。

　　1.1 事務(wù)工作

　　醫院臨床科室、輔助性科室及行政部門(mén)的工作均包含文件信件收發(fā)、人力資源檔案及其他檔案管理、資材管理等純粹的事務(wù)性工作。在引入文秘系統之后，這些事務(wù)通常都由專(zhuān)職秘書(shū)處理。

　　1.2 醫療工作

　　患者數據收錄、患者隨訪(fǎng)、醫療質(zhì)量控制等工作，均為輔助醫療工作的角色。

　　1.3 教學(xué)工作

　　包括教學(xué)工作中的管理、各種資料的收集準備、學(xué)生檔案管理、技能考核及其他教學(xué)輔助等。

　　1.4 科研工作

　　主要體現在資料及數據的搜集、整理，協(xié)助開(kāi)展各種實(shí)驗及臨床試驗，協(xié)助各類(lèi)基金、課題的申報及論文的撰寫(xiě)等方面。

　　2 醫院文秘工作中時(shí)間管理的應用

　　將有效的時(shí)間放在必要的人和想做的事情上就是時(shí)間管理，只有這樣，時(shí)間才不會(huì )被浪費，并且能夠真正的實(shí)現時(shí)間的價(jià)值。在醫院管理過(guò)程中，文秘工作人員的主要是提供輔助和服務(wù)性質(zhì)的工作，通常情況下，科室室事務(wù)性工作是醫院文秘人員主要工作內容，幫助醫護人員處理日�，嵥槭聞�(wù)，做好后勤保證工作，為醫護人員創(chuàng )造有利的工作環(huán)境，促使醫護人員將更多的時(shí)間投入到服務(wù)患者身上。實(shí)際上，醫院文秘工作職責比較重大，并且日常管理事務(wù)也比較冗雜，因此在具體的工作過(guò)程中，需要應用時(shí)間管理理念，只有這樣，才能夠順利進(jìn)行文秘管理工作流程，同時(shí)工作效率和工作質(zhì)量才會(huì )有保證，工作任務(wù)也會(huì )得到高效的完成。

　　2.1 計劃管理

　　在文秘工作中所談到的計劃管理也就是在處理日常事務(wù)的時(shí)候是有計劃的，遵循一定的流程，有計劃的進(jìn)行日常工作的管理。代辦單是醫院文秘處理日常事務(wù)過(guò)程中一個(gè)常用的計劃工具，同時(shí)也是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工具，通過(guò)這一工具的應用，能夠將某一天規定需要完成的任務(wù)清晰的排列出來(lái)。能夠事先將工作事物以清單的形式展現出來(lái)是其的主要作用，同時(shí)其還能夠將代辦事物的優(yōu)先次序排列出來(lái)，事物完成所需的時(shí)間也能夠得到確認，這樣一來(lái)，文秘工作的重點(diǎn)就能夠突出，也不會(huì )出現遺忘或漏辦情況。每一天的工作需要代辦單除外，在計劃管理工具當中，周計劃、月計劃和年計劃都是比較關(guān)鍵的應用工具。

　　2.2 ABC分類(lèi)法

　　ABC分類(lèi)法又稱(chēng)為帕累托分析法或重點(diǎn)管理法，其核心思想是在決定一個(gè)事物的眾多因素中分清主次，識別出少數的但對事物起決定作用的關(guān)鍵因素和多數的但對事物影響較少的次要因素，再將較為重點(diǎn)的A類(lèi)事件進(jìn)行重點(diǎn)管理。ABC分類(lèi)法在時(shí)間管理層面將工作按輕重程度分為：A（重要）、B（次要）、C（一般）三類(lèi)，重要任務(wù)通常又分為緊急和不緊急兩類(lèi)。在醫院文秘工作中，三類(lèi)工作大致分類(lèi)：既緊急又重要（臨時(shí)的各種重大檢查、患者投訴等）、重要但不緊急（建立人際關(guān)系、制訂防范措施等）、次要（電話(huà)、行政檢查等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀(guān)念是應有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，一個(gè)好的方法是在待辦單及計劃上注明輕重緩急，按ABC類(lèi)依次處理，從而更高效地開(kāi)展工作。

　　2.3 有效時(shí)間管理

　　為了能夠促使時(shí)間得到有效的利用，就需要對時(shí)間進(jìn)行有效的管理，在具體的文秘工作過(guò)程中，需要通過(guò)一定的方式方法爭取更多的時(shí)間，那幺就需要文秘工作人員在開(kāi)展具體工作之前對各項工作辦理所需要的時(shí)間進(jìn)行大致的估計，將時(shí)間的運用效率進(jìn)行全面的分析，集中比較零星的工作時(shí)間，從而實(shí)現時(shí)間的連續性。

　　2.3.1 保持環(huán)境整潔。良好的辦公環(huán)境是高效工作的前提，要養成隨時(shí)收拾辦公環(huán)境的習慣，保持工作環(huán)境整潔有序，將各類(lèi)物品分類(lèi)放置，從而有利節約時(shí)間。

　　2.3.2 改掉拖沓習慣�？朔�“辦事拖延”的鄙習，有事即辦，推行“限時(shí)辦事制”，規定在限定時(shí)間內（如4小時(shí)、8小時(shí)、當天）完成任務(wù)或形成報告處理結果。

　　2.3.3 信息資源共享。醫院的臨床科室與行政樓、醫療教學(xué)科研管理部門(mén)之間通常都會(huì )有一段距離，在未實(shí)現無(wú)紙化辦公的條件下許多工作需要往返于各部門(mén)之間，這就需要考慮待辦事宜的順序及外出辦事的路線(xiàn)，盡可能的將工作集中辦理或聯(lián)辦，節約外出辦事的時(shí)間，提高效率。同時(shí)，文秘工作人員需隨身攜帶U盤(pán)、記事本等工具，以便隨時(shí)記錄或儲存需要的資料。另外，某些相近或性質(zhì)相同的臨床科室事務(wù)性工作也會(huì )有相同的地方，可資源共享，節約共同的工作時(shí)間。

　　2.4 考慮不確定性

　　在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需應付意外的不確定性事件，這就需要文秘工作人員在計劃工作時(shí)考慮到事件的不確定性，預留時(shí)間以便處理臨時(shí)發(fā)生的事件。

　　結束語(yǔ)

　　綜上所述，醫院文秘工作人員在管理工作中引入時(shí)間管理這一理念，有效的提文秘工作的效率和質(zhì)量，為醫療體制的健康穩定發(fā)展提供了有利的保障。從古至今，時(shí)間的重要性是一直都被重視的，只用能夠實(shí)現時(shí)間的有效利用，就能夠產(chǎn)生較大的財富，所以醫院文秘工作人員在具體的工作過(guò)程中，需要有效的發(fā)揮時(shí)間管理理念和時(shí)間管理工具的關(guān)鍵作用，并積極探索適用高效的時(shí)間管理方式方法，從而發(fā)揮醫院文秘工作的職責和任務(wù)，輔助和分擔醫護人員的日�，嵤�，保證醫護人員為患者提供更好的醫療服務(wù)，縮短醫患之間的距離，從而減少和避免醫患矛盾。

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