試析對電力基層單位科技檔案工作的再認識
論文摘要：電力科技檔案是電網(wǎng)建設過(guò)程中形成的第一手材料，是整個(gè)工程建設的真實(shí)記錄。它不僅是工程竣工投產(chǎn)、達標驗收時(shí)不可缺少的組成部分，更是今后電網(wǎng)生產(chǎn)運行、改擴建、維修和維護自身權益的基礎資料和重要依據。因此，必須做好電網(wǎng)建設項目的檔案管理。闡述了電力建設項目檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、形成規律、工作原則，探討了供電企業(yè)建設項目檔案工作的一些做法，提出新時(shí)期科技檔案工作的發(fā)展和變化，通過(guò)對電力科技檔案工作的再認識，并針對項目檔案工作中存在的一些具體問(wèn)題，提出健全科技檔案的規章制度、加大科技檔案管理的投入、加強對基層科技檔案人員培訓和注重科技檔案的利用的建議。
論文關(guān)鍵詞：基層；科技檔案；電力建設
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設等活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值的應當歸檔保存的文字、數據、聲像、圖表、軟盤(pán)等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來(lái)保管的科學(xué)技術(shù)文件材料。
一、電力建設項目檔案的特點(diǎn)和形成規律
電力建設項目按照工程建設性質(zhì)可分為新建工程、改建工程、擴建工程和恢復建設工程。這些建設項目一般由多個(gè)單位工程組成。
電力建設項目檔案是指整個(gè)電力建設項目按照基本建設程序，一個(gè)工程從醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的、有保存價(jià)值的、應該歸檔的文字、圖紙、圖表、計算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術(shù)設計、施工設計）、工程施工、工程竣工和工程驗收的文件材料。由于大的電力基本建設項目從醞釀決策到竣工投產(chǎn)有著(zhù)工程建設周期長(cháng)、施工單位多、工程復雜和專(zhuān)業(yè)性強等特點(diǎn)，因此，記載和反映工程建設歷史全過(guò)程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長(cháng)、專(zhuān)業(yè)復雜、成套性強和數量大的特點(diǎn)。而零星項目（如城農網(wǎng)、縣城電網(wǎng)建設與改造工程中的10KV及以下工程）則因為工期短、同時(shí)施工項目多、分散施工等特點(diǎn)，其記載和反映工程建設全過(guò)程的工程檔案，也就有著(zhù)形成周期短需及時(shí)積累、整理材料、共用立項、審批文件和典型設計圖和數目多的特點(diǎn)。
電力建設項目檔案的形成，按照電力建設的基本程序一般分為三個(gè)階段。
一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項及審批文件、項目建議書(shū)及批復、項目評估、可行性研究、設計基礎材料、設計任務(wù)書(shū)、征用土地、紅線(xiàn)圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協(xié)議、工程和設備招投標文件及施工現場(chǎng)的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊的形式存在。一般來(lái)說(shuō)，格式較為規范，書(shū)寫(xiě)材料基本符合要求。一個(gè)建設項目雖然從審批立項到開(kāi)工需要較長(cháng)的時(shí)間，來(lái)往文件較多，但只要有專(zhuān)人負責，把住收、發(fā)文件關(guān)，堅持文件的統收統發(fā)、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達到齊全完整要求的。
二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設計、開(kāi)工報告、工程技術(shù)交底、施工記錄、施工圖及圖紙會(huì )審記錄、材質(zhì)證明、設備使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品檢驗、工藝規程、出廠(chǎng)合格證、設計變更通知單、工程聯(lián)系單、驗評資料、質(zhì)量鑒定、隱蔽工程驗收記錄、事故處理報告、設備安裝調試記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評級、工程質(zhì)量檢驗評級文件、施工技術(shù)總結、未完工程清單和工程項目的監理、生產(chǎn)技術(shù)準備、安全操作規程、技術(shù)培訓、技術(shù)準備計劃、開(kāi)停車(chē)方案、試生產(chǎn)和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現場(chǎng)辦公條件較為簡(jiǎn)陋，設計、施工、監理、調試等多個(gè)單位現場(chǎng)工作，文件材料來(lái)源多，信息量大，給文件的收集帶來(lái)了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計算機軟盤(pán)、光盤(pán)等多種形式和載體，書(shū)寫(xiě)材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應的控制措施，認真做好施工階段各類(lèi)文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達到齊全、完整、準確的關(guān)鍵，也是檔案人員工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。
三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質(zhì)量的評審材料、反映工程建設過(guò)程的現場(chǎng)聲像材料、工程竣工驗收鑒定書(shū)、竣工總結、竣工報告、工程決算報告、審計報告和環(huán)保、工業(yè)衛生、消防、移民等單項驗收所形成的文件材料�？⒐るA段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規范，書(shū)寫(xiě)材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個(gè)階段最為關(guān)鍵的工作是竣工圖的編制和編制質(zhì)量的審查工作，而竣工圖質(zhì)量的高低，主要是做到圖實(shí)相符。要做到這一點(diǎn)，一是要有完整準確的更改通知單，二是工程監理應認真做好對竣工圖的審查工作�？⒐D的編制應嚴格按照國家和電力行業(yè)有關(guān)竣工圖的編制規定，按照不同的企業(yè)類(lèi)別，分別由施工單位或設計單位進(jìn)行編制。
工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著(zhù)不同的特點(diǎn)，但又與整個(gè)工程建設過(guò)程的基建程序和專(zhuān)業(yè)技術(shù)內容相銜接，只有收集到工程建設全過(guò)程的文件材料和圖紙，才能確保一個(gè)電力建設項目竣工檔案的齊全、完整、準確、系統。
二、電力建設項目檔案工作的特點(diǎn)及原則
電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專(zhuān)業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現電力建設科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎工作。它隨電力建設項目的開(kāi)始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設的進(jìn)程同步。
1.電力建設項目檔案工作的特點(diǎn)
�。�1）有特定的工作對象。一個(gè)具體工程的檔案管理。
�。�2）有特定的工作內容。檢查、指導工程建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進(jìn)行建設項目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開(kāi)發(fā)利用。
�。�3）有特定的作用。為工程項目的可行性研究、立項審批、工程設計、施工管理、竣工驗收、質(zhì)量驗評、生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)及投產(chǎn)后的生產(chǎn)和管理等各項工作提供依據、提供服務(wù)。而這種依據和服務(wù)所起的作用不僅體現在促進(jìn)工程項目及時(shí)投產(chǎn)、發(fā)揮投資效果方面，而且還延伸到整個(gè)工程交付使用后經(jīng)濟效益的充分發(fā)揮。
2.集中統一管理檔案是我國檔案工作的基本原則
電力基本建設周期長(cháng)（或極短）、單位工程多、技術(shù)要求高、檔案數量大，因此，更應該認真貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》。實(shí)行集中統一管理的原則，這是強化檔案管理工作，確保項目工程檔案的完整、準確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開(kāi)展業(yè)務(wù)指導工作必須遵循的基本原則。
三、建設項目檔案工作目前存在的問(wèn)題
近年來(lái)，由于國家對檔案管理的要求越來(lái)越高，特別是國家電力體制改革。廠(chǎng)網(wǎng)分開(kāi)后，由于輸變電工程項目的建設相對于水、火電廠(chǎng)建設而言，受到投資少、建設周期短、電壓等級不同、施工隊伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設、設計、施工和監理單位對建設項目檔案管理不夠重視，電網(wǎng)建設中檔案管理的問(wèn)題不斷暴露出來(lái)，影響到整個(gè)工程項目的驗收。
四、對基層科技檔案提出的建議
基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時(shí)期對檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時(shí)跟上社會(huì )發(fā)展，滿(mǎn)足新形式下對檔案管理的要求，建議對基層科技檔案工作從四個(gè)方面進(jìn)一步加強。
1.健全科技檔案的規章制度
近年來(lái)，隨著(zhù)社會(huì )法制化進(jìn)程不斷地深入推進(jìn)，科技檔案在維護企業(yè)的合法權益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的重要性越顯突出。隨著(zhù)各界對科技檔案管理意識的增強，《四川省檔案工作規范化管理辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程考核項目及評分標準庫（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規定相繼出臺，基層科技檔案工作應抓住這一有利時(shí)機，結合工作實(shí)際情況，參照建立一整套切實(shí)可行的制度、辦法和具體實(shí)施細則，明確各級檔案管理責任，并加大對基層檔案管理貫徹執行情況進(jìn)行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權責分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結合工作實(shí)際情況，制訂了《輸變電建設工程檔案管理辦法》、《技改、大修項目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設工程檔案管理辦法》為例，在總則中規定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責中細化了相關(guān)單位的職責，如建設部門(mén)職責、辦公室（檔案）職責；把歸檔范圍進(jìn)行細化并落實(shí)責任部門(mén)；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質(zhì)要求等。通過(guò)一段時(shí)間的執行后，檔案工作已初見(jiàn)成效。
2.加大科技檔案管理的投入
科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。
“巧婦難做無(wú)米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿(mǎn)足要求的檔案庫房、閱覽室、辦公室以及必備的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機、攝影機、服務(wù)器等現代化管理設備，也包括滅火器材、空調機、去濕機、溫濕度測試儀、吸塵器、消毒殺蟲(chóng)設備等現代化設施。
配備足夠比例的檔案人員。在當今快速發(fā)展的環(huán)境下，要充分認識到人在檔案工作中的關(guān)鍵作用。造就具有良好政治素質(zhì)、多學(xué)科知識、掌握現代化管理技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)人員，以適應現代化檔案工作的需要�？萍紮n案包含的范圍廣，如電力企業(yè)科技檔案就包括電力系統生產(chǎn)調度、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設以及設備、儀器四大類(lèi)。其中，電力系統生產(chǎn)調度又包括電力系統運行、繼電保護、自動(dòng)裝置、調度通訊等六類(lèi)�？茖W(xué)技術(shù)研究包括調度通訊、自動(dòng)化及供用電科研、架空線(xiàn)路、配電網(wǎng)科研、變電站科研、直流輸電線(xiàn)路科研等八類(lèi)�；窘ㄔO包括調度自動(dòng)化通訊工程、架空線(xiàn)路、配電網(wǎng)工程、電力電纜線(xiàn)路工程、變電站工程等八類(lèi)。設備、儀器包括綜合設備、架空線(xiàn)路、配電網(wǎng)設備、電力電纜及檢測設備、變電站設備等八類(lèi)。要做好如此多類(lèi)別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)基礎知識。因此，在配備基層檔案人員時(shí)，應從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應特別重視人員的專(zhuān)業(yè)結構。為保證檔案工作的相對穩定和工作連續性，不要隨意、頻繁調換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權利，特別是獎勵、晉升的權利，穩定檔案工作人員隊伍。
3.加強對基層科技檔案人員的培訓
對基層專(zhuān)（兼）職檔案人員上崗前實(shí)行上崗培訓，上崗培訓包括檔案職責范圍、檔案知識、計算機知識、檔案應用系統知識等，經(jīng)考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓，結合具體工作開(kāi)展情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導和交流、及時(shí)傳達檔案管理的相關(guān)文件和要求。開(kāi)展繼續教育培訓以跟上檔案工作發(fā)展的要求，不斷提高其檔案工作水平。
4.注重科技檔案的利用
科技檔案應由過(guò)去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護企業(yè)的合法權益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的作用。首先要轉變觀(guān)念，改變公眾對科技檔案工作不正確的認識。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級人員的主動(dòng)性，不斷提高科技檔案管理業(yè)務(wù)水平，采取多種形式，迅速、準確地提供詳實(shí)的材料并做好相關(guān)記錄，總結經(jīng)驗教訓，更好地為企事業(yè)單位和國家機構、社會(huì )組織及個(gè)人提供檔案服務(wù)，充分體現檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。
基層科技檔案的利用一般比較簡(jiǎn)單，主要表現在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協(xié)議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權威性對其提供的證據作用已引起公眾重視。它使企事業(yè)單位和國家機構、社會(huì )組織在保護自身合法權利的同時(shí)，避免不必要的經(jīng)濟損失。二是通過(guò)規范、詳實(shí)的科技檔案利用，使相關(guān)工程項目提前竣工投產(chǎn)、設備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設備資料。三是工程設計中重復利用科技檔案，既節省設計工作量，而且經(jīng)重復利用的圖紙是經(jīng)實(shí)踐考驗過(guò)的，設計質(zhì)量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時(shí)，也大大提高了工程設計的效率，節約了工程設計的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業(yè)局的《利用科技檔案節約設計工作量創(chuàng )效益》就獲得了四川省開(kāi)發(fā)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源成果評獎活動(dòng)三等獎。針對這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據已往經(jīng)驗結合其實(shí)際情況，開(kāi)通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規相違背的最好方式提供服務(wù)。
5.加強科技檔案的現代化管理
當今科學(xué)技術(shù)和信息的發(fā)展，檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò )化已可行。為此，要改變傳統的思維和工作模式，將信息化、網(wǎng)絡(luò )化引入基層科技檔案工作，逐步實(shí)現基層檔案工作的現代化，同時(shí)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
隨著(zhù)宜賓電業(yè)局科技檔案管理水平的不斷提高，將真正、全面進(jìn)入數字化、信息化管理。電力基層科技檔案工作也必將走向制度化、規范化、標準化、現代化，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。
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