思考提升高校辦公室管理水平的若干思考

 　　一、高校辦公室管理的基本職能高校辦公室管理的基本職能表現在：

　　第一，服務(wù)作用。服務(wù)是高校辦公室的一項主要職責。

　　高校辦公室為校領(lǐng)導、機關(guān)職能部門(mén)和廣大教職員工做好服務(wù)是一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要體現超前服務(wù)意識，為領(lǐng)導、教師和學(xué)生提供耐心、細致、周到的服務(wù)，切實(shí)幫助他們解決在工作、學(xué)習、生活和科研中遇到的各種矛盾、問(wèn)題和難題，達到為教學(xué)、科研、生活等工作服務(wù)的目的。

　　第二，助手作用。

　　辦公室是領(lǐng)導的得力助手與“參謀”，領(lǐng)導進(jìn)行教學(xué)和行政管理的主要途徑是通過(guò)辦公室的輔助職能來(lái)實(shí)現的。凡領(lǐng)導所要考慮的問(wèn)題就是辦公室應當考慮的問(wèn)題，辦公室是領(lǐng)導了解情況的主要渠道之一。學(xué)校領(lǐng)導決策的基礎是了解全校的整體情況，辦公室不僅要對全校方方面面的情況了如指掌，這就需要事前進(jìn)行深入細致的調查研究，調動(dòng)平時(shí)的信息積累，把好檔案、統計關(guān)，取得第一手資料，以便為領(lǐng)導決策提供準確的數據材料，充分發(fā)揮參謀助手作用，同時(shí)應協(xié)助領(lǐng)導做好公文處理等日常工作;協(xié)助領(lǐng)導做好各種決策的布置和落實(shí)工作，做好上傳下達，承擔對領(lǐng)導決策貫徹落實(shí)的職責。

　　第三，協(xié)調作用。

　　辦公室是各種意見(jiàn)輸出和意見(jiàn)反饋的匯合點(diǎn)，是學(xué)校的“神經(jīng)中樞”，是一個(gè)溝通上下、協(xié)調左右的綜合管理機構，承擔著(zhù)綜合性、整體性的協(xié)調職能。特別是部門(mén)之間任務(wù)不明確、出現扯皮、推諉情況時(shí)，辦公室協(xié)調作用尤為重要。協(xié)調時(shí)要積極主動(dòng)、及時(shí)果斷、敢于負責，以促進(jìn)工作、完成任務(wù)為目的。只有協(xié)調好各種關(guān)系，才能解決學(xué)校工作運行過(guò)程中出現的各種問(wèn)題。第四，信息作用。“信息處理”是辦公室利用信息技術(shù)進(jìn)行信息的收集、加工、傳遞和反饋，以加強上下左右各方面的交流與聯(lián)系，并為領(lǐng)導及時(shí)掌握情況，進(jìn)行正確的決策和指揮提供幫助。

　　辦公室信息服務(wù)的對象包括兩個(gè)方面，一是為領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)，二是為各部門(mén)和廣大教職員工傳遞上級管理部門(mén)和學(xué)校的政策、文件、通知、新聞等信息服務(wù)。高校辦公室信息服務(wù)要及時(shí)、準確，這樣才有科學(xué)價(jià)值。第五，督查作用。有效進(jìn)行督辦檢查，是判斷學(xué)校決策正確與否的重要途徑，也是調整、完善學(xué)校決策的重要方法。領(lǐng)導目標的實(shí)現和計劃的完成落實(shí)與否，督促檢查是必不可少的手段。在督查過(guò)程中，要抓好信息反饋，及時(shí)向領(lǐng)導匯報，向有關(guān)部門(mén)通報。發(fā)現好的經(jīng)驗典型要及時(shí)組織交流、推廣，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)采取措施予以糾正，避免重大問(wèn)題的發(fā)生。督查工作只有主動(dòng)化、經(jīng)�；�、程序化，才會(huì )在檢查督辦時(shí)起到發(fā)現問(wèn)題解決問(wèn)題的功效，從而進(jìn)一步防止了工作中出現互相推諉現象。

　　二、高校辦公室管理存在的問(wèn)題從宏觀(guān)上而言，隨著(zhù)人們認識程度的提高，高校辦公室在教育管理、效能建設中有明顯提高。但高校辦公室在教育管理建設中，存在著(zhù)對辦公室工作職能認識不足、對辦公室工作的特點(diǎn)認識不足、辦公室工作人員的觀(guān)念陳舊等問(wèn)題。第一，對辦公室工作的職能認識不足。

　　辦公室是高校的必設機構，但總體而言，辦公室職責范圍沒(méi)有明確界定，整體工作處于處理日�，嵥槭挛锏牡退�平狀態(tài)，不能充分發(fā)揮參與政務(wù)的作用。特別是在實(shí)際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門(mén)交叉，導致與其他職能部門(mén)的矛盾，辦公室就不能發(fā)揮應有的作用。不少學(xué)校的辦公室人員在思想上和實(shí)際工作中存在著(zhù)一種輕視辦公室工作的偏差。這便容易導致辦公室職責變得模糊，職能不同程度地受到削弱，聯(lián)系協(xié)調不力，上傳下達不暢，參謀作用無(wú)足輕重，后勤服務(wù)跟不上要求。因此，由于辦公室人員對其工作的作用認識不夠，是導致工作效率低下的主要原因。第二，對辦公室工作的特點(diǎn)認識不足。高校辦公室的特點(diǎn)突出表現在“三強”：原則性強、事務(wù)性強和綜合性強。高校辦公室在貫徹上級文件精神、落實(shí)學(xué)校重大決策、服務(wù)教職員工的過(guò)程中，受到法律、制度、學(xué)校政策的約束，具有很強的原則性;高校辦公室的工作多數事情比較具體，事務(wù)性、細節性較強;高校辦公室工作范圍、服務(wù)對象廣泛，事情繁雜，頭緒較多，服務(wù)對象廣泛，具有較強的綜合性，這種管理功能的綜合性，決定辦公室的管理應調整高校組織內部的各種關(guān)系，克服各種制約因素，保證高校組織思考：提升高校辦公室管理水平的若干思考.

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