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檔案管理工作中計算機技術(shù)的運用論文
隨著(zhù)信息時(shí)代的到來(lái)， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。 計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計算機在檔案工作中的迅速應用和普及。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對檔案工作的開(kāi)展具有重要意義。 檔案工作中應用計算機技術(shù)，在起到相應作用的同時(shí)，也具有一定的不足，在應用過(guò)程中要趨利避害，促進(jìn)計算機技術(shù)在檔案工作中的應用。 檔案工作中的信息量大而且繁瑣，利用計算機技術(shù)對其進(jìn)行管理可以有效提高檔案管理的效率，但是在使用過(guò)程中也存在一定的不足。 本文將針對計算機技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢、存在的問(wèn)題以及對計算機技術(shù)在檔案工作中的應用進(jìn)行探討。
1在檔案工作中應用計算機技術(shù)的優(yōu)勢
索引檢索速度快。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應用，最明顯和突出的優(yōu)勢是提高了索引檢索的速度，利用計算機技術(shù)，只要將檔案的編號、目錄等重要信息錄入電腦，在需要時(shí)輸入相關(guān)的信息就可以快速的查詢(xún)到所要找的檔案資料，方便快捷，為管理者和使用者都節省了時(shí)間。
存儲量大，節省空間。傳統的檔案信息多采用紙質(zhì)進(jìn)行管理，紙質(zhì)的檔案在存儲時(shí)會(huì )占用大量的空間，檢索速度也慢，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。 隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，檔案形式也不再只是單一的文字，圖片、聲音和視頻資料不斷涌現，需要新的載體對信息進(jìn)行存儲。
計數機技術(shù)的使用解決了這一難題，海量信息的存儲只需要通過(guò)一張或幾張光盤(pán)就可以完成，提高了存儲效率，同時(shí)也大大的節省了存儲的空間。
檔案收集時(shí)間減短。 在檔案管理工作開(kāi)展之前，一定要先對檔案信息進(jìn)行收集，這是必不可少的前期準備工作。 人工手動(dòng)收集的速度十分緩慢，極大的影響了檔案管理的工作效率，應用計算機技術(shù)可以將檔案收集的時(shí)間有效的縮短，提高檔案收集的工作效率。 在利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行收集時(shí)，可以對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描，將其轉化成電子形式的檔案，然后利用計算機網(wǎng)絡(luò )傳輸到檔案數據庫中進(jìn)行存儲和管理。
統計效率的提高。 對于檔案的統計包含兩個(gè)方面，一方面是檔案的基本狀況統計，另一方面是關(guān)于檔案利用情況的統計。 傳統的檔案統計方法主要是利用人工進(jìn)行操作，但是這樣做既浪費時(shí)間又浪費精力， 應用計算機技術(shù)可以對檔案的各種情況進(jìn)行快速準確的統計，迅速得出結果，大大提高了統計的效率。
2在檔案工作中應用計算機技術(shù)的不足
檔案管理人員的技術(shù)水平有限。雖然計算機技術(shù)的應用已經(jīng)很普遍，但還是有一些檔案管理人員對于計算機技術(shù)的掌握不是很熟練和全面，在檔案工作中不能很好的利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案收集、存儲和檢索，降低了工作效率。 由于檔案管理人員的計算機技術(shù)水平的不同，使得計算機技術(shù)并不能得到充分的利用，阻礙了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程。
前期工作量大。 在利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理時(shí)，要將紙質(zhì)的檔案通過(guò)設備轉化成電子信息化的檔案，要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦，要么對檔案進(jìn)行電子掃描再轉化成文本或者直接進(jìn)行圖片保存。
信息安全問(wèn)題。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)存在著(zhù)一定的信息安全問(wèn)題，電子信息的存儲通常都是利用數據庫，一旦系統出現問(wèn)題，可能造成數據的丟失，而且有些是不可恢復的，將會(huì )造成巨大的損失。
檔案的保密性弱化。眾所周知，紙質(zhì)文件一旦被修改，痕跡十分明顯。 而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區別在于，電子文件沒(méi)有了固定的形式，且易于修改，改動(dòng)后不留下痕跡。 這使得文件保密性變弱。 在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造，不允許在"原文"上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多， 一些需要被高度保密的文件保密性變弱，這樣不利于文件信息的安全管理。同時(shí)電子文檔沒(méi)法從字跡上分辨其原始性，不能通過(guò)印章或署名進(jìn)行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。 這些問(wèn)題都從各個(gè)方面提出了對電子文件的保密性的嚴峻考驗，電子文件在保密性方面存在隱患。
3完善計算機技術(shù)在檔案管理中的應用對策
針對前面提到的關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中存在的一些問(wèn)題，要想充分實(shí)現計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，必須做好以下幾個(gè)方面的工作。
一是，充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價(jià)值，形成使用計算機進(jìn)行管理的意識；其次，重視計算機技術(shù)的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化管理，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入，營(yíng)造現代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。
二是，注重人才的培養，重視對相關(guān)人員的培訓。 一方面，重視這方面的專(zhuān)業(yè)人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專(zhuān)業(yè)水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過(guò)培訓努力轉變檔案管理人員的觀(guān)念，塑造全新的觀(guān)念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀(guān)，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關(guān)人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力， 能夠熟練的運用計算機來(lái)解決日常管理中的管理問(wèn)題，并能夠熟練掌握處理日常問(wèn)題的辦法。
三是，檔案管理人員在現代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識，還要具備創(chuàng )新的思維，實(shí)現創(chuàng )造性的工作，使計算機技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運用計算機技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規范的工作制度，采用現代化的、科學(xué)的標準建立一個(gè)完整的管理系統，保證整個(gè)檔案管理的有序進(jìn)行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習新知識、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。
檔案管理工作是一項巨大繁雜的工程，計算機技術(shù)的應用為檔案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同時(shí)我們也應該重視計算機技術(shù)在檔案工作中應用存在的問(wèn)題。 加強對計算機技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用，強化檔案管理的計算機應用水平，提高檔案管理的信息化程度，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。 將計算機技術(shù)應用到檔案管理中，它是根據國家有關(guān)標準，對檔案內容進(jìn)行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過(guò)程。 計算機技術(shù)是實(shí)現檔案管理標準化、現代、網(wǎng)絡(luò )化得重要工具。 加快檔案管理的現代化建設，努力實(shí)現計算機技術(shù)在各個(gè)檔案管理環(huán)節中的應用，是當前檔案管理最主要的任務(wù)和目標。同時(shí)，檔案管理人員也必須加快學(xué)習，加快提升自己的步伐，以及時(shí)適應快速發(fā)展的現代化檔案管理。
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