- 相關(guān)推薦
從業(yè)務(wù)流程再造的角度談如何解決高校報賬難問(wèn)題
近年來(lái)，我國高等教育事業(yè)得到飛速發(fā)展，高等教育不斷擴招，在校師生人數均呈現上升勢頭，導致高校的辦學(xué)模式、資金來(lái)源等方面趨于多樣化，作為高校管理重要組成部分的財務(wù)管理同樣面臨新的挑戰。高校各類(lèi)經(jīng)費的來(lái)源、種類(lèi)不同，適用于各種不同的管理辦法，牽涉到不同的部門(mén)領(lǐng)導簽字等問(wèn)題，而依據傳統財務(wù)報銷(xiāo)流程，不能滿(mǎn)足師生大量而頻繁的業(yè)務(wù)需求，從而使報賬難成為高校財務(wù)部門(mén)普遍面臨的問(wèn)題。要解決這個(gè)問(wèn)題，必須根據實(shí)際，從流程的優(yōu)化著(zhù)手。
一、高校財務(wù)報賬現狀分析
財務(wù)報賬是高校財務(wù)最基礎的工作之一，它是指經(jīng)辦人從相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)中獲取真實(shí)、合法的票據，通過(guò)具有審批權限人的審批后，到財務(wù)部門(mén)辦理報銷(xiāo)手續的行為。財務(wù)報賬是會(huì )計信息準確的基礎，影響財務(wù)管理職能的發(fā)揮，是學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟決策的重要依據。
現有的高校報賬的流程一般包括以下四個(gè)步驟：
第一，原始報銷(xiāo)單據的整理和簽批。它包括報銷(xiāo)人根據經(jīng)濟活動(dòng)產(chǎn)生的原始票據填單、再交由經(jīng)費負責領(lǐng)導審核簽字之后整理、匯總的一系列活動(dòng)。
第二，財務(wù)人員的會(huì )計核算過(guò)程。它包括報銷(xiāo)人將簽批好的原始單據交由財務(wù)部門(mén)，由財務(wù)人員對票據的真實(shí)性、合理性、合規性進(jìn)行審核，并對票據金額和最終報銷(xiāo)金額進(jìn)行核算的一系列活動(dòng)。
第三，會(huì )計憑證的錄入過(guò)程。它是指財務(wù)人員將核算好后的會(huì )計原始憑證真實(shí)完整地錄入財務(wù)系統的過(guò)程。
第四，出納向報銷(xiāo)人員支付款項的過(guò)程。它是指財務(wù)出納人員根據復核后的財務(wù)憑證，向報銷(xiāo)人員支付報銷(xiāo)款項的過(guò)程，包括現金支付和銀行轉賬支付兩種方式。
近年來(lái)，高校獲得的資金來(lái)源越來(lái)越廣，高校師生的逐年增加，國內高校普遍產(chǎn)生報賬難問(wèn)題。首先，在財務(wù)業(yè)務(wù)量和新業(yè)務(wù)大量增加的同時(shí)，財務(wù)人員配備不足，現有的財務(wù)報銷(xiāo)流程使得財務(wù)人員的日常核算量不僅越來(lái)越多，難度還越來(lái)越大，前臺財務(wù)服務(wù)人員和服務(wù)對象數量的嚴重不匹配，產(chǎn)生“報賬難”問(wèn)題。其次，財務(wù)報銷(xiāo)相關(guān)的規章制度、程序以及票據的填制方法等等由于宣傳不及時(shí)或是不細致，直接導致報賬人員因為手續不全、票據不正確等多次往返財務(wù)部門(mén)咨詢(xún)，既增加了財務(wù)人員解釋和重復檢查票據的時(shí)間，也影響了報賬的速度，導致了“報賬難”�？偠灾�，要尋求解決高�，F有普遍存在的報賬難問(wèn)題，必須透過(guò)現象看本質(zhì)，從減少財務(wù)人員不必要的工作，優(yōu)化作業(yè)流程，充分利用現代化信息手段等方面對整個(gè)財務(wù)報銷(xiāo)流程進(jìn)行審視和思考，構建起更具效率的操作流程，才能徹底解決高校報賬難問(wèn)題。
二、業(yè)務(wù)流程再造的含義及背景
業(yè)務(wù)流程再造(business process reengineering，BPR)，又稱(chēng)業(yè)務(wù)流程重組，是指一種從根本上考慮和徹底地設計企業(yè)的流程，使其在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標上取得顯著(zhù)的提高的工作設計模式。業(yè)務(wù)流程再造(BPR)最早是由美國的哈默和錢(qián)皮于20世紀90年代提出，并將之引入西方企業(yè)管理領(lǐng)域。它強調以業(yè)務(wù)流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶(hù)的需求和滿(mǎn)意度為目標、對現有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設計，利用先進(jìn)的制造技術(shù)、信息技術(shù)以及現代化的管理手段，最大限度地實(shí)現技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，以打破傳統的職能型組織結構，建立全新的過(guò)程型組織結構，從而實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的巨大改善。這種做法既適用于單一流程，也適用于整個(gè)組織。
將BPR引入教育領(lǐng)域，應用于財務(wù)審批流程、財務(wù)報銷(xiāo)流程等，可理順財務(wù)關(guān)系，加強財務(wù)監督，提高服務(wù)效率。因為流程再造的核心是面向顧客滿(mǎn)意度的業(yè)務(wù)流程——也就是以滿(mǎn)足高校財務(wù)服務(wù)的廣大師生的需求為核心來(lái)設計業(yè)務(wù)流程，從整體上確認作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，提升服務(wù)滿(mǎn)意度。結合BPR的含義，高校財務(wù)報銷(xiāo)流程再造即是指對高校財務(wù)報銷(xiāo)工作的程序和規則進(jìn)行重新思考和設計，以期達到簡(jiǎn)化報銷(xiāo)流程，減輕時(shí)間及空間限制，最終提高報賬效率和質(zhì)量的過(guò)程。
三、高校財務(wù)報賬流程再造的意義
通過(guò)運用現代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )平臺，對原有報賬流程進(jìn)行再造和重組，能使高校財務(wù)工作者從大量的會(huì )計核算和憑證錄入工作中解放出來(lái)，從而專(zhuān)注于業(yè)務(wù)處理和財務(wù)管理，成為真正的財務(wù)管理工作者。同時(shí)，經(jīng)過(guò)報賬業(yè)務(wù)流程再造后，報銷(xiāo)過(guò)程中的人員具體分工發(fā)生了變化，有助于解決原有流程中工作量大量、單一地集中于財務(wù)人員的現象，把單調而重復的錄入工作分攤到報賬人身上，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )平臺信息處理技術(shù)核算報銷(xiāo)金額。這樣，使高校財務(wù)人員從核算人員成為審核人員，不僅能節省人力資源和業(yè)務(wù)處理時(shí)間，還能保證財務(wù)工作的準確性，提高財務(wù)工作效率，進(jìn)而消除現有流程的弊端，徹底解決高校報賬難問(wèn)題。然而，畢竟流程再造需要一定的軟硬件支持，流程再造也需要一定的時(shí)間和過(guò)程，高�，F有的條件可能無(wú)法完全實(shí)現，但是堅持從流程再造的角度進(jìn)行思考，在現有條件下盡可能優(yōu)化財務(wù)報賬流程，也不失為解決報賬難問(wèn)題的重要途徑。
四、高校財務(wù)報賬流程再造的整體思路
高校財務(wù)報賬流程的四個(gè)步驟中最關(guān)鍵的也是最耗時(shí)的，然而可以加以改變的是會(huì )計核算和會(huì )計憑證錄入。根據現有的一般流程，在會(huì )計核算過(guò)程中，各類(lèi)單據在報賬人員和財務(wù)人員之間反復填寫(xiě)和校核，使雙方均陷入較長(cháng)時(shí)間的等待，不僅產(chǎn)生大量重復勞動(dòng)，浪費人力資源，還使得雙方的關(guān)系陷入緊張的境地，稍有不慎，容易形成矛盾，破壞同事關(guān)系。高校財務(wù)報銷(xiāo)業(yè)務(wù)較之企業(yè)相對單一，大量重復的報銷(xiāo)業(yè)務(wù)，雖然產(chǎn)生的憑證科目一致，但均需要財務(wù)人員逐一錄入財務(wù)系統。盡管當今電算化的財會(huì )系統代替了傳統的手工記賬，但整個(gè)流程并沒(méi)有本質(zhì)上的改變，大量的憑證錄入工作對于財務(wù)人員來(lái)說(shuō)仍然是繁重的，也是讓報賬人等待頗久的環(huán)節。問(wèn)題癥結正在于此，傳統的分工要求單據錄入必須由財務(wù)人員完成以及整個(gè)報賬流程按部就班的串行性，注定這一過(guò)程是低效的，新的理念和思路也就呼之欲出。
高校財務(wù)報賬流程再造的整體思路主要是通過(guò)搭建公共信息服務(wù)平臺，將報銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行具體化分工，以網(wǎng)絡(luò )為依托和載體，實(shí)現資源使用的高效和財務(wù)業(yè)務(wù)的系統化。業(yè)務(wù)流程的再造優(yōu)化了原有財務(wù)報銷(xiāo)流程，使得原來(lái)比較耗時(shí)耗力的一些流程由財務(wù)部門(mén)以外的人員完成。比如，我校讓報銷(xiāo)人員參與部分財務(wù)部門(mén)的數據輸入和輸出(主要是批量打卡發(fā)放的人員費用和學(xué)生獎助學(xué)金)，共同完成數據的簡(jiǎn)單處理，不僅增加報銷(xiāo)人員的參與感，使他們加強了對財務(wù)工作的認識，還大大減輕了財務(wù)人員的工作量。公共信息平臺的建立對于財務(wù)流程再造是極為關(guān)鍵的一環(huán)，它能夠將實(shí)時(shí)財務(wù)信息反饋在業(yè)務(wù)處理過(guò)程之中，有助于及時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)過(guò)程并防御財務(wù)風(fēng)險。業(yè)務(wù)流程再造的目的是消除現有流程的低效，使得財務(wù)人員在處理日常業(yè)務(wù)中既能保證工作結果的準確性又能實(shí)現工作的高效率。因此，加快高校財務(wù)信息化進(jìn)程，以先進(jìn)的現代信息技術(shù)支撐高校財務(wù)的信息處理，提供具體而整合的財務(wù)信息，提高高校財務(wù)決策的準確性，從而達到較好的高校資金使用效益。通過(guò)財務(wù)數據庫的建立和現代網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用，不僅能消除各類(lèi)人員的信息不對稱(chēng)，實(shí)現財務(wù)信息共享，還能實(shí)現財務(wù)業(yè)務(wù)的系統化和一體化。
五、高校財務(wù)報賬流程再造的實(shí)現
目前高校財務(wù)報銷(xiāo)是依照自然流程和組織分工進(jìn)行的，各個(gè)環(huán)節具有串行性，即不能跳過(guò)其中任何環(huán)節到達下一環(huán)節。由于經(jīng)費負責人具有唯一性，因此在單據的簽批過(guò)程中，經(jīng)費負責人即便因公出差也不能授權代簽，涉及相關(guān)經(jīng)費的報賬業(yè)務(wù)就要暫時(shí)中止。
按照業(yè)務(wù)流程再造(BPR)的理念，主要通過(guò)以下兩個(gè)途徑實(shí)現高校財務(wù)報賬流程的再造：
(一)將目前流程中最耗時(shí)的單據核算及錄入工作進(jìn)行分解
首先，報銷(xiāo)人需要通過(guò)登陸財務(wù)平臺，填寫(xiě)財務(wù)報銷(xiāo)的類(lèi)型、金額等重要信息，上傳單據掃描件，分擔部分錄入工作。然后，通過(guò)建立健全的財務(wù)平臺，由平臺計算按照報銷(xiāo)人填錄的信息直接計算出報銷(xiāo)金額，財務(wù)人員通過(guò)財務(wù)平臺進(jìn)行審核，審核通過(guò)后通知報銷(xiāo)人提供原始紙質(zhì)單據，如無(wú)差錯，則系統直接生成憑證，由財務(wù)人員修改后保存于財務(wù)系統。這樣，不僅能大大減輕財務(wù)人員的工作量，還能減少報銷(xiāo)人的現場(chǎng)等待時(shí)間，一舉數得。
(二)單據簽批流程的網(wǎng)絡(luò )平臺化
高校財務(wù)報銷(xiāo)流程的重組基于信息技術(shù)，依照原始單據的簽批流程，可以實(shí)現經(jīng)費負責人在校內財務(wù)平臺簽批的流程再造，具體流程如下：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，由報銷(xiāo)人員登陸財務(wù)平臺預先設置的各類(lèi)報銷(xiāo)模板進(jìn)行經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)信息的錄入，同時(shí)掃描必要的原始單據上傳平臺。需要預先進(jìn)行設置各類(lèi)報銷(xiāo)模板的經(jīng)費審批人員節點(diǎn)和審批流程，并賦予相關(guān)人員審批權限。在錄入的信息進(jìn)入平臺之后，信息根據設置好的簽批流程逐一節點(diǎn)進(jìn)行提交，每一環(huán)節的經(jīng)費負責人通過(guò)查閱平臺上報銷(xiāo)人上傳和填寫(xiě)的信息，進(jìn)行網(wǎng)上審核簽批，報銷(xiāo)人能隨時(shí)登陸平臺跟蹤報賬業(yè)務(wù)處理節點(diǎn)和情況，隨時(shí)得到反饋信息。在完成該類(lèi)費用報銷(xiāo)的最近審批節點(diǎn)后，經(jīng)費審批過(guò)程形成信息，并伴隨報銷(xiāo)人員錄入的所有信息進(jìn)入財務(wù)審核人員的節點(diǎn)，由財務(wù)部門(mén)審核合格后，反饋給報銷(xiāo)人員并通知其遞交原始單據前來(lái)辦理報銷(xiāo)款項的支取。財務(wù)人員只需根據報賬人提供的原始單據對財務(wù)平臺上已生成的報銷(xiāo)單和記賬憑證進(jìn)行修改、確認和打印，由復核人員復核后向報銷(xiāo)人支出款項。
以上兩種途徑均需要以成熟的信息技術(shù)支撐，由計算機和網(wǎng)絡(luò )平臺完成大部分的工作，這樣，即使在財務(wù)人員與服務(wù)對象嚴重不匹配的情況下，也能夠快速、有效地處理業(yè)務(wù)，解決報賬難問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)平臺對簽批流程的一對一設定，對報銷(xiāo)中需要的各種資料進(jìn)行規定和提醒，能夠有效解決大多數報銷(xiāo)人因為不熟悉財務(wù)規章制度，遺漏重要報銷(xiāo)步驟的相應問(wèn)題。
六、結束語(yǔ)
當前，高校報銷(xiāo)經(jīng)費多，憑證業(yè)務(wù)量大，會(huì )計人員匱乏，原有的報銷(xiāo)流程，原始報銷(xiāo)單據的整理和簽批、財務(wù)人員的會(huì )計核算過(guò)程、會(huì )計憑證的錄入過(guò)程、出納向報銷(xiāo)人員支付款項的過(guò)程，已不能適應當前高校財務(wù)的形勢，需要我們財務(wù)人員發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，創(chuàng )造性開(kāi)展工作，優(yōu)化報銷(xiāo)流程，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組不失為一個(gè)好辦法。業(yè)務(wù)流程重組依靠先進(jìn)的信息技術(shù)支撐，依托信息高度共享的信息化平臺，讓報賬人參與到報銷(xiāo)的業(yè)務(wù)流程中，突破了傳統的分工格局，將耗時(shí)的票據審核和數據分類(lèi)匯總工作讓報賬人來(lái)做，減少了報賬人的等待時(shí)間，實(shí)現報賬人和財務(wù)人員的溝通、交流和合作，提高了財務(wù)系統的運行效果，提高辦事效率，減少每筆業(yè)務(wù)在財務(wù)系統里的流轉時(shí)間，實(shí)現了財務(wù)系統內外數據的有效交換，高度共享，是解決當前高校財務(wù)“報賬難”現象的一種有益嘗試。
【從業(yè)務(wù)流程再造的角度談如何解決高校報賬難問(wèn)題】相關(guān)文章：
從效益審計的角度談構建節約型高校03-22
淺談電力企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造探析03-19
我國制造企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造實(shí)施模式研究03-24
如何解決我國“教育逆差”問(wèn)題03-20
業(yè)務(wù)流程再造過(guò)程中的組織結構調整03-21
談如何規范報賬會(huì )計的結報工作03-24