談對電算會(huì )計記賬方法的分析

談對電算會(huì )計記賬方法的分析

　　【摘要】現行會(huì )計軟件提供了五種電算化會(huì )計特有的功能。文章分析了各種記賬功能的運行目標及其實(shí)現條件，并從其內部工作原理出發(fā)，對每種記賬功能的優(yōu)缺點(diǎn)作出了恰當的評價(jià)。

　　【關(guān)鍵詞】電算會(huì )計 記賬方法。

　　在電算化會(huì )計信息系統中，電子賬套是由相互關(guān)聯(lián)的一系列財務(wù)數據庫文件組成的集合體。所有的會(huì )計數據和會(huì )計信息都必須以數據庫文件的形式存在，例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時(shí)憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中，記賬是一項最為關(guān)鍵的數據處理功能，是憑證數據在不同數據庫文件之間的自動(dòng)傳遞和更新，不再是手工會(huì )計對憑證數據在賬簿上的重復轉抄。而現行的各種會(huì )計軟件中具有的模擬記賬、實(shí)時(shí)記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過(guò)程發(fā)生這一根本性變化的前提和基礎。

　　1.電算會(huì )計的實(shí)時(shí)記賬方法。

　　實(shí)時(shí)記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會(huì )立即記賬，所以實(shí)時(shí)記賬每次只能登記一張憑證。從實(shí)時(shí)記賬的實(shí)質(zhì)來(lái)看，憑證處理過(guò)程不僅省略了審核簽字這道手續，還將憑證記賬和保存這兩個(gè)過(guò)程合二為一。這樣一來(lái)，凡是進(jìn)入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過(guò)“臨時(shí)憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會(huì )計數據的最終責任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠對在結賬過(guò)程中（有的會(huì )計軟件在結賬模塊中嵌套了機制憑證功能） 自動(dòng)生成的機制憑證進(jìn)行實(shí)時(shí)記賬，從而不中斷整個(gè)結賬過(guò)程并能連續期末機制憑證。實(shí)時(shí)記賬雖然流程簡(jiǎn)單、操作方便，但由于不對記賬憑證進(jìn)行審核簽字，而有悖于會(huì )計人員相互制約的原則和要求，同時(shí)對錯誤憑證只能進(jìn)行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會(huì )計數據的起點(diǎn)，用戶(hù)只有充分利用會(huì )計軟件提供的自動(dòng)審核和人工審核功能共同對記賬憑證進(jìn)行全面的審核，才能保證電子賬套中會(huì )計信息的正確性和可靠性。為此，建議現行會(huì )計軟件改版升級時(shí)對這種記賬功能加以改進(jìn)。

　　2.電算會(huì )計的模擬記賬方法。

　　模擬記賬可以使用戶(hù)預先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數據結果，所以又被稱(chēng)為預記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時(shí)憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個(gè)操作員填制的，都可以進(jìn)行模擬記賬。模擬記賬的結果只能供用戶(hù)臨時(shí)瀏覽查看，而不能在電子賬套中長(cháng)久保存和調用，這和具有轉移憑證、傳遞數據和更新數據三大功能的正式記賬不同。這樣，通過(guò)模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，這正是有的會(huì )計軟件（例如安易軟件）將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個(gè)主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒(méi)有真正處理未記賬憑證中的數據，但這一記賬功能卻能夠對未記賬憑證進(jìn)行及時(shí)匯總和試算平衡，防止錯制、重制和漏制憑證，而且有助于實(shí)現預算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。

　　3.成批記賬方法。

　　從表面上看，成批記賬一次能夠將多張未記賬憑證交叉立體同時(shí)登記入賬，但它與實(shí)時(shí)記賬的根本區別在于憑證必須經(jīng)過(guò)審核簽名后才能進(jìn)行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數的多少。也就是說(shuō)，只要是憑證要求審核簽字后才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬�，F行會(huì )計軟件對進(jìn)入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類(lèi)型、時(shí)間順序和內容完整等方面進(jìn)行自動(dòng)審核，但無(wú)法預防像數字串行、方向顛倒和借貸同時(shí)多記或者少記等這類(lèi)憑證錯誤。為了保證電子賬套中會(huì )計數據的正確性和合法性，不論是用戶(hù)錄入的手工憑證還是自動(dòng)生成的機制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，等待相關(guān)人員進(jìn)一步審核。一旦發(fā)現其中的未記賬憑證有錯誤，用戶(hù)就能及時(shí)進(jìn)行無(wú)痕跡修改，同時(shí)還可減少不必要的數據存儲；審核無(wú)誤的憑證經(jīng)過(guò)簽字后仍然要返回存放在“ 臨時(shí)憑證庫文件” 之中，只有經(jīng)過(guò)成批記賬才能轉移到“ 正式憑證庫文件” 之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節多和數據責任明確等優(yōu)點(diǎn)，因此，它成為各種會(huì )計軟件都具有的最基本的記賬功能。

　　4.電算會(huì )計的恢復記賬。

　　恢復記賬能夠將已記賬憑證及其數據還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時(shí)憑證庫文件”中，而且要把當時(shí)記賬過(guò)程中傳遞和產(chǎn)生的所有數據從相關(guān)數據庫文件中徹底注銷(xiāo)�？梢�(jiàn)，全面準確地保留記賬線(xiàn)索是會(huì )計軟件實(shí)現恢復記賬的關(guān)鍵技術(shù)，現行的會(huì )計軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復形式�；謴陀涃~功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導致的賬證不符問(wèn)題、重新進(jìn)行意外中斷的記賬過(guò)程等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)又會(huì )給電子賬套帶來(lái)了新的財務(wù)風(fēng)險，例如，已達賬項和已核業(yè)務(wù)等輔助數據被刪除后就不能全面恢復，如果再次記賬將會(huì )引起主體賬和輔助賬之間的數據不一致；更新過(guò)的賬套數據與已報告的會(huì )計報表數據也很可能不符；另外，該功能還給一些蓄意作弊者提供了可乘之機。

　　因此，現行會(huì )計軟件對該功能通過(guò)隱藏（使用時(shí)再激活）和專(zhuān)人負責（如賬套主管）等方式進(jìn)行了嚴格管理。權衡恢復記賬功能的利弊，鑒于已記賬憑證的錯誤還可以采用紅沖和調整方法進(jìn)行有痕跡修改，筆者建議會(huì )計軟件中最好還是不要設置這種記賬功能。

　　5.電算會(huì )計的跨月記賬。

　　會(huì )計工作要求日清月結，但在會(huì )計實(shí)務(wù)中用戶(hù)可能會(huì )由于種種原因而不能按期結賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結賬后，用戶(hù)再來(lái)進(jìn)行各項輔助賬務(wù)管理和編制完整的會(huì )計報表，就會(huì )造成日常會(huì )計工作的大量積壓�，F行會(huì )計軟件提供的跨月記賬功能允許用戶(hù)在上月未結賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時(shí)進(jìn)行記賬。在電子賬套中，所有記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數據庫文件都可以按時(shí)間先后進(jìn)行索引排序，記賬憑證只要日期屬實(shí)，其記賬遲早并不會(huì )影響相關(guān)數據庫文件的正確性，會(huì )計軟件能夠自動(dòng)按照憑證日期有序地傳遞和更新賬套數據。由于本月一旦結賬將不能在本月再輸入記賬憑證，也就是說(shuō)，只要本月未結賬還可以繼續進(jìn)行憑證處理，因此，跨月記賬功能使得一個(gè)電子賬套同時(shí)擁有幾個(gè)活動(dòng)會(huì )計期間，這樣不僅給日常賬務(wù)處理工作帶來(lái)了便利，也給年度審計調賬提供了極大的方便。同時(shí)，為了防止濫用跨月記賬功能而將會(huì )計工作一推再推，會(huì )計軟件應該要求跨月記賬不能超過(guò)兩個(gè)月。

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