小企業(yè)會(huì )計電算化系統實(shí)施探討

[摘　要]在我國當前市場(chǎng)經(jīng)濟環(huán)境下，領(lǐng)導重視是小企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化系統的關(guān)鍵。小企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化有3種模式可以選擇，分別是構建會(huì )計電算化模式、在線(xiàn)租用模式、代理記賬模式，小企業(yè)要選擇與自身條件相適應的會(huì )計電算化模式。配備較高素質(zhì)的會(huì )計電算化人才能最大限度地保證會(huì )計電算化系統實(shí)施成功，選擇公道的軟硬件系統能最大程度地發(fā)揮會(huì )計電算化的作用。 　　[關(guān)鍵詞]小企業(yè)；會(huì )計電算化；會(huì )計電算化模式　　本文所指小企業(yè)，是指按照國家經(jīng)濟貿易委員會(huì )、原國家發(fā)展計劃委員會(huì )、財政部、國家統計局2003年制定的《中小企業(yè)標準暫行規定》（國經(jīng)貿中小企[2003]143號）中界定的小企業(yè)為標準，此處不再贅述�！　⌒∑髽I(yè)是我國經(jīng)濟建設的一支重要氣力，在促進(jìn)國民經(jīng)濟健康快速發(fā)展、保持社會(huì )安定團結、豐富人民群眾　　一、領(lǐng)導重視　　領(lǐng)導重視與否是小企業(yè)能否實(shí)施會(huì )計電算化的關(guān)鍵。在我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制下，國家宏觀(guān)調控與治理的重點(diǎn)是大中型企業(yè)，小企業(yè)處于從屬地位，其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)基本上是由市場(chǎng)調節，領(lǐng)導具有很大的經(jīng)營(yíng)自主權；大量的小企業(yè)屬于私營(yíng)企業(yè)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方方面面，基本上是領(lǐng)導一言堂，領(lǐng)導具有說(shuō)一不二的權力；小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)資金一般都比較緊張；小企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)較少，手工會(huì )計環(huán)境沒(méi)有對企業(yè)經(jīng)營(yíng)治理產(chǎn)生太大沖擊。在這種情況下，領(lǐng)導對會(huì )計電算化工作的認可與否，直接影響企業(yè)能否實(shí)施會(huì )計電算化。筆者以為，要促進(jìn)小企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化，首先要讓領(lǐng)導從思想上重視起來(lái)，熟悉到實(shí)施會(huì )計電算化給企業(yè)帶來(lái)的方方面面的好處，徹底轉變其思想，使其成為實(shí)施會(huì )計電算化系統的動(dòng)力而非阻力。進(jìn)步領(lǐng)導重視程度可以采取組織講習班的形式實(shí)現。企業(yè)主管部分可以會(huì )同財政部分、軟件公司組織面向企業(yè)治理層的講習班，先容實(shí)施會(huì )計電算化對企業(yè)的重要影響，結合成功企業(yè)的案例分析，使企業(yè)領(lǐng)導明白會(huì )計電算化并不僅僅是會(huì )計工作的現代化，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、治理工作的現代化，是信息手段的現代化，通過(guò)會(huì )計電算化，能夠實(shí)現財務(wù)業(yè)務(wù)一體化治理，最大限度提升企業(yè)的治理水平和市場(chǎng)競爭力。在全球經(jīng)濟一體化、市場(chǎng)競爭非常激烈的今天，落后和封閉就意味著(zhù)惡性循環(huán)，意味著(zhù)被淘汰�！　�二、選擇合適的會(huì )計電算化模式　　小企業(yè)規�？缍却�，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)千差萬(wàn)別，經(jīng)濟實(shí)力大相徑庭。小企業(yè)在實(shí)施電算化的時(shí)候，要根據本企業(yè)自身的實(shí)際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構建會(huì )計電算化系統模式，二是在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式，三是代理記賬模式�！　。ㄒ唬�構建會(huì )計電算化系統模式　　構建會(huì )計電算化系統，是指企業(yè)購買(mǎi)實(shí)施會(huì )計電算化所需的各種軟、硬件系統，建立健全會(huì )計電算化各項治理制度，組織實(shí)施職員培訓，自己負責會(huì )計電算化系統日常運行、系統維護等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金，對實(shí)施會(huì )計電算化有正確熟悉，能夠正確構建計算機軟硬件系統，有健全的會(huì )計電算化內部治理制度，更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會(huì )計電算化治理人才，能夠解決會(huì )計電算化系統日常運行中出現的各種題目，能夠進(jìn)行電算化系統分析，充分利用會(huì )計電算化系統幫助企業(yè)猜測、決策。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠充分滿(mǎn)足企業(yè)需要、數據安全可靠。缺點(diǎn)是資金投進(jìn)較高，要求具有較高水平的財會(huì )職員以及健全的企業(yè)治理制度。構建會(huì )計電算化系統模式對小企業(yè)的綜合要求是比較高的，因此該模式一般適用于規模較大、業(yè)務(wù)類(lèi)型比較復雜、治理制度健全，會(huì )計電算化知識儲備較多的小企業(yè)，而對于規模較小、業(yè)務(wù)種類(lèi)較少，財會(huì )職員電算化知識較匱乏的小企業(yè)，則不適用于該種模式�！　。ǘ�）在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式　　在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式，是指用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )租用財務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò )上運行軟件來(lái)完成會(huì )計核算以及其他財務(wù)治理工作，這種應用軟件服務(wù)模式被稱(chēng)為在線(xiàn)租用財務(wù)軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應用服務(wù)供給商）模式。在這種模式下用戶(hù)不購買(mǎi)安裝復雜的計算機軟、硬件系統，只需一臺能夠上網(wǎng)的計算機，調用租用的該站點(diǎn)上的財務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項財務(wù)工作。我國ASP模式開(kāi)展較晚，據2000年12月19日《上海證券報》的不完全統計，采用在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式注冊的中小企業(yè)有3000多家，處于剛剛起步階段。2005年初，深圳電信推出基于A(yíng)SP模式的“藍色魅力”商務(wù)平臺，在深圳企業(yè)界掀起了一股信息化***。短短3個(gè)多月時(shí)間便有l萬(wàn)多家企業(yè)申請使用，各類(lèi)業(yè)務(wù)達3萬(wàn)多個(gè)。估計2005年內可能覆蓋4萬(wàn)家企業(yè)，2006使用該平臺的企業(yè)將達12萬(wàn)家�！　≡诰�(xiàn)租用財務(wù)軟件模式的優(yōu)點(diǎn)：一是節約資金投進(jìn)。如租用財務(wù)治理模塊，月租金一般在100元左右，進(jìn)銷(xiāo)存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)治理標準。在A(yíng)SP模式下，軟、硬件系統的日常運行和維護升級等工作都由ASP服務(wù)商負責，這樣用戶(hù)就避免了大量的會(huì )計電算化系統的治理工作。三是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )接進(jìn)服務(wù)，突破地域限制，真正實(shí)現客戶(hù)的移動(dòng)辦公夢(mèng)想�！　≡撃Ｊ降娜秉c(diǎn)：一是財務(wù)信息的安全性可能較差。企業(yè)財務(wù)信息是以電子數據的形式保存在A(yíng)SP服務(wù)平臺上，由ASP服務(wù)商同一負責安全保管，可能會(huì )產(chǎn)生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡(luò )響應速度可能較慢。在A(yíng)SP模式下，很多用戶(hù)通過(guò)撥號方式訪(fǎng)問(wèn)ASP服務(wù)平臺，過(guò)多的用戶(hù)同時(shí)登錄系統可能會(huì )使服務(wù)器響應速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò )阻塞，導致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過(guò)隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展和寬帶接進(jìn)本錢(qián)的降低，這個(gè)缺點(diǎn)可能會(huì )很快克服。從適用范圍來(lái)講，任何類(lèi)型、規模的企業(yè)都可以采用ASP模式，但通過(guò)幾種模式的比較，筆者更傾向于規模較小，資金實(shí)力較差，業(yè)務(wù)類(lèi)型比較單一，會(huì )計電算化知識儲備較少的小企業(yè)采用�！　。ㄈ�）代理記賬模式　　代理記賬模式，是指小企業(yè)自己不進(jìn)行會(huì )計電算化業(yè)務(wù)處理，而將相關(guān)工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業(yè)定期支付代理用度。經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會(huì )計電算化系統上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數據。代理機構負責系統的安全運行和維護升級等工作，由代理機構負責財務(wù)信息的備份、檔案治理等工作。小企業(yè)可以根據自己的需要在代理機構的系統上查詢(xún)財務(wù)信息，甚至由代理機構負責進(jìn)行財務(wù)分析等。 　　該模式優(yōu)點(diǎn)：一是節約資金投進(jìn)。在代理記賬模式下，小企業(yè)和代理機構簽訂代理合同，小企業(yè)只需根據合同規定支付代理用度，一般一個(gè)月300～1000元。二是降低企業(yè)治理標準。在代理記賬模式下，會(huì )計電算化系統的運行、維護等工作由代理商負責，企業(yè)在此方面不需制定任何治理制度。企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承擔，小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)治理上。三是業(yè)務(wù)處理規范。代理機構經(jīng)過(guò)財政部分審批，業(yè)務(wù)處理能夠按照會(huì )計制度規定規范進(jìn)行，能夠最大限度地避免小企業(yè)由于財會(huì )職員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會(huì )計信息失真現象，有利于企業(yè)利用財務(wù)信息加強企業(yè)治理，進(jìn)行猜測決策�！　≡撃Ｊ降娜秉c(diǎn)：一是財務(wù)信息的安全性可能較差。和采用ASP模式相似，企業(yè)的財務(wù)信息存放在代理機構的會(huì )計電算化系統上，信息的安全性可能較差。另外，小企業(yè)對電算化業(yè)務(wù)的處理知識知之甚少，也不便于監視代理機構的業(yè)務(wù)處理。二是信息使用不太靈活。小企業(yè)的會(huì )計業(yè)務(wù)處理交由代理機構完成，代理機構在規定的時(shí)間內完成記賬工作，相對于企業(yè)自己記賬而言，記賬周期是比較長(cháng)的；另外代理機構有規定的工作時(shí)間，工作時(shí)間之內查詢(xún)業(yè)務(wù)比較方便，但工作時(shí)間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用于規模很小的貿易、服務(wù)業(yè)企業(yè)，抑或規模較小的各種類(lèi)型初創(chuàng )公司，這類(lèi)企業(yè)業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單，經(jīng)濟技術(shù)實(shí)力較弱，職員素質(zhì)不能滿(mǎn)足會(huì )計電算化需要，短時(shí)間內不能改變會(huì )計電算化工作現狀�！�　三、配備合適的電算化人才　　假如說(shuō)企業(yè)領(lǐng)導是決定企業(yè)能否實(shí)施會(huì )計電算化系統的決定要素的話(huà)，那么配備的會(huì )計電算化人才素質(zhì)高低則是決定會(huì )計電算化系統實(shí)施成敗的關(guān)鍵。在構建會(huì )計電算化系統模式下，會(huì )計電算化職員負責會(huì )計業(yè)務(wù)的日常處理，如憑證錄進(jìn)、審核、記賬結賬、報表編制，以及財務(wù)分析等工作，工作強度雖較手工方式有了降低，但工作內容卻有了很大擴展，除了傳統的核算工作外，大量的治理工作也納進(jìn)到丁會(huì )計工作范疇，這對財會(huì )職員來(lái)講是一個(gè)很大的挑戰。筆者以為，要做到配備合適的電算化人才，可以有兩條途徑來(lái)解決：一是引進(jìn)高素質(zhì)電算化人才。目前我國高等教育正向大眾化教育過(guò)渡，每年有大量的高校畢業(yè)生走向人才市場(chǎng)，人才供給較前幾年有了很大改善，企業(yè)完全可以從市場(chǎng)招聘大學(xué)畢業(yè)生從事會(huì )計電算化工作；二是做好老會(huì )計的電算化培訓。受多種因素的影響，小企業(yè)會(huì )計職員業(yè)務(wù)素質(zhì)一般偏低。要使其勝任會(huì )計電算化工作，一定要做好充分的培訓工作。目前我國固然正實(shí)施財會(huì )職員的電算化培訓，做到持證上崗，但實(shí)際培訓效果不理想，存在培訓內容單一和培訓時(shí)間較短的現象。對小企業(yè)會(huì )計的培訓，財政部分應和企業(yè)做好溝通，單獨制訂培訓內容和培訓時(shí)間。培訓內容應滿(mǎn)足開(kāi)展會(huì )計電算化工作的需要，既要進(jìn)行基本的賬務(wù)、報表操縱的培訓，又應適當擴大培訓范圍，涉及工資、固定資產(chǎn)、采購、銷(xiāo)售、本錢(qián)等系統，同時(shí)還應涉及相關(guān)崗位設置、職員安排等內容。從培訓時(shí)間來(lái)講，因小企業(yè)會(huì )計職員的基本素質(zhì)較差，因此培訓時(shí)應單獨組織，培訓時(shí)間應盡量較長(cháng)，給會(huì )計職員一個(gè)接受知識、消化知識、鞏固知識的時(shí)間，切忌“速成型”。培訓可采用半脫產(chǎn)形式，半天在崗工作，半天離崗培訓學(xué)習，在一個(gè)較長(cháng)的時(shí)間內（例如2～3個(gè)月的時(shí)間）培訓會(huì )計職員把握電算化知識�！�　四、正確配置軟硬件系統　　在構建會(huì )計電算化系統模式下，正確配置計算機軟硬件系統，是保證電算化系統發(fā)揮最大效用的關(guān)鍵環(huán)節。假如配備方案不公道，則極易導致電算化系統進(jìn)進(jìn)所謂“信息孤島”，不但發(fā)揮不了電算化系統應有的功能，還會(huì )給企業(yè)的相關(guān)工作帶來(lái)極***煩�！　。ㄒ唬┡鋫溆嬎銠C硬件　　計算機硬件配備有多種方式，如單機結構、對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò )結構、國際互聯(lián)網(wǎng)結構等多種方案。單機結構由單唯一臺計算機和相應的外部設備組成，具有實(shí)施方案簡(jiǎn)單，投資少，操縱簡(jiǎn)便的優(yōu)點(diǎn)，但公司內部數據共享與數據自動(dòng)傳遞是其最大弱點(diǎn)。對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò )是一種簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò )結構，是通過(guò)網(wǎng)線(xiàn)將不同的計算機簡(jiǎn)單地聯(lián)結在一起，公司內部之間能夠實(shí)現數據的自動(dòng)傳遞；國際互聯(lián)網(wǎng)結構能夠借助于網(wǎng)絡(luò )技術(shù)將本地計算機和異地計算機連接起來(lái)，能夠實(shí)現異地數據共享與交換，能夠在全球范圍內實(shí)現數據傳遞�？梢哉f(shuō)不同方案各有優(yōu)缺點(diǎn)，小企業(yè)在選擇硬件方案的時(shí)候，一定要慎重。就筆者觀(guān)點(diǎn)而言，更傾向于選擇國際互聯(lián)網(wǎng)結構，由于這種方案相對于前兩種方案而言，投資幾乎沒(méi)有差別，但信息傳遞范圍更廣泛，輕易實(shí)現數據的外聯(lián)，這對于企業(yè)宣傳先容、產(chǎn)品銷(xiāo)售以及未來(lái)發(fā)展而言都是非常重要的�！　。ǘ�）配備計算機軟件　　軟件系統包括系統軟件和應用軟件。系統軟件建議配備Windows系統，理由是操縱簡(jiǎn)便，和大家日常工作使用貼近，便于小企業(yè)會(huì )計職員把握；這里應用軟件主要指財務(wù)軟件，目前市場(chǎng)上財務(wù)軟件的品牌比較多，國內外品牌都有。筆者建議購買(mǎi)國內品牌，理由是價(jià)格低，維護升級方便。選擇國內品牌要留意選擇有一定實(shí)力的公司，這樣售后服務(wù)有保證，而且能在最大程度上保證產(chǎn)品的升級換代。值得留意的是配備的軟件一定要和硬件結構相適合，例如配置國際互聯(lián)網(wǎng)硬件結構，一定要選擇網(wǎng)絡(luò )版財務(wù)軟件，這樣才能最大限度發(fā)揮會(huì )計電算化的作用。至于軟硬件的技術(shù)環(huán)節設置，筆者在這里不再贅述�！　�實(shí)施會(huì )計電算化除了要留意上述幾點(diǎn)外，還有崗位設置、建立健全規章制度、病毒防護等內容，這些內容在相關(guān)著(zhù)作及文獻中先容較多，這里不再多說(shuō)。相對于大中型企業(yè)而言，小企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化碰到的困難更多。筆者相信，隨著(zhù)業(yè)內外人士的共同努力，我國小企業(yè)的會(huì )計電算化工作肯定會(huì )取得成功。

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