略論采購本錢(qián)的控制

控制采購本錢(qián)對一個(gè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)至關(guān)重要。采購本錢(qián)下降不僅體現在企業(yè)現金流出的減少，而且直接體現在產(chǎn)品本錢(qián)的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。由于材料本錢(qián)占生產(chǎn)本錢(qián)的比例往往達到50％以上，因此，控制好采購本錢(qián)并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品本錢(qián)、增加利潤的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過(guò)往的一年里，加強采購本錢(qián)的治理和控制，完善采購治理制度，使總體采購本錢(qián)下降7％以上，再加上對生產(chǎn)環(huán)節材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)本錢(qián)下降了20％，取得了良好的效益�，F結合所在企業(yè)的具體做法，論述如何對采購本錢(qián)進(jìn)行控制。

　　一、建立、憲善采購制度，做好采購本錢(qián)控制的基礎工作

　　采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，假如企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無(wú)章可依，還會(huì )給采購職員提供暗箱操縱的溫床。完善采購制度要留意以下幾個(gè)方面：

　　1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業(yè)的采購活動(dòng)、進(jìn)步效率、杜盡部分之間扯皮，還能預防采購職員的不良行為。采購制度應規定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關(guān)部分（特別是財務(wù)部分）的責任和關(guān)系、各種材料采購的規定和方式、報價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規定采購的物品要向供給商詢(xún)價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供給商，并把所選的供給商及其報價(jià)填在請購單上；還可規定超過(guò)一定金額的采購須附上三個(gè)以上的書(shū)面報價(jià)等，以供財務(wù)部分或內部審計部分稽核。

　　2、建立供給商檔案和準進(jìn)制度。對企業(yè)的正式供給商要建立檔案，供給商檔案除有編號、具體聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供給商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能回檔。企業(yè)的采購必須在已回檔的供給商中進(jìn)行，供給商檔案應定期或不定期地更新，并有專(zhuān)人治理。同時(shí)要建立供給商準進(jìn)制度。重點(diǎn)材料的供給商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部分聯(lián)合考核后才能進(jìn)進(jìn)，如有可能要實(shí)地到供給商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的逐一評分，只有達到或超過(guò)評分標準者才能成為回檔供給商。

　　3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。企業(yè)采購部分要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報價(jià)，應首先與回檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，否則要作出具體的說(shuō)明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司有關(guān)部分組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供給價(jià)格信息，來(lái)分析、評價(jià)現有的價(jià)格水平，并對回檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。這種評議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。

　　4、建立材料的標準采購價(jià)格，對采購職員根據工作業(yè)績(jì)進(jìn)行賞罰。財務(wù)部對所重點(diǎn)監控的材料應根據市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標準本錢(qián)定期定出標準采購價(jià)格，促使采購職員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標準采購價(jià)格亦可與價(jià)格評價(jià)體系結合起來(lái)進(jìn)行，并提出賞罰措施，對完成降低公司采購本錢(qián)任務(wù)的采購職員進(jìn)行獎勵，對沒(méi)有完成采購本錢(qián)下降任務(wù)的采購職員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

　　通過(guò)以上四個(gè)方面的工作，固然不能完全杜盡采購職員的暗箱操縱，但對完善采購治理，進(jìn)步效率，控制采購本錢(qián)，確實(shí)有較大的成效。

　　二、降低材料本錢(qián)的和手段

　　1、通過(guò)付款條款的選擇降低采購本錢(qián)。假如資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣。此外，對于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外留意的。如往年我公司從荷蘭進(jìn)口生產(chǎn)線(xiàn)，由于考慮了歐元的弱勢走勢，于是選擇了歐元為付款幣種（我公司外幣存款為美元），從而降低了設備本錢(qián)。

　　2、把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機。價(jià)格會(huì )經(jīng)常隨著(zhù)季節、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購職員應留意價(jià)格變動(dòng)的，把握好采購時(shí)機。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），往年年初的價(jià)格為2.8美元／公斤，而到了八玄月份，價(jià)格上升到3.6美元／公斤。假如采購部分能把握好時(shí)機和采購數目，會(huì )給企業(yè)帶來(lái)很大的效益。

　　3、以競爭招標的方式來(lái)牽制供給商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標，往往能通過(guò)供給商的相互比價(jià)，終極得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對同一種材料，應多找幾個(gè)供給商，通過(guò)對不同供給商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

　　4、向制造商直接采購或結成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節，降低采購本錢(qián)，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì )更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)廠(chǎng)家可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠(chǎng)家訂購數目小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。

　　5、選擇信譽(yù)佳的供給商并與其簽訂長(cháng)期合同。與老實(shí)、講信譽(yù)的供給商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(cháng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

　　6、充分進(jìn)行采購市場(chǎng)的調查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購治理要達到一定水平，應充分留意對采購市場(chǎng)的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設專(zhuān)人從事這方面的工作，定期形成調研報告。

　　三、實(shí)行戰略本錢(qián)治理來(lái)指導采購本錢(qián)控制

　　1、估算供給商的產(chǎn)品或服務(wù)本錢(qián)。我們以前的采購治理只是過(guò)多夸大公司內部的努力，而要真正做到對采購本錢(qián)的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供給商的本錢(qián)狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位�？梢酝ㄟ^(guò)參觀(guān)供給商的設施，觀(guān)察并適當提問(wèn)以獲得更多有用的數據；甚至為了合作，明確要求供給商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供給商的本錢(qián)。在估計供給商本錢(qián)并了解哪些材料占本錢(qián)比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供給商一起尋求降低大宗材料本錢(qián)的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料本錢(qián)。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏(yíng)的局面。要與供給商建立長(cháng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供給商碰到賠錢(qián)的地步。

　　2、對競爭對手進(jìn)行。對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的本錢(qián)態(tài)勢如何。我們的上風(fēng)在哪里，對手的上風(fēng)在哪里，上風(fēng)和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內部結構、技術(shù)、治理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持上風(fēng)進(jìn)手，制定在競爭中戰勝對手的策略。通過(guò)對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。

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