論基于會(huì )計信息化的會(huì )計工作組織重構

【摘要】會(huì )計信息化對現代會(huì )計將產(chǎn)生深遠的影響。本文對如何重新架構會(huì )計工作組織體系進(jìn)行了深入探討。 　　會(huì )計信息化是指在會(huì )計中普遍運用現代信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)會(huì )計信息資源，優(yōu)化會(huì )計工作過(guò)程，提供全面、系統、真實(shí)、準確的會(huì )計信息，以促進(jìn)會(huì )計現代化的過(guò)程�！�　一、會(huì )計工作組織重構是會(huì )計信息化的必然要求　　會(huì )計工作是一項綜合性的工作，具有很強的政策性、嚴密性和細致性。會(huì )計工作組織就是在適應會(huì )計工作特征的前提下對會(huì )計機構設置、會(huì )計人員配備和會(huì )計法規執行等工作所作的統籌謀劃�；�于會(huì )計信息化的會(huì )計工作組織必須重新架構，這是會(huì )計信息化的必然要求�！　。ㄒ唬�從會(huì )計信息化特征看會(huì )計工作組織的重構　　會(huì )計信息化必須以計算機網(wǎng)絡(luò )為運行平臺而實(shí)現，計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)是會(huì )計信息化的手段。從計算機網(wǎng)絡(luò )功能來(lái)看，Internet為會(huì )計信息化提供了無(wú)限的時(shí)間和空間。計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)告訴我們，Internet在使用效率和能量傳遞上顯現出溝通、跨越時(shí)空、交流多向互動(dòng)和資源共享海量的強大優(yōu)勢，這就很好地解決了會(huì )計信息的“孤島”問(wèn)題。從信息化的演進(jìn)過(guò)程來(lái)看，Internet為推動(dòng)社會(huì )信息化進(jìn)程發(fā)揮了基礎性的作用。社會(huì )信息化演進(jìn)過(guò)程經(jīng)歷了由數字化到網(wǎng)絡(luò )化再到信息化的過(guò)程，會(huì )計信息化是社會(huì )信息化的重要構成要素，同樣也要經(jīng)歷這個(gè)過(guò)程。從當前來(lái)看，我國的會(huì )計信息已經(jīng)完成或基本完成了數字化過(guò)程，正在步入網(wǎng)絡(luò )化。從會(huì )計信息化系統來(lái)看，Internet具有的開(kāi)放性、實(shí)時(shí)性和智能性特征為實(shí)現會(huì )計信息化提供了技術(shù)支持。會(huì )計信息化系統是一種開(kāi)放型的、具有實(shí)時(shí)性的智能化系統。在這個(gè)系統中，賬務(wù)處理、資產(chǎn)管理、債務(wù)管理、成本管理、資金管理、網(wǎng)上銀行、報表編報、預算管理等都可借助于網(wǎng)絡(luò )操作系統和分布式數據庫協(xié)同工作，使會(huì )計信息更加真實(shí)而多元化。將會(huì )計信息系統無(wú)縫鏈接到供應鏈管理系統、生產(chǎn)制造管理系統、連鎖分銷(xiāo)管理系統、客戶(hù)關(guān)系管理系統、決策管理系統、人力資源管理系統以及行政辦公管理系統等，可以構成一個(gè)完整的企業(yè)信息系統體系。同時(shí)，會(huì )計信息的實(shí)時(shí)產(chǎn)生，使使用者由過(guò)去的被動(dòng)接受變成現在的主動(dòng)利用。開(kāi)放型的會(huì )計信息系統的實(shí)時(shí)處理、披露，使得會(huì )計信息需求者可以隨時(shí)查詢(xún)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、財務(wù)狀況以及現金流量情況，預測未來(lái)趨勢，以便迅速、準確地作出決策�！　�會(huì )計信息化的核心是利用現代信息技術(shù)對傳統會(huì )計進(jìn)行重構和優(yōu)化，從而建立開(kāi)放的、實(shí)時(shí)的、智能的會(huì )計信息化系統，使會(huì )計處理高度自動(dòng)化、處理系統高度開(kāi)放化和系統信息高度共享化。在企業(yè)內部橫向方面，將會(huì )計信息系統與管理信息系統子系統有機結合，實(shí)現信息資源高度共享。在企業(yè)內部縱向方面，以會(huì )計核算模塊為基礎，以會(huì )計分析模塊、會(huì )計決策模塊等為支撐的密切配合，可實(shí)現信息資源高度開(kāi)放；在企業(yè)外部，會(huì )計信息系統與政務(wù)系統、稅務(wù)系統、銀行系統、審計系統、其他社會(huì )相關(guān)系統等相連，可實(shí)現會(huì )計信息系統融入社會(huì )信息系統的目標�！　≡谶@種背景下，傳統意義上的會(huì )計機構將可能不復存在，取而代之的是會(huì )計信息系統中心。傳統意義上的會(huì )計人員將可能不再需要，取而代之的是系統管理員、程序設計員和數據錄入員，傳統意義上的會(huì )計法規的制定和執行也將發(fā)生很大變化，由更加嚴格執行會(huì )計法規的固化了的程序替代會(huì )計職業(yè)判斷。因此，會(huì )計工作組織重構勢在必行�！　。ǘ�）從會(huì )計信息化目標看會(huì )計工作組織的重構　　會(huì )計信息化目標是以會(huì )計數據處理的實(shí)時(shí)化、會(huì )計信息記載電子化、會(huì )計機構設置扁平化、會(huì )計工具使用網(wǎng)絡(luò )化，向會(huì )計信息需求者提供可靠而有用的會(huì )計信息，包括終極目標和過(guò)程目標兩個(gè)層面。從終極目標來(lái)看，就是向會(huì )計信息使用者提供可靠而有用的會(huì )計信息，無(wú)論是手工操作會(huì )計還是電算化會(huì )計乃至會(huì )計信息化，都是向會(huì )計信息使用者提供可靠而有用的會(huì )計信息，即“提供與企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現金流量等有關(guān)的會(huì )計信息，反映企業(yè)管理層受托責任的履行情況，有助于財務(wù)會(huì )計報告使用者作出經(jīng)濟決策”。從過(guò)程目標來(lái)看，就是在會(huì )計數據處理、會(huì )計信息記載、會(huì )計機構設置和會(huì )計工具使用等方面的目標，這對手工操作會(huì )計、電算化會(huì )計和會(huì )計信息化而言，則有著(zhù)顯著(zhù)的區別：　　1.會(huì )計數據處理的時(shí)間不同。手工操作會(huì )計必須等到會(huì )計期末才能進(jìn)行，平時(shí)所做的工作不過(guò)是為期末處理會(huì )計數據做準備，平時(shí)無(wú)法提供實(shí)時(shí)信息，因而手工操作會(huì )計提供的信息是期末信息、靜態(tài)信息；電算化會(huì )計的實(shí)質(zhì)是手工操作會(huì )計在核算手段上的變異，它對會(huì )計數據的處理也往往是需要等到期末才能完成（尤其是實(shí)施電算化會(huì )計的初期及單機版會(huì )計軟件），即使平時(shí)能夠提供一些實(shí)時(shí)的會(huì )計信息，因為它是單機版或獨立的會(huì )計內網(wǎng)，只能在非常狹小的范圍內作動(dòng)態(tài)化的反映；會(huì )計信息化以Internet為平臺，Internet的強大功能使得會(huì )計數據的處理能夠動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化�！　�2.會(huì )計信息載體的方式不同。手工操作會(huì )計的唯一載體是紙質(zhì)的，包括證賬表等；電算化會(huì )計載體有了重大變化，但“紙質(zhì)＋電子”雙腿走路仍占主流，且會(huì )計信息傳輸仍然無(wú)法實(shí)現物理性的網(wǎng)絡(luò )通訊；會(huì )計信息化對會(huì )計信息記載則可實(shí)現無(wú)紙化，會(huì )計信息（包括非會(huì )計信息）以物理性的網(wǎng)絡(luò )通訊實(shí)現記載和傳輸，真正實(shí)現了電子化和數字化。3.會(huì )計機構設置要求不同。手工操作會(huì )計為保證記載會(huì )計信息紙質(zhì)載體的安全，必須有一個(gè)穩定的工作場(chǎng)所，配備必要的辦公用品，是一個(gè)看得見(jiàn)而又摸得著(zhù)的立體工作空間；電算化會(huì )計與手工操作會(huì )計非常相似，不管是單機版還是網(wǎng)絡(luò )版會(huì )計軟件，因為“孤島”問(wèn)題必須有一個(gè)現實(shí)的工作場(chǎng)所才能完成會(huì )計工作；而會(huì )計信息化有無(wú)工作場(chǎng)所對完成會(huì )計工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的影響，在任何一個(gè)地方，只要聯(lián)網(wǎng)即可進(jìn)行會(huì )計數據的處理而完成會(huì )計工作，會(huì )計機構成了一個(gè)虛擬機構�！　∫虼�，會(huì )計信息化的過(guò)程目標預示著(zhù)會(huì )計機構將精簡(jiǎn)，會(huì )計人員將減少，會(huì )計法規的執行將更趨標準�！　�二、基于會(huì )計信息化的會(huì )計工作組織重構的目標　　會(huì )計工作組織重構的目標是扁平化管理，包括會(huì )計機構扁平化管理、會(huì )計人員扁平化管理和會(huì )計法規扁平化管理。會(huì )計工作組織扁平化管理的內容并不是孤立的，而是有機地融合在一起，會(huì )計機構扁平化管理必定要在明確會(huì )計人員職責的基礎上精簡(jiǎn)會(huì )計人員，精簡(jiǎn)會(huì )計人員肯定會(huì )帶來(lái)會(huì )計工作崗位的調整，因而也就必定要調整會(huì )計工作流程，會(huì )計工作流程的變動(dòng)又會(huì )影響到會(huì )計內部控制制度以及財經(jīng)法規的執行、監督和檢查。因此，會(huì )計工作組織扁平化管理是一項綜合性的管理，既需要解決人事組織的問(wèn)題，又要處理好會(huì )計工作崗位的職責分工問(wèn)題，還要體現內部控制制度和財經(jīng)法規的要求，要把會(huì )計工作組織扁平化管理作為企業(yè)管理重要的管理子系統統籌謀劃。 　　會(huì )計機構是從事會(huì )計工作的職能部門(mén)，會(huì )計人員是完成會(huì )計任務(wù)的必要條件。從單位組織機構建設的要求來(lái)看，會(huì )計機構的設置要在體現精簡(jiǎn)高效原則的前提下與單位管理體制和單位組織結構、單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和規模、單位會(huì )計工作組織形式相適應，要注意與單位其它管理機構的協(xié)調統一性。同時(shí)，會(huì )計人員的配備要與會(huì )計機構設置相應用，根據會(huì )計機構的設置情況，在確立會(huì )計工作崗位的基礎上將會(huì )計人員進(jìn)行合理分工，明確會(huì )計人員的職責。因此，在實(shí)現會(huì )計信息化的背景下，單位是否單獨設置會(huì )計機構、設置什么性質(zhì)的會(huì )計機構、會(huì )計機構是分設還是合設、會(huì )計機構分幾級設置、會(huì )計機構在單位組織機構中如何定位、會(huì )計機構與其它管理機構如何分工協(xié)調、會(huì )計人員怎樣分工、各會(huì )計工作崗位應履行什么樣的職責等一系列問(wèn)題，在會(huì )計機構設置、會(huì )計人員配備時(shí)都必須予以充分考慮�！　�會(huì )計機構設置是會(huì )計工作組織的基礎和關(guān)鍵，它將決定會(huì )計人員的配備并影響會(huì )計法規的制定和執行。因此，會(huì )計工作組織扁平化管理目標的確定，應從會(huì )計機構設置著(zhù)手�！　�會(huì )計機構設置扁平化管理的趨勢是虛擬化，即會(huì )計機構成為一個(gè)虛擬組織。但會(huì )計機構的虛擬并非完全意義上的虛擬組織，它具有以下特征：　�。ㄒ唬�會(huì )計機構與其他職能管理部門(mén)的界限模糊　　從一個(gè)單位來(lái)講如一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)，需要設置許多職能部門(mén)和管理部門(mén)，如供應部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、財務(wù)部門(mén)以及其他一些部門(mén)，在傳統的實(shí)體組織結構中，這些職能管理部門(mén)在各自的職責范圍內履行各自的職責，可謂是“鐵路警察，各管一段”。而會(huì )計機構虛擬化后，傳統的會(huì )計核算人員（包括專(zhuān)職和兼職會(huì )計人員）已經(jīng)不再是會(huì )計機構的人員或不完全是會(huì )計機構的人員，他們將分散于包括會(huì )計機構在內的所有職能管理部門(mén)。比如往來(lái)結算，它將主要分布在供應部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )實(shí)現往來(lái)結算�！　。ǘ�）虛擬會(huì )計機構的日常工作具有實(shí)時(shí)在線(xiàn)性　　正是由于具體會(huì )計工作分散于各個(gè)職能管理部門(mén)，其會(huì )計的日常工作也就由各個(gè)職能管理部門(mén)來(lái)完成，此時(shí)的日常會(huì )計工作具有實(shí)時(shí)在線(xiàn)性。如當銷(xiāo)售部門(mén)銷(xiāo)售商品時(shí)需要開(kāi)具增值稅專(zhuān)業(yè)發(fā)票，在開(kāi)票時(shí)必須選擇是現銷(xiāo)還是賒銷(xiāo)，否則無(wú)法進(jìn)行發(fā)票的打印，假設選擇了現銷(xiāo)，則必須繼續選擇或錄入銀行結算憑證的有關(guān)信息（結算憑證種類(lèi)、編號、賬號、金額等），直至最后一個(gè)步驟完成時(shí)才可打印發(fā)票。而此時(shí)整個(gè)日常會(huì )計工作（包括記賬憑證的編制、總賬及明細賬的登記等工作）也已全部處理完畢。因此，從提供會(huì )計信息的角度看，它是動(dòng)態(tài)的信息，凸顯會(huì )計信息的實(shí)時(shí)在線(xiàn)性�！　。ㄈ�）會(huì )計機構與其他職能管理部門(mén)處在一個(gè)高度統一體內　　借助于現代信息技術(shù)尤其是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，使實(shí)現會(huì )計信息與其他管理信息的共享成為了可能。任何時(shí)間任何地點(diǎn)，會(huì )計機構與其他職能管理部門(mén)都可以實(shí)現數據交換和信息交流，從而真正實(shí)現協(xié)調便捷、步調一致、高度共享的目標，也從根本上徹底解決了傳統會(huì )計機構設置模式的信息封閉或交流困難的難題�！　。ㄋ模┨摂M會(huì )計機構具有地域的分散性和工作場(chǎng)地的無(wú)形性　　從規模上看，單位有小、中、大之分，規模較小的單位，其各職能管理部門(mén)可能就在同一地區乃至同一樓宇，規模較大的單位，其各職能管理部門(mén)可能不在同一地區，有些集團單位特別是一些“恐龍式”集團，其公司成員或職能管理部門(mén)可能跨省和跨國。因此，虛擬的會(huì )計機構可能分布在同一地區，也可能不在同一地區，具有明顯的分散性。同時(shí)，立體感的會(huì )計工作場(chǎng)地可能變小甚至無(wú)形�！　�會(huì )計人員配備扁平化管理的直接表現是精簡(jiǎn)化。會(huì )計機構設置虛擬化是借助于現代信息技術(shù)和通訊技術(shù)而實(shí)現的，而現代信息技術(shù)和通訊技術(shù)將大大提高會(huì )計工作效率，在會(huì )計工作量一定的情況下，必定會(huì )減少會(huì )計人員的需求。同時(shí)，會(huì )計機構與其他職能管理部門(mén)的界限模糊，使得會(huì )計工作與其他管理工作也變得難以區分，許多會(huì )計工作已經(jīng)不再是會(huì )計人員的事，而是由其他人員在完成業(yè)務(wù)工作時(shí)就已經(jīng)完成了。會(huì )計法規制定和執行扁平化管理的最終結果是標準化。無(wú)論是會(huì )計法規的制定還是會(huì )計法規的執行，都已經(jīng)固化在程序語(yǔ)言之中，而這些程序語(yǔ)言除授權外是無(wú)法修改的。從這個(gè)意義上講，會(huì )計法規的制定和執行可以屏蔽所有外在的主觀(guān)因素，從而保證會(huì )計法規的制定和執行更標準、更科學(xué)�！　�會(huì )計機構設置虛擬化、會(huì )計人員配備精簡(jiǎn)化和會(huì )計法規制定及執行標準化，從表面上看似乎是會(huì )計機構的變小、會(huì )計人員的減少和會(huì )計法規制定及執行的程序化，但它決非否定會(huì )計機構在企業(yè)管理中的地位和作用，也決非削弱會(huì )計的核算和監督職能。恰恰相反，會(huì )計機構設置為虛擬組織是借助于現代信息技術(shù)和通訊技術(shù)的平臺，把會(huì )計管理真正融入到了企業(yè)管理之中，提升了會(huì )計機構的地位和作用，強化了會(huì )計的核算和監督職能�！�　三、重構后會(huì )計工作組織的特征　　會(huì )計工作組織扁平化管理的目標決定了會(huì )計工作組織將會(huì )發(fā)生重大變化，主要表現在：　�。ㄒ唬�從會(huì )計機構內部層級關(guān)系上看，會(huì )計工作組織扁平化管理將打破傳統的垂直管理模式　　傳統的垂直管理模式表現為層級關(guān)系比較明顯，職責分工比較清晰，而扁平化的松散型模式表現為層級關(guān)系比較模糊，職責分工仍比較清晰。比如一個(gè)企業(yè)的最高層為總經(jīng)理，其下設置分管供應、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、會(huì )計、人力資源等工作的副總經(jīng)理，其中，分管會(huì )計工作的副總經(jīng)理直接領(lǐng)導其下的會(huì )計部門(mén)負責人或會(huì )計主管。在傳統的垂直管理模式下，在會(huì )計部門(mén)按照職能分設若干組（部），直接受會(huì )計部門(mén)負責人或會(huì )計主管的管理，組（部）內再根據會(huì )計工作崗位進(jìn)行分工，把會(huì )計工作落實(shí)到每個(gè)會(huì )計人員；在扁平化的松散型模式下，會(huì )計部門(mén)不再按照職能分設若干組（部），各會(huì )計工作崗位分散于其他分管工作副總經(jīng)理所屬的部門(mén)，同時(shí)接受該部門(mén)的領(lǐng)導和會(huì )計部門(mén)的指導。在垂直管理模式下，供應部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、會(huì )計部門(mén)、人力資源部門(mén)等都是獨立的職能部門(mén)，許多會(huì )計工作的協(xié)調需要上一級領(lǐng)導協(xié)調后才能完成；在松散型模式中，供應部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、會(huì )計部門(mén)、人力資源部門(mén)等也都是獨立的職能部門(mén)，但許多會(huì )計工作的協(xié)調在本部門(mén)內部即可完成，僅當涉及全局的工作時(shí)才需要上一級來(lái)協(xié)調完成。同時(shí)，松散型模式中財產(chǎn)物資核算、債務(wù)核算、成本核算、財務(wù)成果核算、債權核算、工資核算等工作是在各部門(mén)完成業(yè)務(wù)或管理工作時(shí)就已經(jīng)完成了核算工作，無(wú)需會(huì )計部門(mén)再單獨設崗進(jìn)行此項工作。如工資核算，由人力資源部門(mén)根據其他各部門(mén)提供的員工考勤考績(jì)實(shí)時(shí)在線(xiàn)信息，直接編制工資結算表，并進(jìn)行相應的賬務(wù)處理�！　。ǘ�）從會(huì )計工作職責范圍上看，會(huì )計工作組織扁平化管理將使其由核算為主管理為輔轉向管理為主、核算為輔從傳統的會(huì )計工作職責來(lái)看，其主要職責是：進(jìn)行會(huì )計核算，實(shí)行會(huì )計監督，編制業(yè)務(wù)計劃及財務(wù)預算，并考核、分析其執行情況，制定本單位辦理會(huì )計事項的具體辦法。這些職責主要強調的還是會(huì )計核算，對管理職責顯現的并不明顯，因而會(huì )計人員大多忙于核算而無(wú)暇顧及管理。會(huì )計信息化是借助于計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，依托科學(xué)而標準的會(huì )計信息化軟件而實(shí)現的，它不僅把會(huì )計人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，使勞動(dòng)生產(chǎn)率和工作效率大大提高，使會(huì )計人員有更多的時(shí)間和精力從事管理工作，而且所有會(huì )計信息使用者在獲取會(huì )計信息時(shí)不再受到時(shí)間和空間的限制，緩解了會(huì )計人員及時(shí)提供會(huì )計信息的壓力。因此，隨著(zhù)會(huì )計信息化的實(shí)現，會(huì )計核算已不再是它的主要工作職責，取而代之的應該是管理職責�！　。ㄈ�）從會(huì )計人員的技能要求上看，會(huì )計工作組織扁平化管理要求會(huì )計人員必須具備廣博的學(xué)識和突出的分析能力從傳統的視角看，會(huì )計人員一般被認為是企業(yè)的管家或賬房先生，所做的工作無(wú)非是記賬和算賬，甚至有人戲稱(chēng)為“一支筆，一本賬，算盤(pán)撥得噼啪響，計來(lái)算去為了啥？全是事后諸葛亮”的“五一”（筆、算盤(pán)、憑證、賬簿和報表）工程。在這種背景下，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的計量和報告被界定為會(huì )計人員的核心工作，對會(huì )計人員核心能力的界定也僅限于此。然而，隨著(zhù)企業(yè)環(huán)境的變化，會(huì )計職業(yè)基礎正在遭受著(zhù)隨之而來(lái)的信息、價(jià)值管理等服務(wù)需求的沖擊。同時(shí)，現代信息技術(shù)尤其是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展使得會(huì )計人員的傳統作用受到嚴峻的挑戰，會(huì )計人員必須重新審視自身在企業(yè)管理中的地位。從某種意義上講，會(huì )計信息化帶來(lái)的會(huì )計工作組織扁平化管理，對會(huì )計人員的學(xué)識水平、分析能力和管理經(jīng)驗提出了更高的要求：要求會(huì )計人員不僅要掌握會(huì )計知識，還要掌握管理學(xué)知識、投資學(xué)知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò )知識等；不僅要具備常規問(wèn)題的分析能力，還要擁有特殊問(wèn)題、復雜問(wèn)題的分析能力等。

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