計算機與檔案管理現代化論文

　　【摘要】在這個(gè)計算機網(wǎng)絡(luò )快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作也同樣跟隨著(zhù)在發(fā)展，逐漸實(shí)現現代化。而這一進(jìn)程中，用計算機來(lái)管理檔案，是檔案工作現代化的重要方面。本文通過(guò)介紹計算機的自身特點(diǎn)，及其在檔案管理中所發(fā)揮的作用，以說(shuō)明計算機是管理檔案標準化、規范化和現代化的重要工具。

　　【關(guān)鍵詞】計算機;檔案管理;現代化

　　檔案的管理工作無(wú)論對于國家還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，都是一項重要事務(wù)。這些年來(lái)，伴隨著(zhù)我國目前現代化建設的高速發(fā)展，對于檔案管理的工作也有了很大變化，半封閉式或封閉式的管理檔案方式已開(kāi)始轉變?yōu)殚_(kāi)放式。為適應新形勢和新要求，檔案管理現代化的實(shí)現具有重要作用。檔案管理現代化，即采用現代的科學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。檔案管理現代化的其中一個(gè)重要方式就是以電子計算機為中心開(kāi)發(fā)檔案管理的自動(dòng)化系統。

　　1、計算機在檔案管理工作中的應用

　　1.1自動(dòng)整理編目作為檔案管理工作的基礎，編目的整理是檔案從凌亂到系統的必經(jīng)步驟。計算機以其功能強大的軟件，整理相關(guān)的檔案信息，并在此基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。

　　運用計算機管理檔案之前，先要做好標引和著(zhù)錄工作。處理輸入系統內的信息是計算機的分內事，但輸入的內容、輸入的內容是否正確，計算機是無(wú)法進(jìn)行判斷的，因此，標引與著(zhù)錄工作十分重要。其完成的質(zhì)量?jì)?yōu)劣將對計算機檔案管理工作有著(zhù)直接的影響。不過(guò)，標引與著(zhù)錄非常復雜、瑣碎，對技術(shù)要求很高，但標引著(zhù)錄的時(shí)候一定要達到準確、全面的要求，如此方能保證計算機檔案管理工作受到良好的效果。

　　處理數據是計算機強大功能最集中的體現。而處理數據的基礎是將要處理的信息輸入系統，把信息轉化成計算機能識別的形式，方便日后的查找。

　　1.2自動(dòng)統計

　　作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統計是指在對數據進(jìn)行統計分析的基礎上，用數字將檔案管理的規律表達出來(lái)的活動(dòng)。計算機以其處理數據的強大功能，在檔案統計自動(dòng)化中發(fā)揮著(zhù)重要作用。

　　計算機在檔案數據自動(dòng)統計中的作用具體表現在兩個(gè)方面。首先，統計檔案的數量，比如對某一類(lèi)別、某一作者進(jìn)行統計。其次，統計檔案的利用情況，比如對某一年、某一個(gè)月份甚至某一日檔案的查詢(xún)利用次數的統計，并據此得出具體的年報、月報與日報，讓檔案管理工作者對檔案利用的構成與頻率有量化的了解，從而得出規律，對檔案日后需要的預測提供了有力的數據支持。

　　1.3自動(dòng)檢索

　　和手工檢索檔案相比，計算機自動(dòng)檢索質(zhì)量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結果的顯示方式更多。用計算機進(jìn)行檢索，目標能具體到文件，還能根據不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶(hù)所需文件。

　　要計算機準確查找到用戶(hù)所需文件，用戶(hù)必須要注意提問(wèn)方式。

　　提問(wèn)應用計算機能識別的詞語(yǔ)和句型，提問(wèn)用詞應準確具體，不宜含混不清，另外，提問(wèn)方式應合理簡(jiǎn)潔，以利于計算機的高速檢索。因此，在用計算機查找檔案時(shí)，建議用戶(hù)用檢索語(yǔ)言，具體包括檢索邏輯問(wèn)句、檢索條件和檢索詞。

　　計算機會(huì )按照用戶(hù)要求，將檢索結果按照一定的方式輸出，并把輸出的結果具體分發(fā)給用戶(hù)。系統輸出的方式的多少，形式靈活與否，直接說(shuō)明該系統功能的強弱。

　　2、檔案管理自動(dòng)化工作中要注意的問(wèn)題

　　2.1做好檔案信息數據庫的建設這些年，隨著(zhù)大容量光盤(pán)貯存技術(shù)與圖片處理技術(shù)的進(jìn)步，計算機在檔案管理自動(dòng)化中的應用從最初的信息檢索發(fā)展到原文圖形的管理，全文信息的檢索系統日漸成熟�，F在，電子存貯技術(shù)與信息處理數字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為檔案自動(dòng)化管理提供了有效的技術(shù)支持。

　　2.2做好資源數據庫的研究

　　建設好資源數據庫，能有效實(shí)現檔案信息的共享與互補，大大地提高資源利用率，緩解檔案管理資金、人員與存貯空間有限的問(wèn)題。其對各類(lèi)各級的圖書(shū)、檔案與情報部門(mén)朝系統化與專(zhuān)業(yè)化方向的發(fā)展提供了有力的支持。檔案數字資源庫具有五大功能：電子化信息內容的生成與讀取;存貯與管理;電子信息的分發(fā)技術(shù);權益管理;信息安全。

　　2.3加強檔案管理隊伍的建設，優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結構檔案管理的自動(dòng)化，對檔案管理工作者隊伍提出了更高的要求。

　　在隊伍結構方面，信息處理人員、信息分析人員與數據庫建設和維護人員的需求大規模地增多了。

　　3、未來(lái)檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展趨勢計算機技術(shù)

　　在我國檔案管理工作中的應用已有二三十年，從我國檔案管理自動(dòng)化工作的現狀不難看出，其在我國有了一個(gè)很好的開(kāi)始。不過(guò)，因為原始的準備欠充分，計算機在檔案管理的編目與自動(dòng)檢索等環(huán)節未能順利進(jìn)行，為了這些問(wèn)題的解決，未來(lái)計算機技術(shù)在檔案的管理中會(huì )出現一些新趨勢：

　　3.1更加重視計算機檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，以使檔案自動(dòng)化管理系統更為協(xié)調，更為完善。

　　3.2計算機儲存容量將進(jìn)一步加大，機讀檔案的管理與開(kāi)發(fā)力度將進(jìn)一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統計檔案數據的功能。

　　3.3檔案標引著(zhù)錄人員的專(zhuān)業(yè)化。由專(zhuān)業(yè)對口，即具有檔案學(xué)背景的人員專(zhuān)門(mén)負責檔案的標引著(zhù)錄工作，以保證檔案輸入的準確性，保證接下來(lái)的檔案管理自動(dòng)化工作的有序進(jìn)行。

　　3.4檔案館管理人員的整體素質(zhì)的提高�，F代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動(dòng)化管理工作必將跟隨著(zhù)科技發(fā)展的腳步進(jìn)一步發(fā)展.

　　4、結語(yǔ)

　　科技的發(fā)展日新月異，尤其是計算機技術(shù)的飛快發(fā)展，為檔案的管理提供了嶄新的思路。計算機以其高效處理信息的能力，快速地輸入信息、儲存信息、輸出信息，高效地對信息進(jìn)行判斷與邏輯推理，日漸成為檔案管理工作的重要工具。

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