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淺談新建本科院校的教學(xué)檔案管理
一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義
教學(xué)是高校教育的核心內容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用。
(一)教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實(shí)記錄和參考依據
教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教育研究活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動(dòng)的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)材料包括學(xué)生各科成績(jì)分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動(dòng)實(shí)踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)實(shí)習錄像等，這些以影像為表現形式并輔以簡(jiǎn)要文字說(shuō)明的歷史記錄，具有紀實(shí)性、直觀(guān)性、典型性等特點(diǎn)，是教育教學(xué)活動(dòng)中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工作中占據重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實(shí)地反映了高校的教學(xué)歷史全貌[1]。通過(guò)抽調審閱教學(xué)檔案如教師教案、實(shí)驗報告、科研論文、畢業(yè)設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時(shí)還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據。
(二)教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)科研的前提和基礎
教學(xué)工作離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實(shí)記錄，可以客觀(guān)地反映學(xué)校每個(gè)院系的實(shí)際教學(xué)水平。對歷年學(xué)生的測試成績(jì)及教師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學(xué)生違紀情況分析，能直觀(guān)地反映出教學(xué)管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學(xué)工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來(lái)促進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平。
(三)教學(xué)檔案有助于推動(dòng)教師隊伍建設
教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著(zhù)素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱(chēng)評定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。它在個(gè)體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jì);在整體上，體現了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊伍結構和辦學(xué)水平。因此，認真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動(dòng)學(xué)校各項工作的開(kāi)展，尤其是師資隊伍建設。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀(guān)真實(shí)地記載著(zhù)學(xué)歷、考核成績(jì)、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導對教師的綜合評價(jià)有了可信的參考依據，這樣就能公正有序地進(jìn)行教師的職稱(chēng)評定、工資晉級、人事調整等相關(guān)事宜，進(jìn)而對教師的切身利益進(jìn)行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進(jìn)取心，提高教師群體的穩定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng )造力。
二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設備，基本實(shí)現了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設還任重道遠，多數新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實(shí)，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著(zhù)諸多問(wèn)題。
(一)檔案規章制度滯后，管理體制陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒(méi)有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無(wú)暇顧及高層次方面工作的開(kāi)展，有少數新建本科院校甚至還沒(méi)配置專(zhuān)職的檔案人員，仍由文書(shū)人員兼任。雖然多數新建本科院校制定了教學(xué)檔案規章制度，但有些規章制度沒(méi)有及時(shí)修改和補充，已無(wú)法滿(mǎn)足新形勢的需要。同時(shí)，這些新建本科院校的檔案室又面臨著(zhù)新情況、新挑戰，需執行本科院校的新規定，檔案工作的開(kāi)展處于尷尬的兩難境地。
(二)檔案管理不規范，多缺漏、遺失現象
教學(xué)檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運轉過(guò)程，應當依據檔案法規和標準實(shí)施科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學(xué)檔案材料的收集存在著(zhù)一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。而已有的檔案也存在著(zhù)許多問(wèn)題，諸如：歸檔不及時(shí)、分類(lèi)不規范或者收集不完整等，其共性特征表現為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個(gè)性材料;多頭歸檔，重復設檔。這些現象嚴重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來(lái)壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。
(三)檔案信息化程度偏低，資源開(kāi)發(fā)利用不夠
當今電子化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會(huì )直接導致教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專(zhuān)業(yè)多、課程雜、范圍廣、內容繁，各教學(xué)部門(mén)若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，則會(huì )給全校在檔案管理、數據查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開(kāi)發(fā)利用而束之高閣，就會(huì )失去檔案自身的價(jià)值。同時(shí)，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個(gè)側面反映了高校辦學(xué)水平的高低。
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