淺談高�；�建檔案管理工作

　　1高�；�建檔案管理工作的特點(diǎn)

　　1．1獨立成套

　　學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個(gè)基建項目的檔案資料也應該是獨立的�；�建檔案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個(gè)階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

　　1．2來(lái)源廣泛

　　高效基建檔案的來(lái)源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專(zhuān)業(yè)因素較多。工程項目的整個(gè)過(guò)程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個(gè)階段，檔案材料來(lái)源涉及到各項工作的參與，包括設計部門(mén)論證、政府部門(mén)審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質(zhì)檢等。

　　1．3實(shí)用性

　　作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎設施建設的真實(shí)性信息，因此具有很強的實(shí)用性，在學(xué)校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

　　2高�；�建檔案管理工作的問(wèn)題

　　2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法

　　由于高�；�建部門(mén)以及相關(guān)領(lǐng)導缺乏對高�；�建管理工作的認識和重視，因此在很多高�；�建檔案部門(mén)往往存在著(zhù)“重建設、輕歸檔”的問(wèn)題。高�；�建檔案管理部門(mén)往往缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì )出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無(wú)法正確分類(lèi)和歸檔的問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴重影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。

　　2．2檔案管理缺乏準確性和完整性

　　高�；�建項目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來(lái)源也比較復雜，而且工程周期也較長(cháng)，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門(mén)也有較深的聯(lián)系。高�；�建部門(mén)不主動(dòng)對基本建設資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì )丟失許多工程建設過(guò)程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專(zhuān)業(yè)的知識，往往會(huì )分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準確性有所缺失。

　　2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)

　　高�；�建檔案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設備和師資力量，而忽略了對高�；�建檔案管理工作的投入，因此，當前高�；�建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢(xún)工具的應用還不夠充分，直接導致耗時(shí)耗力、效率低的后果。

　　3強化新形勢下高�；�建檔案管理工作的有效措施

　　3．1完善基建檔案管理制度

　　確保高�；�建檔案管理規范化、標準化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見(jiàn)，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規章制度。實(shí)際操作過(guò)程中，由于基建檔案形成周期較長(cháng)、專(zhuān)業(yè)性較強、涉及單位較多，因此應當及時(shí)指導和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門(mén)應當注重與基建部門(mén)的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術(shù)資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。

　　3．2實(shí)施規范化、同步化

　　對基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應當認真實(shí)施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實(shí)性滿(mǎn)足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長(cháng)期保存的文件應當用耐久性較強的材料進(jìn)行書(shū)寫(xiě);保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯(lián)系合理排列卷內文件。為確�；�建檔案材料的標準化與規范化，應及時(shí)掌握管理工作開(kāi)展過(guò)程中的各準確文件資料。

　　3．3提升現代化、科學(xué)化管理水平

　　實(shí)現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網(wǎng)絡(luò )設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò )、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開(kāi)辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò )安全保衛工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以?xún)H僅滿(mǎn)足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。

　　3．4提升管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　基建部門(mén)不僅僅是檔案管理的生產(chǎn)者，更是使用者，這就對他們的責任心提出了更高的要求，應當努力加強提升基建檔案管理人員的綜合技能、專(zhuān)業(yè)技能與職業(yè)素養。管理人員在日�；�建檔案管理工作中，應對基建項目活動(dòng)保持時(shí)刻地關(guān)注，收集并及時(shí)歸檔與基建活動(dòng)相關(guān)的各種活動(dòng)資料。同時(shí)，由于基建檔案管理不斷向多樣化方向發(fā)展，相關(guān)管理標準、規范等也被不斷更新，面對這樣的現狀就要求基建檔案管理人員必須具備較高的檔案管理能力和業(yè)務(wù)水平，這些可以通過(guò)進(jìn)行現代化知識的學(xué)習與培訓獲得。綜上所述，基建檔案管理工作對于維持高校長(cháng)期發(fā)展具有重要作用，應當從高校建設需求以及社會(huì )發(fā)展需求出發(fā)，緊抓高�；�建檔案管理以大力加強高�；�建檔案管理工作，最終為高校今后的建設和發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的資料和檔案服務(wù)。

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