議電算化體系中會(huì )計檔案管理相關(guān)問(wèn)題

【摘 要】隨著(zhù)電子計算機的普及與其技術(shù)推廣,傳統的手工會(huì )計體系發(fā)生了很大的變化。會(huì )計檔案管理作為會(huì )計基礎規范化的重要一項工作，也受到了電算化技術(shù)的普及。確保電算化會(huì )計檔案的安全與完整和準確，就要找出其發(fā)展中容易出現的問(wèn)題，制定相關(guān)管理制度，采取措施，使其順勢發(fā)展。
　　【關(guān)鍵詞】會(huì )計電算化檔案 存在問(wèn)題 管理內容措施
　　
　　在會(huì )計電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統開(kāi)發(fā)形成的全套檔案資料都屬于會(huì )計檔案的范疇；另外，對存有會(huì )計數據的有關(guān)介質(zhì)也應妥善保管。因此，電算化會(huì )計檔案就包括存儲在計算機中的會(huì )計數據和計算機打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì )計數據。會(huì )計數據是指記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等數據，以及會(huì )計軟件系統開(kāi)發(fā)中編制的各種文檔程序和其他會(huì )計資料。
　　
　　1 會(huì )計電算化檔案的含義及特點(diǎn)
　　
　　1.1會(huì )計電算化檔案的含義會(huì )計電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會(huì )計數據和計算機打印的書(shū)面形式的會(huì )計信息，包括記帳憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會(huì )計軟件系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會(huì )計資料。
　　 1.2會(huì )計電算化下會(huì )計檔案管理的新特點(diǎn)（1）電算化會(huì )計檔案比傳統會(huì )計檔案具有更廣泛的內涵。（2）電算化會(huì )計檔案較傳統會(huì )計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。（3）電算化會(huì )計檔案較傳統會(huì )計檔案易于修改，且不留痕跡。（4）電算化會(huì )計檔案的使用和會(huì )計軟件的版本密切相關(guān)。（5）電算化會(huì )計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀(guān)，容易產(chǎn)生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。
　　
　　2 電算化會(huì )計檔案管理中存在的相關(guān)問(wèn)題
　　
　　2.1企業(yè)在業(yè)務(wù)量加大的過(guò)程中會(huì )計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域越來(lái)越廣范了。會(huì )計電算化檔案不僅僅停留在老式的會(huì )計檔案上，而發(fā)展成了存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據。實(shí)行會(huì )計電算化以后，所有的會(huì )計核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)電算化記帳來(lái)完成的。對電算化這種操作方式，財務(wù)人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算處理。由于這些程序既是使電算化會(huì )計信息系統能夠運行的條件，因而這些資料雖然不是會(huì )計核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數據和表格，但是由于沒(méi)有它們的支持，整個(gè)會(huì )計核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì )計檔案的特殊部分予以保存，否則就會(huì )出現問(wèn)題。
　　2.2會(huì )計電算化會(huì )計檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。傳統的會(huì )計檔案具有直觀(guān)可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可以使用。
　　2.3會(huì )計電算化檔案的保管不僅是作為會(huì )計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。因此，管理的難度增大了。電算化會(huì )計系統對人員的素質(zhì)與系統安全操作提出了新需要。電算化會(huì )計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì )計核算工作的各項專(zhuān)門(mén)方法，更要學(xué)習相關(guān)電算化技能。由于一些會(huì )計主管人員長(cháng)事從事手工記帳，有些同志在一些基本電算化技能方面還認識不足，這就加大了電算化檔案的管理推廣速度。這些問(wèn)題的出現需要從相關(guān)政策法規和技能培訓方面入手。
　　2.4對會(huì )計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會(huì )計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)；同時(shí)電子檔案易被修改電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。
　　2.5會(huì )計電算化會(huì )計檔案更需要科學(xué)地管理。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(cháng)，會(huì )計檔案與財務(wù)軟件的版本數越多，這就對如何進(jìn)行科學(xué)的管理帶來(lái)新的問(wèn)題。
　　為了更好地有效管理電算化會(huì )計檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了上述問(wèn)題，還必須形成一套科學(xué)實(shí)用的管理制度，包括存檔手續、分類(lèi)管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷(xiāo)毀手
　　續等內容，以使相關(guān)管理制度常規化。
　　
　　3 加強電算化會(huì )計檔案管理具體內容和相關(guān)措施
　　
　　3.1電算化會(huì )計檔案管理具體內容
　　現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管�，F金收付業(yè)務(wù)要做到當日業(yè)務(wù)當日清�，F金記帳憑證一律由專(zhuān)職會(huì )計人員手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁(yè)，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
　　3.2現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管
　　銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業(yè)務(wù)當日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì )計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。。
　　3.3轉帳憑證的輸入、輸出與保管
　　轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會(huì )計人員應及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
　　3.4科目匯總表、帳簿打印時(shí)間
　　3.4.1現金、銀行日記帳每天打印。
　　3.4.2銀行余額調整表每月打印一次。
　　3.4.3總分類(lèi)帳和各種明細分類(lèi)帳每月打印一次。 　　4 結合電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)內容，加強電算化會(huì )計檔案管理措施
　　
　　4.1 日常操作管理制度。計算機替代手工記帳后的日常使用管理是通過(guò)對系統運行的管理，保證系統正常運行，完成預定任務(wù)，保證系統內各資源信息的安全與完整。具體包括：
　　4.1.1操作人員的工作職責和工作權限。
　　4.1.2預防原始憑證和記帳憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。
　　4.1.3必要的上機操作記錄制度。
　　4.2 實(shí)現有組織、動(dòng)態(tài)地管理大量數據，方便用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)的由計算機軟、硬件組成的系統。加強系統維護管理：
　　4.2.1保證機房設備安全和電子計算機正常運轉的措施。
　　4.2.2會(huì )計數據和會(huì )計核算軟件安全保密的措施。
　　4.2.3修改會(huì )計
　　核算軟件的審批和監督制度。
　　4.3對電算化會(huì )計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì )計檔案應準備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
　　4.4采用磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì )計檔案丟失。
　　4.5通用會(huì )計軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì )計軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結合會(huì )計軟件的全套文檔資料以及會(huì )計軟件程序，視同會(huì )計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
　　4.6電算化會(huì )計檔案管理是重要的會(huì )計基礎工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規定的要求對會(huì )計檔案進(jìn)行管理，由專(zhuān)人負責。認真學(xué)習《檔案法》、《會(huì )計電算化管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》等，加強電算化會(huì )計檔案的安全管理意識。對相關(guān)負責人員要加大電算化培訓力度，為今后的技術(shù)升級作好后續工作。
　　
　　參考文獻：
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