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使用《中檔法》分類(lèi)標引的幾點(diǎn)看法
《中國檔案分類(lèi)法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《中檔法》）第一版１９８７年１２月出版一年多后，我院就開(kāi)始按它進(jìn)行檔案分類(lèi)標引了。實(shí)踐證明，《中檔法》第一版所設類(lèi)目太粗，遠遠不能滿(mǎn)足實(shí)際標引需要。１９９７年１２月出版了《中檔法》第二版，把類(lèi)目由一版的５千條擴展到１０萬(wàn)條，基本能滿(mǎn)足全國檔案分類(lèi)標引需要，但我們在使用中仍發(fā)現不少問(wèn)題有待解決。我院檔案的分類(lèi)標引是在著(zhù)錄時(shí)與主題標引同步進(jìn)行的，至１９９９年底，庫存３萬(wàn)５千卷文書(shū)檔案和科技檔案（科研、設計、基建、設備等）已全部著(zhù)錄和標引完畢，并逐步輸入了計算機。我們在分類(lèi)標引時(shí)遇到的難題頗多，這里談幾點(diǎn)看法，以就教于同仁。一 深入學(xué)習八十年代末以來(lái)，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標準化的步伐，學(xué)習了一些有關(guān)分類(lèi)標引和主題標引的著(zhù)作和分類(lèi)法。經(jīng)常反復學(xué)習的有１９８６年出版的孫鋼編著(zhù)的《檔案著(zhù)錄與標引手冊》，１９８８年出版的鄒步英等編著(zhù)的《中國檔案分類(lèi)法的理論與使用》，１９９８年出版的鄧紹興編著(zhù)的《檔案分類(lèi)法》，１９９９年出版的鄒步英等編著(zhù)的《中國檔案分類(lèi)法使用手冊》。我們深感，只有在反復學(xué)習中使用，又在使用中反復學(xué)習才能做好分類(lèi)標引工作。二 全面返工前面提到，我院著(zhù)錄標引工作起步較早，當時(shí)只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來(lái)時(shí)，絕大部分庫存檔案已著(zhù)錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個(gè)案卷標的是同一個(gè)分類(lèi)號，很難達到分類(lèi)檢索的要求�！吨袡n法》第二版的類(lèi)目比第一版增加了二十倍，很多類(lèi)別有了細目，原來(lái)的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類(lèi)別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復分表，增加了科技檔案復分表，取消了Ｒ基建類(lèi)中的綜合類(lèi)，等等，就是具體類(lèi)目的含意也有些變動(dòng)。這意味著(zhù)，按第一版標引的不少類(lèi)號必須報廢，重新按修改后的類(lèi)目號標引。我院的檔案內容涉及到《中檔法》Ａ至Ｕ１９個(gè)基本大類(lèi)（其中工業(yè)基本大類(lèi)Ｎ又分２１個(gè)類(lèi)）的所有類(lèi)別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類(lèi)逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。三 處理難題大家知道，一個(gè)單位確定做分類(lèi)標引后，對著(zhù)錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類(lèi)號，否則建立的分類(lèi)目錄或數據庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類(lèi)檢索時(shí)，未被標引的檔案就會(huì )漏檢。孫鋼同志在《檔案著(zhù)錄與標引手冊》中說(shuō)分類(lèi)法編制應做到：“有檔應有類(lèi)，要保證所有檔案都能分到適宜的類(lèi)目中�！蔽覀冊趯�(shí)際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類(lèi)表”遠遠沒(méi)有達到“有檔應有類(lèi)”的水平，很多檔案找不到適宜的類(lèi)目做標引。也就是說(shuō)，分類(lèi)表還欠缺不少類(lèi)目。這是標引人員最為難的一個(gè)問(wèn)題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類(lèi)目太多。一個(gè)事物或問(wèn)題設了多個(gè)不同的類(lèi)目，使標引人員弄不準用哪個(gè)類(lèi)目號標引才對。下面就談一下我們解決這兩個(gè)問(wèn)題的作法和看法。（一）對分類(lèi)表欠缺類(lèi)目號的解決方法１?采用上位類(lèi)號標引。例如：關(guān)于人才開(kāi)發(fā)問(wèn)題的文件找不到相應的類(lèi)號，可標ＢＣ４人事。又如：寶鋼燒結廠(chǎng)煙囪設計，從ＮＧ冶金類(lèi)Ｒ和建筑類(lèi)中都找不到煙囪類(lèi)目，只有標ＮＧ６１３３燒結廠(chǎng)燃燒系統。２?采用靠類(lèi)標引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類(lèi)號，可標與其接近的概念類(lèi)號ＢＣ４３干部任免。又如：太原東山水泥廠(chǎng)車(chē)庫設計，在ＮＷ６２水泥廠(chǎng)基建類(lèi)中和Ｒ４建筑工程設計中均無(wú)“車(chē)庫”類(lèi)目號，可靠標ＮＷ６２４３水泥廠(chǎng)運輸基建。３?采用“其他”類(lèi)號標引。在上位標引和靠類(lèi)標引都不宜表達時(shí)，無(wú)奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在Ｒ類(lèi)中卻無(wú)類(lèi)目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標Ｒ４１２１作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區的供暖鍋爐房只能標Ｒ４１４２１作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類(lèi)似的鍋爐房都用Ｒ４１９２“其他”建筑設計類(lèi)號標引，就能達到同樣事物用同一類(lèi)號標引的要求。 （二）重復類(lèi)目的選用在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類(lèi)表”中有大量相重類(lèi)目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類(lèi)是按職能分工設類(lèi)，在不同職能類(lèi)中不能共用一個(gè)相同的類(lèi)目號標引。例如：干部任免”在Ａ黨務(wù)、ＢＣ行政、Ｄ軍事三個(gè)類(lèi)目中都設了類(lèi)目，就是必要的重復類(lèi)目。但是，分類(lèi)表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復類(lèi)目。之所以說(shuō)它們是不必要的重復類(lèi)目，筆者認為是編表時(shí)未嚴格按“共性集中”的原則設類(lèi)目，把同樣的事物在各大類(lèi)中作了不必要的重復設類(lèi)。例如：“檔案館”基建檔案在分類(lèi)表中按說(shuō)有一個(gè)就行了，但實(shí)際卻在５個(gè)大類(lèi)中設了５個(gè)類(lèi)目。又如：居住建筑檔案在不同大類(lèi)中設了１１個(gè)類(lèi)目（有的還分若干細目）。Ｒ類(lèi)本來(lái)就是建設檔案類(lèi)，其中檔案館、居住建筑都設有類(lèi)目，它們的共性都很強，用Ｒ類(lèi)標引這種檔案完全可以解決問(wèn)題，分布在其他各大類(lèi)的相同類(lèi)目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類(lèi)中相同類(lèi)做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：１?在主題專(zhuān)業(yè)大類(lèi)中有具體相對類(lèi)目的檔案一律用主題類(lèi)中的類(lèi)目標引。例如，Ｒ類(lèi)是“城鄉建設、建筑業(yè)”類(lèi)，就是基建檔案的主題類(lèi)、通用類(lèi)，其他大類(lèi)中的基建類(lèi)只設各該專(zhuān)業(yè)的特殊、專(zhuān)用基建工程檔案類(lèi)目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專(zhuān)業(yè)系統的住房都沒(méi)有什么特殊性。因此，全國的住房都用Ｒ４１２１類(lèi)（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類(lèi)表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業(yè)各大類(lèi)下都設有居住建筑類(lèi)目，這些系統用各自的居住類(lèi)號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門(mén)為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用Ｒ類(lèi)標引，這就出現了不一致問(wèn)題。２?主題專(zhuān)業(yè)類(lèi)目中雖有相應類(lèi)目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類(lèi)中的具體類(lèi)號標引。例如：Ｒ４１２４為“教育及科研建設”，但下邊并無(wú)科研建筑細目，而ＨＡ６２“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗室等，實(shí)驗室建筑就可用ＨＡ６２２標引�？蒲杏梅坎欢嗟膯挝灰部捎茫遥矗保玻醋龃謽艘�。這也要出現同一事物用不同類(lèi)號標引問(wèn)題。３?一個(gè)事物或問(wèn)題在幾個(gè)主題大類(lèi)中都設有類(lèi)目時(shí)，應視具體情況而定。例如：ＨＢ６３７８為“地震工程與工程地震學(xué)”，ＴＣ５８為“地震工程學(xué)”，Ｒ５３１７為“建筑抗震研究”，這三個(gè)類(lèi)目中都含有建筑工程抗震研究?jì)热�，若屬基礎理論研究可用ＨＢ６類(lèi)號或用ＴＣ５類(lèi)號標引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用Ｒ５類(lèi)號標引。例①《北京市區埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標ＴＣ５８２４（場(chǎng)地對地震動(dòng)的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調查報告標ＨＢ６３７９（地震調查），也可標ＴＣ３４（地震調查）；例③《空間桿系結構抗震計算的研究》標Ｒ５３１７；例④冶金類(lèi)中的ＮＧ５２２１３２為“耐火材料設備”研究，建筑材料類(lèi)中的ＮＷ５５９２為“耐火材料工藝設備”研究。這兩條類(lèi)目?jì)热萃耆粯�，標引時(shí)冶金系統和建材系統肯定是各自用本專(zhuān)業(yè)的類(lèi)號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。另外，各工業(yè)類(lèi)的設備、標準、環(huán)保等小類(lèi)與主題類(lèi)的ＮＪ機械、ＳＡ環(huán)保、ＵＡ標準等的交叉重復也是難解難分的。涉及相同的類(lèi)目都要進(jìn)行分析、比較后才能選定合適的類(lèi)目號做標引。限于篇幅，本文就不多例舉了�？傊�，《中檔法》存在的問(wèn)題只能待其編委會(huì )做出解釋和再版時(shí)修改來(lái)解決，使用者無(wú)權做任何改動(dòng)，只能想法去適應，至少在一個(gè)單位內要有統一的使用方法，使對同類(lèi)檔案的標引前后保持一致。我們雖然通過(guò)實(shí)踐歸納出幾點(diǎn)方法，但很不理想，只是權宜之計，而且還經(jīng)常為選適當的類(lèi)號傷惱筋。因此，我們特別希望與兄弟單位交流情況，向同行學(xué)習，以提高標引水平。【使用《中檔法》分類(lèi)標引的幾點(diǎn)看法】相關(guān)文章：
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