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信息化背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng )新研究
[摘 要]不斷完善機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。各級部門(mén)應當充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng )新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長(cháng)足進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;機關(guān)事業(yè)單位
隨著(zhù)國家信息化水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，機關(guān)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)行著(zhù)改革。信息化進(jìn)程的加快，使得現代社會(huì )很多管理工作都建立在信息技術(shù)的基礎上。在這樣的背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也在發(fā)生著(zhù)變化，傳統的以手工登記為主的管理模式已經(jīng)逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個(gè)單位的基礎性工作，尤其是機關(guān)事業(yè)單位，科學(xué)完善的檔案管理工作更是單位取得長(cháng)足發(fā)展的基石。因此，以科學(xué)化和信息化的手段，不斷完善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理，已成為現代社會(huì )檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著(zhù)一些不足，例如，沒(méi)有合理利用信息化手段進(jìn)行檔案管理、檔案文書(shū)內容不夠完善等。如何有效利用信息技術(shù)的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結合自身的檔案管理經(jīng)驗，分析在信息技術(shù)背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng )新策略。
一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢
1.1 檔案管理信息化有利于提高工作效率
在傳統的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著(zhù)很多不足，比如管理不方便，不利于長(cháng)期保管等。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書(shū)、文件通常是數以萬(wàn)計，如果僅僅以手工登記的方式進(jìn)行檔案管理，勢必會(huì )讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統的檔案管理工作帶來(lái)的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過(guò)程在計算機和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣不僅大大縮短了時(shí)間，還節省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。
1.2 檔案管理信息化有利于促進(jìn)信息的交流和共享
傳統紙質(zhì)檔案，無(wú)論是在搬運或者保管上都存在著(zhù)很多不足，而且在查閱時(shí)也極為不便。因此，傳統的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個(gè)問(wèn)題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書(shū)的保管或者查詢(xún)、共享，都可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )的方式進(jìn)行，不僅方便快捷，而且安全無(wú)誤。大大提高了機關(guān)事業(yè)單位各部門(mén)之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質(zhì)量。
1.3 檔案管理信息化有利于促進(jìn)檔案保存的穩定性
傳統的紙質(zhì)檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價(jià)值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會(huì )受到自然環(huán)境的影響。相對于紙質(zhì)檔案來(lái)講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長(cháng)的特點(diǎn)。通過(guò)電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩定性，還可節省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。
二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng )新策略
對于機關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，采用信息化的手段進(jìn)行檔案管理工作，就已經(jīng)是管理工作的進(jìn)步和創(chuàng )新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創(chuàng )新，來(lái)完善單位的檔案管理工作呢?
2.1 加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)
在信息化的社會(huì )背景下，單位促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機關(guān)事業(yè)單位中，某些部門(mén)檔案管理工作者存在著(zhù)一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現代社會(huì )的檔案管理工作要取得進(jìn)步，就要依賴(lài)高素質(zhì)的人才，實(shí)現檔案管理工作的信息化。機關(guān)事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進(jìn)單位檔案管理的信息化建設。
2.2 完善檔案管理制度
就目前我國的檔案管理工作來(lái)講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現不重視檔案管理工作的情況。出現這樣的現象，主要在于管理人員思想觀(guān)念落后，單位主管領(lǐng)導不重視，缺乏相應的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應的檔案管理制度，完善管理體系，規范單位的檔案信息管理工作，對檔案管理工作定期考核，建立相應的獎懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問(wèn)題。
2.3 不斷完善檔案管理信息化系統
對于檔案管理工作而言，管理者的基本素質(zhì)是軟件，而信息化系統則是硬件。因此，要加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統。只有信息化系統水平提高了，檔案管理工作的各環(huán)節才能發(fā)揮應有的作用。只有系統的運行不出現問(wèn)題，才能保證機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，任何一個(gè)機關(guān)事業(yè)單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設施的水平。
三、結 語(yǔ)
不斷完善機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。各級部門(mén)應充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng )新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長(cháng)足進(jìn)步。筆者結合自身管理經(jīng)驗，闡述了信息化技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢以及相應的管理策略，希望為機關(guān)事業(yè)單位檔案的信息化管理提供借鑒。
參考文獻：
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[2]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng )新與應用，2013(3).
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