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淺論信息時(shí)代傳統科技檔案工作的現代化
[摘要]隨著(zhù)信息時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計算機與網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)成為我們學(xué)習工作生活中不可或缺的一部分。而計算機的普遍應用和電子文件的大量涌現也對檔案管理造成沖擊，如何實(shí)現科技檔案管理的現代化這一問(wèn)題也迫在眉睫。本文將在對傳統科技檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎上，探討信息時(shí)代科技檔案管理工作現代化的實(shí)現策略。
[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;現代化管理;科技檔案
科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱(chēng)�？萍紮n案是人類(lèi)在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的，在國家建設中起著(zhù)重要的作用，是國家生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要代表。而隨著(zhù)時(shí)代進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統檔案管理方式已經(jīng)逐漸不適用載體和形式越來(lái)越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現代化已經(jīng)迫在眉睫。
一、傳統科技檔案管理存在的問(wèn)題及其原因
傳統科技檔案管理存在著(zhù)各種誤區和缺陷，而這些現象又是由于多種原因所引起的。如：人們在科技檔案管理方面存在觀(guān)念誤區，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質(zhì)方面的不足，管理方式方法的問(wèn)題。多媒體計算發(fā)展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時(shí)也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀(guān)客觀(guān)的原因都阻礙了知識的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問(wèn)題，我們必須實(shí)現科技檔案的現代化管理。
二、實(shí)現傳統科技檔案管理現代化的途徑
在實(shí)現科技檔案管理現代化之前，我們應該知道什么是檔案管理現代化。檔案管理現代化是運用現代管理學(xué)原理，采用現代先進(jìn)管理技術(shù)和設施，通過(guò)檔案管理手段現代化、科學(xué)化、標準化，實(shí)現檔案基礎工作、儲藏保護、提供利用等，進(jìn)而提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地為國家建設服務(wù)。而如何實(shí)現檔案管理現代化則應該從多方面進(jìn)行。
首先，改變觀(guān)念。這里改變觀(guān)念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領(lǐng)導以及整個(gè)社會(huì )成員的檔案意識。領(lǐng)導是公司的決策者，只有領(lǐng)導有了檔案管理現代化的觀(guān)念，公司才能在經(jīng)濟上對檔案管理工作進(jìn)行投入，才能讓檔案工作人員參與業(yè)務(wù)培訓并最終提高檔案工作的素質(zhì);才能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具和管理理念，適用于現代復雜檔案的管理;才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進(jìn)檔案管理的現代化。檔案工作不受重視現在已經(jīng)是一種社會(huì )現象，而造成這種現象的根源在于社會(huì )成員沒(méi)有良好的檔案意識。提高社會(huì )成員的檔案意識也是實(shí)現檔案管理現代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會(huì )的支持和關(guān)注之后，科技檔案管理現代化才能真正得到社會(huì )的支持和幫助，同時(shí)也能更好為社會(huì )建設服務(wù)。使全社會(huì )充分認識到科技檔案的作用，為科技檔案管理現代化解決某些問(wèn)題。改變檔案工作人員的觀(guān)念就是要提升他們對檔案管理現代化的認同，讓他們充分了解檔案管理現代化的優(yōu)勢，了解檔案管理現代化的理念，并且在自己工作過(guò)程中堅持這些理念，中而不是日復一日抄錄登記保管入庫。
其次，培養現代化檔案管理人才�？萍紮n案檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，是現代化管理中不容忽視的問(wèn)題。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專(zhuān)業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識性勞動(dòng)。檔案管理人員的素質(zhì)包括知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學(xué)歷、知識的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現代社會(huì )中應具備的職業(yè)技能，如計算機水平、組織協(xié)調能力等�？萍紮n案工作人員要樹(shù)立“終身教育”的觀(guān)念，不斷深化專(zhuān)業(yè)知識。同時(shí)還要不斷學(xué)習與檔案事業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識，建立起合理的知識結構。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心就是計算機技術(shù)的運用，即檔案計算機管理。為了保證電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(cháng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì )利用現代化檔案管理手段――檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計算機時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術(shù)，熟練運用電子計算機以及各類(lèi)現代化辦公設備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護。我們只有通過(guò)不斷地學(xué)習、培訓，不斷地加強自身的科學(xué)文化教育，努力提高自己的綜合素質(zhì)特別是科技素質(zhì)，才能滿(mǎn)足現代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，科學(xué)地管理好現代檔案。
再次，采用現代的科技檔案管理方式和方法。隨著(zhù)計算機的普及，越來(lái)越多的社會(huì )活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中，電子文件的形成，使檔案載體形態(tài)發(fā)生很大變化，出現了電子材料、磁性材料、光電材料、光學(xué)材料等載體。無(wú)論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質(zhì)檔案有著(zhù)顯著(zhù)不同，傳統的檔案管理手段已不能適應對新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統管理方法已經(jīng)不能保證科技檔案的真實(shí)性和完整性;現代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題、在傳輸的過(guò)程中及存檔后的保密問(wèn)題也是傳統管理方式無(wú)法解決的問(wèn)題;紙質(zhì)科技檔案數量大、種類(lèi)繁多，利用傳統手工方式輸入數據庫困難;新載體科技檔案又缺乏國家統一標準，傳統管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環(huán)節都需要用新的管理方法，即現代化的檔案管理方法。
最后，采用先進(jìn)的現代化技術(shù)設備。采用先進(jìn)的現代化技術(shù)設備是實(shí)現科技檔案現代的必要條件。如上文所言的對各種載體科技檔案的管理和在管理過(guò)程中計算機的使用都要求我們采用先進(jìn)的包括計算機和數據庫服務(wù)器在內設備，以適應現代化檔案管理的需要�，F代化檔案管理的要求之一就是在科技檔案的保管工作中采用了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設備，使檔案處于可靠的安全的狀態(tài)中，這要求我們采用先進(jìn)的庫房維護設備。同時(shí)還有加強網(wǎng)絡(luò )建設。我們正處在網(wǎng)絡(luò )時(shí)代，全球信息高速公路建設和信息化步伐日新月異，以前所未有的速度發(fā)展。我們的現代化檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)一步加強單位的網(wǎng)絡(luò )建設，暢通信息渠道。檔案管理的最終目的是為了提供利用，為城市的發(fā)展、人民的生活提供更多的便利，因此，加強網(wǎng)絡(luò )建設，對提高檔案管理工作的整體性和系統性有很大的促進(jìn)作用。
科技檔案管理現代化是國家建設和檔案工作發(fā)展的需要，是我國檔案工作者和廣大利用者的共同理想，是歷史發(fā)展的必然趨勢。相信隨著(zhù)科技的發(fā)展和進(jìn)步，經(jīng)過(guò)千千萬(wàn)萬(wàn)檔案工作者的不懈努力，現代化的檔案管理工作一定會(huì )在更高、更廣、更深的領(lǐng)域得到發(fā)展，為國民經(jīng)濟的發(fā)展做出更大的貢獻。
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