物業(yè)公司法律管理制度

　　在現在的社會(huì )生活中，制度起到的作用越來(lái)越大，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？以下是小編收集整理的物業(yè)公司法律管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　第一章總則

　　第一條為加強和完善公司法律事務(wù)管理,建立健全公司法律事務(wù)管理體系,更好地發(fā)揮法律保障和服務(wù)作用,根據國家有關(guān)法律、法規及《招商局蛇口工業(yè)區有限公司法律事務(wù)管理規定(試行)》,充分考慮物業(yè)管理行業(yè)特點(diǎn),結合公司總部和各屬下公司實(shí)際,特制定本細則。

　　第二條法律事務(wù)工作以維護公司利益,防范法律風(fēng)險和解決經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中遇到的法律問(wèn)題為基本任務(wù)。

　　第三條法律事務(wù)工作在蛇口工業(yè)區和蛇口控股股份公司監督指導下,按照分級與授權的原則,建立以法律事務(wù)管理制度為基礎,以公司總部企業(yè)管理與培訓部和各屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員為紐帶,以外聘常年法律顧問(wèn)和律師為社會(huì )資源支持的法律事務(wù)管理體系。

　　第二章職責范圍

　　第四條法律事務(wù)工作分兩級管理,公司總部的法律事務(wù)歸口企業(yè)管理與培訓部管理,各屬下公司指定一名法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員。

　　第五條公司總部企業(yè)管理與培訓部的職責如下:

　　1、負責建立和完善招商局物業(yè)系統法律事務(wù)管理制度;

　　2、負責公司總部和指導各屬下公司的行政復議、聽(tīng)證、訴訟、仲裁事務(wù);

　　3、協(xié)助參與重大的對外商務(wù)談判;

　　4、根據總部、各屬下公司、行業(yè)協(xié)會(huì )的要求,為法律方面的事項提供法律意見(jiàn);

　　5、起草總部對外投資、合作、股權轉讓和資產(chǎn)處置有關(guān)的合同、章程、股東會(huì )和董事會(huì )決議等法律文件;審查各屬下公司上述文件,并存檔備案;

　　6、接受蛇口工業(yè)區和蛇口控股股份公司法律事務(wù)管理的監督、指導,按上級單位要求上報案件進(jìn)展情況和結案報告;對各屬下公司法律事務(wù)監督、檢查、指導和考核;

　　7、建立招商局物業(yè)系統'外聘律師備選名錄',指導、審查各屬下公司外聘法律顧問(wèn)和律師事務(wù);

　　8、配合培訓經(jīng)理組織各屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員的法律常識、證據收集保存和業(yè)務(wù)的培訓;

　　9、建立物業(yè)管理法規規章、案例資料庫;

　　10、辦理公司領(lǐng)導交辦的其它法律事務(wù)。

　　第六條各屬下公司法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員的職責如下:

　　1、負責各屬下公司與總部法律事務(wù)工作的聯(lián)系和溝通,按時(shí)報送法律事務(wù)工作總結;

　　2、負責各屬下公司與外聘法律顧問(wèn)和個(gè)案律師的對口聯(lián)系;

　　3、負責各屬下公司重大法律事項、案件進(jìn)展情況和結案報告的報告;

　　4、負責各屬下公司法律事務(wù)的管理,督促各管理中心(管理處)執行公司法律事務(wù)管理細則的規定;

　　5、負責組織各屬下公司二、三級培訓中的法律常識、證據收集保存和業(yè)務(wù)的培訓;

　　6、負責各屬下公司合同的管理,建立合同檔案;

　　7、負責收集本地的物業(yè)管理行業(yè)的法規規章、正在使用的合同、業(yè)主公約、業(yè)主委員會(huì )章程文本以及在物業(yè)管理實(shí)際操作中成功與失敗的典型案例,并上報總部企業(yè)管理與培訓部。

　　第三章日常法律事務(wù)的管理

　　第七條公司總部根據各屬下公司業(yè)務(wù)和工作需要簽發(fā)《授權書(shū)》,授予各屬下公司簽署經(jīng)濟合同、勞動(dòng)合同、在銀行開(kāi)立帳戶(hù)等法律事務(wù)的權限,期限一年。各屬下公司在權限內行使職權。

　　第八條公司總部與各屬下公司主要印章如行政公章、合同專(zhuān)用章和財務(wù)專(zhuān)用章等,對外代表企業(yè),須嚴格其使用管理。::部門(mén)印章只在業(yè)務(wù)和內部往來(lái)中使用,不具有對外效力。

　　各屬下公司應制定嚴格的印章管理使用制度。

　　第九條各屬下公司加強空白法律文件如空白合同(特別是格式合同)、法定代表人身份證明書(shū)、授權委托書(shū)的管理。授權委托書(shū)應由各屬下公司的法定代表人簽字,并加蓋公司公章。

　　第十條各屬下公司應將法律事務(wù)工作納入年度工作總結內容。各

　　屬下公司聘請常年法律顧問(wèn)的,可要求律師提交年度顧問(wèn)工作清單。

　　第十一條依照分級管理原則,對各屬下公司日常法律事務(wù)管理分為三級:

　　1、重大法律事項應報總部批準:

　　(1)超出本細則第七條各屬下公司《授權書(shū)》權限的法律事務(wù);

　　(2)各屬下公司需主動(dòng)發(fā)出《法律意見(jiàn)書(shū)》《律師函》《公司函》或在媒體發(fā)布聲明、啟示等法律文書(shū)的,涉及金額在10萬(wàn)元以上的,應在發(fā)出3日前報總部批準;接到對方上述法律文書(shū)的,應在3日內向總部匯報。

　　2、一般法律事項應報總部知會(huì )備案:

　　(1)在本細則第七條各屬下公司《授權書(shū)》權限范圍內,但案件性質(zhì)、損失嚴重、影響突出的法律事務(wù);

　　(2)各屬下公司需主動(dòng)發(fā)出《法律意見(jiàn)書(shū)》《律師函》《公司函》或在媒體發(fā)布聲明、啟示等法律文書(shū)的.,涉及金額在10萬(wàn)元以下的,應在發(fā)出3日前報總部知會(huì )備案;

　　3、本細則第七條各屬下公司《授權書(shū)》權限范圍內的可以自行處理。

　　第四章合同管理

　　第十二條公司總部和各屬下公司合同的談判、簽訂、履行、解除、終止都必須按照《中華人民共和國合同法》和物業(yè)管理法規規章執行。

　　第十三條本細則所指的合同'包括:

　　1、合資合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)合同、企業(yè)章程;

　　2、股權轉讓協(xié)議;

　　3、借款合同、擔保合同;

　　4、物業(yè)管理委托合同(外委)、物業(yè)管理顧問(wèn)合同;

　　5、電梯、空調等機電設備維修養護合同、清潔綠化等外包合同;

　　6、其他合同。

　　第十四條合同審批權限:

　　1、公司總部和各屬下公司產(chǎn)權整合、股權轉讓、借款和擔保和對外投資新設公司事務(wù)由總部統一管理,各合同由總部審批。

　　各屬下公司新拓展項目的外委和顧問(wèn)物業(yè)服務(wù)合同均報總部批準。

　　2、各屬下公司預算范圍內其它經(jīng)濟合同審批權限:

　　(1)北京公司:金額不超過(guò)20萬(wàn)元,期限1年;

　　(2)上海公司:金額不超過(guò)20萬(wàn)元,期限1年;

　　(3)西安公司:金額不超過(guò)5萬(wàn)元,期限1年;

　　(4)武漢公司:金額不超過(guò)10萬(wàn)元,期限1年;

　　(5)南京公司:金額不超過(guò)10萬(wàn)元,期限1年;

　　(6)深圳公司:金額不超過(guò)20萬(wàn)元,期限1年。

　　超過(guò)上述金額和期限的合同需報公司總部批準。

　　各屬下公司上述權限由法定代表人按本細則第七條簽發(fā)的《授權書(shū)》確認。

　　第十五條合同的談判、審批、簽定、履行、解除、終止的全過(guò)程,常年法律顧問(wèn)或律師均可根據實(shí)際需要介入。常年法律顧問(wèn)或律師應在公司總部和各屬下公司對外合同簽定前出具《律師合同審查意見(jiàn)書(shū)》。

　　第十六條合同簽定程序:

　　1、合同的談判:新設公司的投資項目談判由總部領(lǐng)導、發(fā)展策劃部、企業(yè)管理與培訓部、項目所在地人員共同組成談判小組進(jìn)行;不設公司的投資項目談判由發(fā)展策劃部和各屬下公司組成談判小組進(jìn)行;其他合同由各屬下公司二人以上相關(guān)人員進(jìn)行。

　　2、需報總部審批的合同按本細則的審批權限、《合同審批單》和《合同審批流程》進(jìn)行。各屬下公司應建立公司內合同審批制度。

　　3、合同的簽定:需經(jīng)總部批準的合同原則上要求由法定代表人簽署,并加蓋公章;其他合同由各屬下公司根據本細則第七條《授權書(shū)》的職權簽署,并加蓋公章。

　　第十七條合同談判與簽定時(shí)應注意以下幾項重點(diǎn)審查內容:

　　1、簽約對方的主體資格:營(yíng)業(yè)執照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、注冊資本等;在與業(yè)主委員會(huì )簽訂物業(yè)服務(wù)合同時(shí),應注意業(yè)主委員會(huì )是否經(jīng)當地主管部門(mén)的登記,是否取得業(yè)主大會(huì )的決議同意。

　　2、授權委托書(shū):受托人及身份證

　　復印件、受托事項及權限、有效期等。

　　3、簽約對方的履約能力:有無(wú)違約記錄、銀行信譽(yù)、股東背景等;對電梯維護養護等分包合同,應從合格分包方中選取。

　　4、合同條款的完備和嚴謹,特別是對于違約責任的約定應明確合理,經(jīng)辦人應充分估計違約風(fēng)險。建議在合同中約定仲裁條款。

　　第十八條合同應采用書(shū)面形式,建設部、工商行政管理局和各所在地有示范文本的應使用該范本,沒(méi)有的應使用公司范本。::采取電子數據交換和e-mail形式的,應特別注意保存,須打印存檔。各屬下公司應指定一個(gè)特定系統接收數據電文,并要求簽訂確認書(shū)。

　　第十九條總部及各屬下公司經(jīng)辦人應本著(zhù)'認真負責'的態(tài)度保證合同的履行,注意保存雙方往來(lái)文件、函件和數據電文。發(fā)生可能中止履行、履行不能,或合同變更、解除或終止等情形時(shí),應及時(shí)向法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員和主管領(lǐng)導匯報。

　　第二十條因執行合同需申請資金支付或調動(dòng)的,應由經(jīng)辦人向財務(wù)部出示合同副本,經(jīng)核對無(wú)誤后方可辦理。合同履行與條款不一致時(shí),應及時(shí)向法律事務(wù)聯(lián)絡(luò )員和主管領(lǐng)導報告。

　　財務(wù)部發(fā)現合同的付款嚴重與合同條款不符時(shí)應及時(shí)向總經(jīng)理和總部企業(yè)管理與培訓部匯報。

　　第二十一條屬下公司應建立合同檔案制度,將合同正本(至少一份)、《合同審批單》和《律師合同審查意見(jiàn)書(shū)》原件存檔。由總部批準的合同,上述文件的復印件一份由總部備案。

　　第五章外聘律師管理

　　第二十二條公司總部將選擇幾家律師事務(wù)所作為長(cháng)期合作伙伴,建立'外聘律師備選名錄'�？偛科髽I(yè)管理與培訓部應加強和各地律師協(xié)會(huì )的聯(lián)系,及時(shí)掌握律師的業(yè)績(jì)、執業(yè)紀律和執業(yè)道德情況,充分了解律師執業(yè)背景資料,對律師的滿(mǎn)意度進(jìn)行評價(jià)。

　　第二十三條公司根據各屬下公司業(yè)務(wù)量、所在地物業(yè)管理和律師行業(yè)發(fā)展水平,實(shí)行外聘律師的層級管理:

　　1、北京、上海、深圳公司應選擇當地行業(yè)內的兩至三家知名律師事務(wù)所,征詢(xún)后擇優(yōu)聘請知名律師,根據業(yè)務(wù)量和律師實(shí)際協(xié)商確定費用;

　　2、武漢、南京公司按往年慣例和業(yè)務(wù)量聘請律師;

　　3、西安公司外聘律師由總部監管、指導聘用。

　　第二十四條各屬下公司工作需要常年法律顧問(wèn)時(shí),原則上由各屬下公司自行聘請,但應由律師出具法律意見(jiàn)書(shū),并將《聘請常年法律顧問(wèn)合同書(shū)》(明確工作任務(wù)、工作方式、合同期限、費用和法律責任)、律師事務(wù)所簡(jiǎn)介、律師簡(jiǎn)介等背景材料報總部審批。

　　第二十五條各屬下公司根據工作需要,可以聘請項目律師或個(gè)案代理律師。項目律師指為特定項目臨時(shí)聘請的律師,一般是非訟代理,一事一聘,采用固定金額制。個(gè)案代理律師指訴訟仲裁代理的律師,費用可根據糾紛情況采取固定費率制、風(fēng)險費率制或其他方式。采用固定費率制的,應分期支付,且在結案后支付的律師費應不少于總額的30%。采用風(fēng)險費率的,不得超過(guò)勝訴金額的30%,一般不再支付差旅費等辦案費,且律師費須在結案后支付。

　　第六章特別法律事務(wù)管理

　　第二十六條本章所稱(chēng)的特別法律事務(wù)是指人民法院(仲裁機構)、當事人及其他參與人為解決案件所進(jìn)行的全部活動(dòng)的訴訟仲裁事務(wù),行政復議、行政處罰聽(tīng)證等特別事務(wù)。

　　第二十七條公司總部企業(yè)管理與培訓部是公司特別法律事務(wù)的歸口管理部門(mén)。各屬下公司在訴訟仲裁事務(wù)上接受總部企業(yè)管理與培訓部的業(yè)務(wù)指導和監管。

　　第二十八條各屬下公司主動(dòng)提起起訴、仲裁的:

　　1、應做好起訴前準備,收集整理各種有利和不利的證據;

　　2、在起訴前10日內,向總部提出書(shū)面報告,擬聘律師及

　　其法律意見(jiàn)書(shū)和起訴書(shū)(申請書(shū));

　　3、總部征詢(xún)律師意見(jiàn)后決定,并書(shū)面回復。

　　第二十九條各屬下公司接到對方律師起訴前的《律師函》,或接到法院或仲裁機構《應訴通知書(shū)》的,根據案件性質(zhì)、可能損失和危機程度實(shí)行分級管理:

　　1、屬于解除物業(yè)管理服務(wù)合同(外委和顧問(wèn))糾紛性質(zhì)、或標的金額在10萬(wàn)元以上(西安公司5萬(wàn)元)、或已由媒體曝光的糾紛,必須在2日內口頭或電話(huà)報告總部,并在7日內書(shū)面報告,附擬聘律師及其法律意見(jiàn)書(shū)、答辯書(shū);

　　2、屬于一般民事合同糾紛、或標的金額在10萬(wàn)元以下(西安公司5萬(wàn)元)的糾紛,在7日內書(shū)面報告,附擬聘律師及其法律意見(jiàn)書(shū)、答辯書(shū)。

　　3、總部收到書(shū)面報告后5日內書(shū)面回復。

　　第三十條各屬下公司接到行政機關(guān)的《行政決定書(shū)》和《行政處罰決定書(shū)》等,必須在5日內上報總部,決定是否復議或者提起行政訴訟。

　　第三十一條各屬下公司接到行政機關(guān)的將被重大行政處罰的口頭或書(shū)面《聽(tīng)證告知書(shū)》,必須在次日報告總部,::決定是否聘請代理人,準備參加聽(tīng)證。

　　第三十二條各屬下公司根據總部的授權權限、案件性質(zhì)和危機程度將案件進(jìn)展情況上報:

　　1、屬于解除物業(yè)管理服務(wù)合同(外委和顧問(wèn))糾紛性質(zhì)、或標

　　的金額在10萬(wàn)元(西安公司5萬(wàn)元)以上、或需由總部決策的案件應根據需要,一事一報、一事一請示;

　　2、各屬下公司授權范圍內的其他案件,在每季度末最后一個(gè)工作日前知會(huì )公司總部,報企業(yè)管理與培訓部備案。

　　第三十三條案件處理完之后,各屬下公司應在15日內上交結案報告,內容包括糾紛的產(chǎn)生、爭議事項和金額、案件結果、總結分析,如有責任部門(mén)和責任人的應有處理意見(jiàn)。并附和解協(xié)議、調解書(shū)、裁定或判決等復印件。

　　第三十四條各屬下公司應建立特別法律事務(wù)的案件檔案,包括各種法律文書(shū)、證據、內部報告和批復。在總部對案件的結案報告批復后,由各屬下公司裝訂成冊歸檔。

　　第七章附則

　　第三十五條適用于除香港公司以外的公司總部和屬下公司。

　　第三十六條本細則由公司總部企業(yè)管理與培訓部解釋和修改。

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