如何成為一個(gè)優(yōu)秀的管理者
一、謹記“于、用、完、達”四字訣，清晰明確地下達工作指令
下達工作指令，是基層管理者最常用的“管理動(dòng)作”，要想讓工作指令得到有效的執行，首先必須讓對方明確要做什么、做到什么程度，也就是要說(shuō)明工作內容和標準要求。有一本書(shū)上寫(xiě)道：“指令下達人必須對指令有全面、準確的界定。其內容包括：指令的具體內涵是什么?為什么下達這一指令?指令的具體要求是什么?由誰(shuí)監督指令的實(shí)施?什么時(shí)候對指令的落實(shí)情況進(jìn)行檢查?在什么時(shí)間和什么地點(diǎn)驗收結果?對指令的實(shí)施有什么方向性的思路?”但是，看了這么多，你一定沒(méi)有記住應該怎么做?其實(shí)，只要簡(jiǎn)單的按照“于、用、完、達”四字訣去做，就可以清楚明白的下達工作指令了。
這個(gè)“于、用、完、達”四字訣，是從績(jì)效管理理論中演繹出來(lái)的通俗說(shuō)法，原來(lái)叫做“格里波特四分法”，即從時(shí)間、成本、數量、質(zhì)量四個(gè)方面去提煉崗位績(jì)效指標。被通俗的表達為“于、用、完、達”，就是“于什么時(shí)間期限，用多少成本資源，完成多少數額或數量，達成何種質(zhì)量標準”。也被借用來(lái)描述崗位職責。我們現在借用這四個(gè)字并稍作改造，來(lái)幫助清晰明確的下達工作指令。
我們嘗試用這個(gè)方法下達一條工作指令：
“請小郭在這個(gè)月15日下班之前，用《業(yè)務(wù)預算分解表》，編制完成我們部門(mén)的業(yè)務(wù)預算，要達到公司下達的預算編制辦法中規定的標準，做到一次報批通過(guò)。”
這里的“于”，就是一項工作的時(shí)間節點(diǎn)，必要時(shí)分解為開(kāi)始時(shí)間、中間階段“里程碑”時(shí)間節點(diǎn)和完成時(shí)間，有時(shí)也需要交代清楚工作地點(diǎn)。
這里的“用”，就是一項工作的方式、方法、工具、材料、依據、支持條件等等。
這里的“完”，就是具體完成什么任務(wù)。
這里的“達”，就是達到什么具體工作目標。
這樣的工作指令是不是就簡(jiǎn)明了?
二、運用“如果……就……”句式布置不確定性強的工作
有一些工作是需要根據不同情況做不同處理的，如果你只是簡(jiǎn)單的給一位員工下達了工作指令，這位員工很可能不知道在不同情況下如何處置而頻繁地向你請示。
譬如你讓員工小張去查問(wèn)公司一筆訂單是否到貨，你可能一會(huì )兒得到小張的回復“還沒(méi)有到貨”。你再次指示小張去聯(lián)系供應商那邊的老王，小張又向你請教老王聯(lián)系方式。小張終于聯(lián)系到上了老王，老王卻告訴小張這張訂單還有一些不太清楚的地方，小張再次把情況反饋給你。你又告訴小張去跟技術(shù)部李經(jīng)理溝通解決這個(gè)問(wèn)題……這樣你就不得不頻繁的過(guò)問(wèn)這一項工作，徒增你的工作量。
你也可以采取另一種方式，你給用OA給小張發(fā)一個(gè)工作指令郵件：
小張：請你于今天中午前查問(wèn)一下我們向中大公司訂的那批A02配件，看看是否到貨?如果已經(jīng)到貨，請你去聯(lián)系倉庫部門(mén)驗收入庫，并通知生產(chǎn)部門(mén)這批配件已經(jīng)到貨，可以到倉庫提取使用了。如果還沒(méi)有到貨，請聯(lián)系中大公司的老王，老王的辦公室電話(huà)是……手機號碼是……如果關(guān)于這批貨有什么技術(shù)性問(wèn)題，你直接與公司技術(shù)部李經(jīng)理溝通，請他提出處理意見(jiàn)，你幫他反饋給供應商接口人老王。這一批配件是生產(chǎn)部門(mén)急用的，如果再有我沒(méi)有想到情況，請及時(shí)向我反饋。請下班前將你處理這件事情的結果通報我。
你花5分鐘給小張寫(xiě)完這份郵件，接下來(lái)就沒(méi)你什么事了，你可以自由地安排自己的工作日程，不用總是惦記著(zhù)這件事。
三、給周期性工作排“課程表”，讓時(shí)鐘替你下達工作指令
有一位叫做魏書(shū)生的初中教師，他擔任一所實(shí)驗中學(xué)校長(cháng)與書(shū)記，兼任兩個(gè)班的班主任，承擔兩個(gè)班的語(yǔ)文教學(xué)工作，一年還要平均外出開(kāi)會(huì )達4個(gè)月之久，卻從不請人代上一節課。魏書(shū)生這么多工作是怎么完成的?
其實(shí)他的訣竅很簡(jiǎn)單，就是充分利用學(xué)校里常見(jiàn)的“課程表”來(lái)替他“布置工作”。
魏書(shū)生發(fā)現，大部分工作跟課程一樣，總是周期性重復的，完全可以為這些工作排出一個(gè)“課程表”。譬如每個(gè)班級都要定期調整學(xué)生的'座位，魏書(shū)生就把調整座位納入班級工作“課程表”中，規定每過(guò)幾周周一早上第一堂課上課之前調整全班的座位。有一天魏書(shū)生去給自己擔任班主任的班級上語(yǔ)文課，他站到講臺上，班長(cháng)喊起立之后，所有的同學(xué)都抬起自己的課桌，有次序的從教室的前門(mén)出去，再從后門(mén)進(jìn)來(lái)，幾分鐘后，同學(xué)們已經(jīng)在新位置上坐下來(lái)聽(tīng)課了。魏書(shū)生這才想起來(lái)，是調整學(xué)生座位的時(shí)間到了。
大家看，魏書(shū)生提前做好了“功課”，規定了調整學(xué)生座位這個(gè)活動(dòng)的時(shí)間節點(diǎn)、規則，并且讓學(xué)生熟練掌握，他自己反而可以“忘記”了。對全校的工作魏書(shū)生也是這樣一項一項的編制“課程表”，例如春秋兩次學(xué)校運動(dòng)會(huì )，什么時(shí)間開(kāi)都是固定的，開(kāi)會(huì )之前什么時(shí)間做什么準備，誰(shuí)來(lái)做，也是確定好了的，他這個(gè)校長(cháng)是否在學(xué)校里，沒(méi)有任何影響。到了規定好開(kāi)運動(dòng)會(huì )的這一天，如果出現什么樣的天氣，運動(dòng)會(huì )就順延一天……魏書(shū)生的工作方法實(shí)際上是把前面的“于、用、完、達”法、“如果……就……”法都吸收進(jìn)來(lái)了，在此基礎上編制了一個(gè)工作“課程表”，時(shí)間就成為觸發(fā)某項工作的“發(fā)令官”。當魏書(shū)生把學(xué)校工作、班級工作、教學(xué)工作都進(jìn)行“課程表”化之后，就能夠在擔任多項職務(wù)的同時(shí)還有時(shí)間外出開(kāi)會(huì )、傳授自己的教學(xué)經(jīng)驗。
這辦法不難學(xué)吧?
四、運用“工作訂單”讓流程上的工作自動(dòng)進(jìn)行
還有一些工作屬于一個(gè)工作流程鏈條上的不同環(huán)節。這時(shí)候，上下游之間就是“供應商-客戶(hù)”的關(guān)系，因此可以模仿企業(yè)之間的訂單機制，建立上下游之間的工作訂單機制。
這是溫州一位叫朱先明的生產(chǎn)經(jīng)理創(chuàng )造的工作方法。他認為：
1.做好一件工作后，要主動(dòng)向“顧客”交付成果。只有當顧客(可能是上級、下級、相關(guān)部門(mén)、公司的客戶(hù))檢查驗收了你的工作，確認并接受了你的工作成果，才算盡到了責任。例如，機修部門(mén)修好了機器，就要向生產(chǎn)部門(mén)交接，經(jīng)過(guò)生產(chǎn)部門(mén)檢查驗收，才算盡到了責任。如果機修工沒(méi)有向生產(chǎn)部門(mén)交接，到了開(kāi)機時(shí)才發(fā)現問(wèn)題，導致停機，就是機修人員的責任。假如經(jīng)過(guò)交接驗收，生產(chǎn)部門(mén)沒(méi)有發(fā)現潛在的問(wèn)題導致停機，就是生產(chǎn)部門(mén)的責任。
2.向另一個(gè)部門(mén)、崗位“請求”一項工作成果，如同向供應商下了一個(gè)“訂單”，作為客戶(hù)，自己要完成“跟單”工作，要想盡一切辦法去確保自己“買(mǎi)到”合格的“產(chǎn)品”。不能因為責任是別人的，就高枕無(wú)憂(yōu)，必須確保得到的成果是自己需要的、質(zhì)量合格的、及時(shí)的，沒(méi)有能力獲得自己需要的成果，不關(guān)心“供應商”的成果交付時(shí)間、質(zhì)量，不認真進(jìn)行驗收，就沒(méi)有盡到作為“客戶(hù)”的責任。
3.每個(gè)部門(mén)和崗位必須對自己本職工作的結果負責。無(wú)論你的“供應商”給你造成了多大的困難，你的首先要想法設法克服困難，把你的工作做到位，讓你自己保質(zhì)、保量、按時(shí)交付工作成果，才算盡到了你的責任。這時(shí)候，才有資格追究“供應商”的責任，不能因為“供應商”失職你就可以不對自己的成果負責。
這樣一來(lái)管理者就輕松多了。
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