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職場(chǎng)策略：Super秘書(shū)的7大武器
專(zhuān)業(yè)秘書(shū)在我國發(fā)展的時(shí)間并不是很長(cháng)，但到目前為止，這個(gè)職業(yè)隊伍已經(jīng)相當龐大。據不完全統計，目前我國秘書(shū)從業(yè)人員約達2300萬(wàn)人。6月初，2004年上海首屆專(zhuān)業(yè)秘書(shū)研討會(huì )在浦東舉行，來(lái)自國內外的眾多專(zhuān)家參加了這次會(huì )議。對于國內秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展前景，一些專(zhuān)家指出，欲問(wèn)：秘書(shū)的天空有多高？先要回答：秘書(shū)的能耐有多大。
秘書(shū)：有時(shí)就是二把手
秘書(shū)(Secretary)一詞緣于拉丁文secretar-ius，意即“可靠的職員”。而現在秘書(shū)被冠以除“Secretary”以外的其它頭銜：OfficeCo-ordi-nators(辦公室協(xié)調員)、Confidential Secre-tary(機要秘書(shū))、Executive Secretary(執行秘書(shū))等等。在很多國家，高級秘書(shū)有時(shí)甚至就是公司里的二把手。
據介紹，在世界范圍內，從初等的職業(yè)地位開(kāi)始，秘書(shū)走過(guò)了很長(cháng)的發(fā)展道路。早期的秘書(shū)只是進(jìn)行聽(tīng)寫(xiě)工作的文書(shū)，寫(xiě)得一手好字；慢慢發(fā)展下來(lái)，隨著(zhù)教育程度的提高，秘書(shū)開(kāi)始承擔更多的職責，他們開(kāi)始撰寫(xiě)公函、規劃會(huì )議、與客戶(hù)溝通、培訓員工等等；而在最近10年間，秘書(shū)的變化更是天翻地覆，現代秘書(shū)要學(xué)會(huì )使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)及其它多種高級技能，在現代辦公室中扮演著(zhù)重要的“信息管理者”的角色。
扁平化時(shí)代：秘書(shū)更重要
在過(guò)去幾十年中，秘書(shū)們通過(guò)不斷增強他們的技能滿(mǎn)足不斷變化的工作需要，從而表現出專(zhuān)業(yè)程度，使得秘書(shū)職業(yè)地位不斷上升。有關(guān)人士預計，這種趨勢將一直持續下去。這主要緣于很多企業(yè)組織結構扁平化的趨勢。
Shirley Taylor女士從事秘書(shū)專(zhuān)業(yè)培訓多年、曾任英國倫敦工商會(huì )考試局(LCCIEB)首席考試官。她表示，隨著(zhù)大多數組織結構的扁平化發(fā)展，大多數辦公室職業(yè)人員將承擔更大范圍的職能，越來(lái)越多的職業(yè)人員將需要協(xié)助更多的管理職能。然而，這并不是說(shuō)一些高級職位的人員不再需要其他人來(lái)協(xié)助他們的生活和工作了。如果缺少秘書(shū)，許多成功的執行官可能就無(wú)法完成工作了，因為，秘書(shū)會(huì )告訴老板“今天你要做這個(gè)”、“這個(gè)可以明天處理”、“別忘了打電話(huà)給某人”……曾任美林證券集團亞太區行政副總裁的何冰儀女士表示，在老板無(wú)法顧及時(shí)，秘書(shū)往往是老板的形象代言人，將事情處理妥帖。
當然，他們必須要時(shí)刻保持領(lǐng)先的職業(yè)技能，而不是辦公室的冗員，以免成為扁平化的淘汰對象。
中國秘書(shū)：未達國際標準
1998年5月，國家勞動(dòng)部(現勞動(dòng)和社會(huì )保障部)在其頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標準》一書(shū)上將“秘書(shū)”概念定義為：專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導決策及實(shí)施服務(wù)的人員。
但在這次研討會(huì )上，很多國際人士不約而同指出，中國秘書(shū)距離國際標準差距不小。
曾在英國獲得“Super Secretary”頭銜的Shirley Taylor發(fā)現，在中國，秘書(shū)并不是一個(gè)受尊敬的職業(yè)；同時(shí)，秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)訓練不夠完善，一些人只要會(huì )打字、會(huì )使用電腦、復印機就可以做秘書(shū)了，根本談不上專(zhuān)業(yè)性。
馬來(lái)西亞跨勢集團創(chuàng )辦者施國忠先生指出，中國秘書(shū)的薪資待遇不如人意，地位有待提高，但要實(shí)現這個(gè)過(guò)程，中國秘書(shū)的職業(yè)水平需要很大提升。
據他觀(guān)察，在很多情況下，中國秘書(shū)不夠自信，他們自覺(jué)地把自己定位在一個(gè)“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會(huì )主動(dòng)提前解決問(wèn)題，這顯然不符合高薪水的要求。中國秘書(shū)的現狀主要還是來(lái)自大多數秘書(shū)的表現，“你具備什么樣的能力，才能得到什么樣的回報”。
Super秘書(shū)的7種武器
如何在不斷變化的工作環(huán)境中保持領(lǐng)先地位？如何成為一名Super Secretary?國際行政管理職業(yè)人員協(xié)會(huì )(IAAP)給從業(yè)者提供了7個(gè)訣竅：
1.成為計算機專(zhuān)家展示運用辦公室管理軟件的熟練技能，這些軟件通常包括文字處理、電子表格、數據庫和日程安排軟件；學(xué)習瀏覽萬(wàn)維網(wǎng)收集信息以滿(mǎn)足公司目標或滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，成為老板的“網(wǎng)絡(luò )能手”或是“網(wǎng)絡(luò )內容提供者”。
2.積極深造參加商業(yè)/業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓和研討會(huì )，或者繼續大學(xué)學(xué)位的深造；不斷提高寫(xiě)作和口頭交流技能。
3.學(xué)習如何規劃會(huì )議積極妥善地組織會(huì )議，使會(huì )議從房間、場(chǎng)地選擇、會(huì )議安排和視聽(tīng)設備各方面都能適合與會(huì )者的需要；了解音頻或視頻會(huì )議的召開(kāi)方式；熟練地掌握演示稿軟件，比如PPT文件。
4.成為好老師和領(lǐng)導者如果有機會(huì )培訓和管理其他員工，要抓緊這樣的機會(huì )。
5.成為工作場(chǎng)所中的溝通者客戶(hù)和供應商經(jīng)常根據公司行政管理支持員工的素質(zhì)和效率來(lái)判定公司的好壞，客戶(hù)服務(wù)技能特重要，另外，交際技能(應答、外交、談判)同樣十分重要。
6.成為熟練的組織者和“信息管理員”利用計算機數據和辦公室書(shū)面記錄為經(jīng)理們提供所需的信息，在進(jìn)程中，配合他們的項目管理工作。
7.參與選擇和維護辦公室設備熟悉各種辦公室設備，并判斷哪些最適合組織，尋找最適當的供應商；學(xué)習監督設備采購，評估辦公室供應需求并安排維護。
來(lái)源：MINI女性網(wǎng)
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