職場(chǎng)秘書(shū)工作禮儀
秘書(shū)在一天中，主要通過(guò)郵件和電話(huà)來(lái)幫老板溝通安排日程。每天，從客戶(hù)、內部團隊、公司PR、行政各處傳來(lái)的關(guān)于會(huì )議邀請、事務(wù)進(jìn)展、辦公室消息等郵件總有一百多封，怎樣處理這些郵件呢?Samantha教給了我們如下郵件禮儀：
如果某人：
為你做了某事——確認并簡(jiǎn)略感謝;
請你做某事——確定優(yōu)先程度，讓對方知道你會(huì )馬上著(zhù)手，立即將此事放到任務(wù)列表上并設置鬧鐘提醒，給自己留出足夠的時(shí)間;
請你做的事你沒(méi)有做到——如果因為客觀(guān)原因確實(shí)無(wú)法完成，讓別人知道為什么，這個(gè)原因應該是有一定分量的，不要涉及無(wú)意義的細節。
如果你：
想請別人回復你的郵件——為郵件留下開(kāi)放性結尾。比如提出疑問(wèn)或者列出幾個(gè)選擇，永遠不要匯報，而要詢(xún)問(wèn)意見(jiàn)，落款寫(xiě)上“Would you please advise if all the above are ok for you?”如果你寫(xiě)“以上是我要說(shuō)的事情”，那按照邏輯，別人只會(huì )想，“哦，那是你要說(shuō)的事情唄!”
為別人做了某事——確認此事已經(jīng)圓滿(mǎn)完成，并詢(xún)問(wèn)是否對方還需要其他幫助;
請別人做某事——那么如果你需要別人的回復才能進(jìn)行下一步的工作，給自己留出預計需要回復的時(shí)間，在此基礎上設置一個(gè)提醒并抄送給那個(gè)人，而不是在整件工作的'最后期限設置提醒。
正在為別人做某事——用簡(jiǎn)短的郵件讓別人了解事情的每一步進(jìn)展，感覺(jué)到你對他們的尊重，即使最后任務(wù)沒(méi)有完成，別人也可以看到你努力的過(guò)程。
想表現出主動(dòng)性——總是早一步為對方可能沒(méi)有預想到的事情做好準備，比如為不同地區的人組織會(huì )議或電話(huà)時(shí)，總是提醒他們注意時(shí)區或直接在郵件中列明該事件在不同時(shí)區的時(shí)間。
此外，Samantha還建議我們記住一些小訣竅以避免陷入郵件的海洋，比如不要同時(shí)處理多封郵件，回復或瀏覽完一封郵件再打開(kāi)下一封，這樣在團隊成員相似而項目不同時(shí)，可以有效避免混淆;為一些特定的發(fā)件人，比如老板設置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發(fā)現并首先處理他們的郵件。
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