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電話(huà)職場(chǎng)禮儀常識和注意事項
電話(huà)職場(chǎng)禮儀常識和注意事項1
1.在電話(huà)鈴響三聲之內接起電話(huà)，不要故意延遲，提起聽(tīng)筒后，不要和周?chē)碎e聊。
電話(huà)鈴響3遍之前就應接聽(tīng)，3遍后就應道歉：對不起，讓你久等了。如果受話(huà)人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽(tīng)，代接的人應妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話(huà)，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽(tīng)電話(huà)會(huì )給對方留下好印象，讓對方覺(jué)得自己被看重。
2.左手拿聽(tīng)筒、右手拿筆
辦公室接聽(tīng)電話(huà)不想個(gè)人接聽(tīng)電話(huà)那么隨意，在對方打過(guò)來(lái)電話(huà)的時(shí)候必須要做文字記錄。
3.第一時(shí)間說(shuō)出公司或者部門(mén)名稱(chēng)
在電話(huà)接通以后，主動(dòng)向對方禮貌問(wèn)好，并第一時(shí)間報出本公司或者部門(mén)的名稱(chēng)。例如：您好、這里是眾卓企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司。
4.對方基本信息了解
確認對方的基本信息，包括對方公司、個(gè)人姓名、身份等。只有問(wèn)清楚基本情況自己的工作才能順利進(jìn)展，如果沒(méi)有問(wèn)清楚來(lái)電者的身份，在轉接過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)就很難解決 了，不但浪費時(shí)間而且還會(huì )影響到工作進(jìn)展。
5.詳細了解來(lái)電目的
了解清楚基本的來(lái)電者信息之后，就要對來(lái)電的目的做詳細的了解，以便對該電話(huà)采取合適的解決方式。包括要問(wèn)到：對方來(lái)電找誰(shuí)?對方的事情是否可以代為轉告?是否一定要找直接人接聽(tīng)?一般性的廣告電話(huà)在問(wèn)清楚之后就可以直
接回絕，如果是公司有用的廣告電話(huà)就可以記錄，待需要的時(shí)候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽(tīng)電話(huà)。
6.確認來(lái)電主要內容
在電話(huà)結束之前一定要和對方確認一次來(lái)電的主要內容，做到準確到位，防止記錄錯誤或者少記。如果是見(jiàn)面會(huì )晤，那就要對會(huì )面的時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等各方面相關(guān)的信息核實(shí)清楚。
隨時(shí)牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指①When何時(shí)②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥How如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà)和接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5W1H技巧。
7.禮貌道謝
電話(huà)結束一定要對對方進(jìn)行禮貌的道謝，這也是基本的電話(huà)禮儀。來(lái)電者是客人，一定要尊重客人，千萬(wàn)不要表現出一種眼中無(wú)人的感覺(jué)。
8.讓來(lái)電者先掛電話(huà)
不管是客戶(hù)或者是找公司相關(guān)人的間接客戶(hù)都要等著(zhù)對方掛斷電話(huà)之后再掛電話(huà)，不可啪的一下扔回原處，這極不禮貌。
如果這邊快速的掛斷電話(huà)，會(huì )讓來(lái)電者感覺(jué)這邊的人對他很不耐煩，會(huì )讓對方心里不舒服的。所以在接聽(tīng)一個(gè)電話(huà)即將結束時(shí)，應該禮貌的請客戶(hù)先掛電話(huà)，這樣才算是一個(gè)完美的.接聽(tīng)電話(huà)的結束。
電話(huà)職場(chǎng)禮儀常識和注意事項2
一、要選擇對方方便的時(shí)間
1.不論與他人有多熟，也最好不要在別人體息時(shí)打電話(huà)，比如用餐時(shí)間、午休時(shí)間，尤其是晚上的睡覺(jué)時(shí)間，省的人習慣早睡，所以不要太晚打電話(huà)、早上七點(diǎn)之前也不宜打擾。
2.如果是公事.也盡量木要占用他人的時(shí)間，尤其是節假日時(shí)可。
3.如果個(gè)是公家，也力求避免在對方的通話(huà)高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)間內打電話(huà)。
4.為避免影響他人的休息，在打電話(huà)前應力求搞清各地區時(shí)差以及各國工作時(shí)間的差異，盡力不要在休息日打電話(huà)談生意。即使客戶(hù)已將家中的電話(huà)號碼告訴你，也盡量不要往客戶(hù)家里打電話(huà)。
二、要長(cháng)話(huà)短說(shuō)
打電話(huà)時(shí)要力求遵守“三分鐘原則”。所謂“三分鐘原則”是指：打電話(huà)時(shí)，撥打者應自覺(jué)地、有意以地將每次通話(huà)時(shí)間控制在三分鐘內，盡量不要超過(guò)這個(gè)限定。此外，在通話(huà)時(shí)，其基本要求應為：以短為體，寧短勿長(cháng)，不是十分重要、緊急、繁瑣的事務(wù)一般不宜通話(huà)時(shí)間過(guò)長(cháng)。
三、規范內容
1.允分做好通話(huà)前的淮各c在通話(huà)之前，最好把對力的姓名、電話(huà)號碼、通話(huà)要點(diǎn)等內容列出一張清單。這樣做可以避免通話(huà)者在談話(huà)時(shí)出現現說(shuō)現想、缺少條理的問(wèn)題。
2.說(shuō)話(huà)時(shí)要簡(jiǎn)明扼要。如果電話(huà)接通后，除了首先問(wèn)候對方外，要記得自報單位、職務(wù)和姓名。如果請人轉接電話(huà)時(shí)，一定要向對方致謝。電話(huà)中講話(huà)中一定要務(wù)實(shí)，不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧后，就應直奔主題。
3.說(shuō)話(huà)要話(huà)可而止。打電話(huà)時(shí)，如果要說(shuō)的話(huà)已經(jīng)說(shuō)完，就應該果斷地終止通話(huà)話(huà)講完后、仍然反復鋪陳、絮叨、否則，會(huì )讓對方覺(jué)得你做事拖拉，缺少素養。
四、避免做電話(huà)機器
我們打電話(huà)的目的是為了彼此的交流和溝通，以拉近彼此的距離.而電話(huà)本身是沒(méi)釘任何感情色彩的;所以，在打電話(huà)時(shí)，一定要給電話(huà)賦予感情色彩.達到使對方“聞其聲如見(jiàn)其人”的效果，妥達到這樣的效果，就應做到以下幾點(diǎn)：
1.力求避免感情機械化。右些人會(huì )錯誤地認為電話(huà)只是傳達聲音的工具.只要把聲音化給對方就可以了。所以，打電話(huà)時(shí)，只是在發(fā)出聲音，并不在意自己說(shuō)活的音調。
正因為列方不可能從電話(huà)中看見(jiàn)我們具體在做什么。因此，許多人在打電話(huà)時(shí)表情往往是機械且沒(méi)活力的。所以，對方從電話(huà)中聽(tīng)到的聲音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
這就要求打電話(huà)者，在拿起電話(huà)機時(shí)，要用你自己的聲調表達出微笑和友誼。對方不能從電話(huà)中看見(jiàn)你的表情，所以你說(shuō)話(huà)的聲調就要負起說(shuō)話(huà)時(shí)的全部責任。打電話(huà)時(shí)，你的聲音要時(shí)刻充滿(mǎn)笑意，比平時(shí)自己高興時(shí)還要多的笑意。
2.注意語(yǔ)調與語(yǔ)速。因為聲音通過(guò)電話(huà)后音調會(huì )有一點(diǎn)改變。所以，在電話(huà)里語(yǔ)速要適中中，音量也適中。此外，嘴要對著(zhù)話(huà)筒，一個(gè)字一個(gè)字地說(shuō)，咬字要清楚;特別是說(shuō)話(huà)者在說(shuō)到數日、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等數字內容時(shí)，一定要和對方確認好。
五、語(yǔ)言文明
(1)在對力拿起點(diǎn)話(huà)的時(shí)候，首先要向接電話(huà)的人熱情地問(wèn)：“您好!”然后再談其他，不能一上來(lái)就“喂”，或是開(kāi)口就說(shuō)事情，讓對方感到莫么其妙。
(2)在問(wèn)候對方后，要自報家門(mén)，以便讓接電話(huà)的人明白白是誰(shuí)打來(lái)的電話(huà)。
(3)終止通話(huà)，放下話(huà)筒前，要均對方說(shuō)“再見(jiàn)”;如果少了這句禮貌用語(yǔ)會(huì )感覺(jué)通話(huà)終止得有些突然，讓人難以接受。
電話(huà)職場(chǎng)禮儀常識和注意事項3
一、通過(guò)電話(huà)進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)要注意以下幾點(diǎn)：
(一)重要的第一聲
當我們打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì )很愉快，使雙方對話(huà)能順利展開(kāi)，對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì )給對方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：你好，這里是_公司。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會(huì )有好印象。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應有我代表單位形象的 意識。
(二)要有喜悅的心情
打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調中也會(huì )被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì )影響聲音的變化， 所以即使在電話(huà)中，也要抱著(zhù)對方看著(zhù)我的心態(tài)去應對。
(三)清晰明朗的聲音
打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽(tīng)得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著(zhù)腰躺在椅子上，對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準確的接聽(tīng)
現代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應準確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約 3秒種，若長(cháng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時(shí)心里會(huì )十分急躁，你的 單位會(huì )給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有 其他人，我們應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應該擁有的，這樣的習慣是每個(gè)辦公室工作人員都應該養成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應該先向對方道歉，若電話(huà)響了許久，接起電話(huà)只是喂了一聲，對方會(huì ) 十分不滿(mǎn)，會(huì )給對方留下惡劣的印象。
(五)認真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時(shí) ②Who何人 ③Where何地 ④What何事 ⑤Why為什么 ⑥HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5W和1H的技巧。
(六)了解來(lái)電話(huà)的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可 敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說(shuō)不在就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要 盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應認真記錄下來(lái)，委婉地探求對方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。
(七)掛電話(huà)前的禮貌
要結束電話(huà)交談時(shí)，一般應當由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說(shuō)一聲再見(jiàn)，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。 隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話(huà)的普及率越來(lái)越高，人離不開(kāi)電話(huà)，每天要接、打大量的電話(huà)�？雌饋�(lái)打電話(huà)很容易，對著(zhù)話(huà)筒同對方交談，覺(jué)得和當面交談一樣簡(jiǎn)單，其實(shí)不然，打電話(huà)大有講究，可以說(shuō)是一門(mén)學(xué)問(wèn)、 一門(mén)藝術(shù)。
二、使工作順利的電話(huà)術(shù)
(一)遲到、請假由自己打電話(huà);
(二)外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應告知去處及電話(huà);
(四)延誤拜訪(fǎng)時(shí)間應事先與對方聯(lián)絡(luò );
(五)用傳真機傳送文件后，以電話(huà)聯(lián)絡(luò );
(六)同事家中電話(huà)不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話(huà)應注意 一般借用別家單位電話(huà)，一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況，非得長(cháng)時(shí)間接 打電話(huà)時(shí)，應先征求對方的同意和諒解。
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