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OA辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)實(shí)現辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現數字化辦公，可以?xún)?yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性 。下面一起去看看OA辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)點(diǎn)有哪些吧！
一、OA的“顯見(jiàn)”好處
OA辦公管理系統，可以幫助中小企業(yè)建立一個(gè)統一、整合的辦公管理平臺，規范員工的日常工作習慣、提高執行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統一，權責更分明�！�
可實(shí)現異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺(jué)是在一個(gè)辦公室辦公。
提高工作效率，縮短工作時(shí)間。拋棄了原始的拿著(zhù)紙張這個(gè)辦公室跑，那個(gè)辦公室跑的弊端。
為企業(yè)節省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節約，也節約了電、油墨。
企業(yè)的管理更加高效。
如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。
那么，站在管理視角，從組織流程優(yōu)化的角度思索，還有哪些好處呢?
二、OA帶來(lái)的管理上的“好處”：
建立內部的通信平臺。
建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。
建立信息發(fā)布的平臺。
在單位內部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡(jiǎn)報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
實(shí)現工作流程的自動(dòng)化。
變革了單位傳統紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會(huì )議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì )簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實(shí)現無(wú)紙化辦公。不用拿著(zhù)各種文件、申請、單據在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò )傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來(lái)協(xié)調單位內各部門(mén)的工作，減少工作中復雜環(huán)節。
實(shí)現文檔管理的自動(dòng)化。
輔助辦公。
它牽涉的內容比較多，像會(huì )議管理、車(chē)輛管理、辦公用品管理、圖書(shū)管理等與我們日常事務(wù)性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實(shí)現了這些輔助辦公的自動(dòng)化。
實(shí)現分布式辦公。
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò )連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
建立信息集成平臺。
節省企業(yè)的辦公費用支出。
將傳統的紙張填寫(xiě)過(guò)程電子化，尤其是長(cháng)途電話(huà)、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實(shí)現無(wú)紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現管理現代化的標志。
搭建知識管理平臺。
系統性利用企業(yè)積累的信息資源、專(zhuān)家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng )新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。
增強領(lǐng)導監控能力
強化領(lǐng)導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時(shí)有效監控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯、防止低效辦公。
極大的提高了工作效率
OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著(zhù)各種文件、申請到處跑來(lái)跑去中，不用拿著(zhù)文件等著(zhù)領(lǐng)導審批，因為這些都可以在隨網(wǎng)上、手機上進(jìn)行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。
節省成本，提高企業(yè)競爭力
通過(guò)OA平臺來(lái)辦公，大大減少了辦公程序和辦公時(shí)間，同時(shí)還節省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節省了時(shí)間成本和金錢(qián)成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業(yè)的競爭力。
基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說(shuō)，如何使用好OA，善用OA，落腳點(diǎn)為何?——OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營(yíng)效率
三、OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營(yíng)效率
1. 辦公OA系統規范審批業(yè)務(wù)
辦公OA系統全面規范企業(yè)基礎管理流程，如對業(yè)務(wù)單據、審批流程、審批權限、審批時(shí)間、審批意見(jiàn)、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進(jìn)行規范，來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現制度的行為落地。
2. 辦公OA系統提高業(yè)務(wù)審批效率
辦公OA系統將紙質(zhì)的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò )化和自動(dòng)化，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )辦公和移動(dòng)辦公;從而，全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時(shí)間內的審批效率提高
3. 辦公OA系統實(shí)現高效協(xié)作和溝通
辦公OA系統通過(guò)部署各種信息化的溝通工具，如即時(shí)消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工之間及時(shí)的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協(xié)作。
4. 辦公OA系統助力企業(yè)文化建設
通過(guò)辦公OA系統可以搭建企業(yè)論壇、公司動(dòng)態(tài)、單位新聞、活動(dòng)通報、發(fā)展建議、領(lǐng)導心聲、調查問(wèn)卷、合理化建議、專(zhuān)家支持、員工天地、電子期刊、意見(jiàn)采集、銷(xiāo)售快報、技術(shù)快報、產(chǎn)品改進(jìn)等各種互動(dòng)欄目，提高員工的主人翁意識、增強企業(yè)的凝聚力、倡導學(xué)習型文化、實(shí)現企業(yè)價(jià)值觀(guān)和核心理念的宣貫、統一。
5.辦公OA系統打造學(xué)習型組織
通過(guò)辦公OA系統的知識管理模塊，實(shí)現知識的采集、分類(lèi)、沉淀、分享、學(xué)習和持續創(chuàng )新，實(shí)現群眾智慧的激發(fā)、單位大量無(wú)形知識資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開(kāi)發(fā)和利用效率。
6.辦公OA系統快捷的信息發(fā)布
通過(guò)辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問(wèn)卷等工具，將經(jīng)營(yíng)中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、制度變更、等分門(mén)別類(lèi)的、及時(shí)性的傳達給相關(guān)部門(mén)、相關(guān)員工。并且通過(guò)OA系統的消息引擎，實(shí)現人與系統之間的信息互動(dòng)，及時(shí)將系統中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線(xiàn)提醒。
7.辦公OA系統的計劃管理
通過(guò)辦公OA系統的計劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個(gè)人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。
8. 辦公OA系統打造信息化門(mén)戶(hù)和集成的平臺
通過(guò)辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進(jìn)行集成的中心平臺，打破各業(yè)務(wù)系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島，實(shí)現信息在不同系統間的推送、共享和調用。
綜上所述，辦公OA系統不是一個(gè)無(wú)紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過(guò)它來(lái)貫徹企業(yè)管理制度的執行，傳播企業(yè)文化，通過(guò)流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來(lái)促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展，從而達到提升企業(yè)整體運營(yíng)效率的目標!
OA系統有何用
第一，OA系統提高企業(yè)信息化管理
OA系統主要以工作流提高企業(yè)工作效率。工作節點(diǎn)的設置系統解決了工作任務(wù)和文件的處理問(wèn)題，單據的審批、簽章不會(huì )受上級或相關(guān)部門(mén)時(shí)間或空間上的限制，系統自動(dòng)提醒和電子化處理節省大量時(shí)間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。
第二，OA系統無(wú)紙化辦公降低企業(yè)運營(yíng)成本
企業(yè)每天處理大量事務(wù)需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費。OA系統實(shí)現信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統文件代替，不僅節約成本，而且解決大量文件存放的空間問(wèn)題和查找問(wèn)題。
第三，強化任務(wù)安排，職責明確
OA辦公系統按照不同部門(mén)安排職責，將職責問(wèn)題規范化，系統中的待處理問(wèn)題清晰可見(jiàn)，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權責不清。
第四，消除信息孤島
OA辦公系統在企業(yè)部門(mén)由于其信息和資源的共享性，通過(guò)數據交換、采集、組織、打包，并通過(guò)信息門(mén)戶(hù)向所有使用OA系統的企業(yè)員工按其權限提供信息服務(wù)，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門(mén)因OA系統實(shí)現數據、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規范化，達到資源的有效共享。
第五，逃脫時(shí)間、空間束縛
OA系統不僅能夠實(shí)現辦公信息化和科學(xué)化，而且不再拘泥于傳統模式下的辦公室行為，所有用戶(hù)在共享企業(yè)資源的基礎上，打破了時(shí)間與空間的束縛，實(shí)現智能辦公、移動(dòng)辦公。各級領(lǐng)導和員工能夠跨越時(shí)間和空間的障礙，在網(wǎng)絡(luò )覆蓋下即可使用互聯(lián)網(wǎng)設備包括筆記本、PAD、智能手機在內的電子設備達到辦公目的。
第六，加強企業(yè)內部資源管控
OA系統的安全性保證了企業(yè)內部資源不會(huì )因人員的流失或網(wǎng)絡(luò )被攻擊而泄密。傳統模式下的企業(yè)因人才流失而喪失大量的客戶(hù)資源和文件性企業(yè)機密，而OA系統設置了內部資源下載的權限和客戶(hù)資源的統計功能，其避免了內部員工在使用過(guò)程期間因私人或不利目的給企業(yè)造成的侵害。
由此可見(jiàn)，OA系統是企業(yè)發(fā)展到一定階段，自身難以實(shí)現科學(xué)管理或在管理過(guò)程中出現效率低下、浪費巨大等現象時(shí)出現的，為提高企業(yè)管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統所有優(yōu)點(diǎn)涵蓋，希望讀者在使用過(guò)程中逐漸發(fā)現OA辦公系統對企業(yè)管理產(chǎn)生的作用以及影響。
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