十條實(shí)用的Word辦公軟件應用技巧
通常情況下,我們在使用辦公軟件進(jìn)行文檔的編輯時(shí),需要用到文字處理辦公軟件。目前，微軟推出的Word辦公軟件,就我們在辦公生活中最常見(jiàn)的一款文字處理軟件。下面，是小編整理的一些比較實(shí)用的技巧，希望對大家有所幫助。更多消息請關(guān)注應屆畢業(yè)生網(wǎng)!
一：在Word中批量轉換文檔
如果我們需要將很多Word生成的DOC文件,轉化為T(mén)XT文件使用,而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。那么,我們可以巧妙的在Word中批量的轉換文檔的。只要我們試著(zhù)單擊“文件”——“建立新文件”命令,打開(kāi)"新建"文件對話(huà)框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵, 這樣Word會(huì )使用其默認模板建立一個(gè)新文件,而不會(huì )打開(kāi)“新建”文件對話(huà)框),點(diǎn)擊“其它文檔”標簽,并雙擊其中的“轉換向導”項目(但如果你的機器中沒(méi)有安裝此模板,系統會(huì )自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序,并會(huì )提示你插入Office2000光盤(pán)),再順著(zhù)向導一步一步操作。利用該向導,既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批量轉換至 Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件：WEB頁(yè)文件：WPS文件：Lotus 1-2-3：Microsoft工作表：Outlook工作薄等,相信這個(gè)強大的功能會(huì )給你帶來(lái)很大的方便。
二：快速還原圖片文件
其實(shí)，我們利用Word辦公軟件，還可以非常方便地制作出圖文并茂的作品,不過(guò)有時(shí)往往出于特殊需要(如出版：發(fā)行等),要求把其中內嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí),我們固然可以使用Word2000打開(kāi)該文件,然后選中相應圖像后復制,再啟動(dòng)畫(huà)圖程序進(jìn)行粘貼,最后存盤(pán)。這對于僅含有一個(gè)兩個(gè)圖片的文件尚可, 如果你的文檔中已經(jīng)內置了圖片文件而且比較多,那么一個(gè)一個(gè)地拷貝：粘貼,相對來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí),只要我們單擊“文件”——“另存為Web頁(yè)”命令,Word就會(huì )自動(dòng)地把其中內置的圖片以 “image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等文件,存放在以另存后的 WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣),非常方便。
三：讓W(xué)ord認識WPS2000/WPS Office文件
現在,在我們的個(gè)人電腦上最為流行的文字處理軟件，除了常見(jiàn)的Word辦公軟件外,還有國產(chǎn)的WPS2000和WPSOffice辦公軟件。軟件直銷(xiāo)網(wǎng)小編發(fā)現在WPS2000/Office中,不需要安裝任何轉換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。不過(guò),在Word97/2000/XP中,卻無(wú)法讀取WPS Office文檔。其實(shí),以前我們曾記得在Office2000安裝光盤(pán)上,有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。
不過(guò),經(jīng)軟件直銷(xiāo)網(wǎng)小編試驗,發(fā)現安裝此轉換器,無(wú)法使Word讀取WPS Office文件。軟件直銷(xiāo)網(wǎng)小編在金山公司的網(wǎng)站上,發(fā)現他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉換器,我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會(huì )彈出所示的界面,點(diǎn)下“確定”鈕,該程序會(huì )自動(dòng)判斷出你有沒(méi)有安裝過(guò)轉換器,并會(huì )自動(dòng)為你安裝。以后打開(kāi)Word后,在“打開(kāi)”對話(huà)框中的“文件類(lèi)型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項,選擇需要編輯的WPS文件,點(diǎn)擊“打開(kāi)”后,即可直接打開(kāi)WPS Office文件了,當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。
四：Word 2000的兩種水印
1，文字水印
插入文字水印的步驟：?jiǎn)螕?ldquo;格式”菜單的“背景”子菜單中的“水印”命令,可以插入不同顏色：樣式：大�。悍较蚝妥煮w的水印,還可以根據需要選擇或輸入要作為水印的文字。
編輯文字水印的方法：?jiǎn)螕?ldquo;視圖”,選中“頁(yè)眉和頁(yè)腳”(出現“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄),把鼠標移到文字水印處單擊,再單擊“藝術(shù)字”工具欄,可以設置藝術(shù)字格式：藝術(shù)字形狀：對藝術(shù)字作方位旋轉：進(jìn)行繞排等編輯操作,選中水印文字,單擊右鍵,選擇“設置藝術(shù)字格式——版式”,選擇“襯于文字下方”,滿(mǎn)意后,打開(kāi)“視圖”菜單,取消對“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的選中(即去掉該項目前面的鉤)。
2，圖片水印
單擊“插入——圖片”,視圖片的來(lái)源選“剪貼圖”或“來(lái)自文件”,選定圖片后向文檔中插入圖片。在圖片插入處單擊鼠標左鍵,出現“圖片工具欄”(如果沒(méi)有,請依次打開(kāi)“視圖——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進(jìn)行的幾個(gè)關(guān)鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯于文字下方”,“圖像控制”選“水印”。此外,還可以對圖片亮度：對比度：尺寸等進(jìn)行設置,滿(mǎn)意后在文檔其它處單擊即退出水印編輯,一幅圖片水印就制作好了。
五：實(shí)現Word個(gè)性模板
我們都知道，用Word辦公軟件建立的文件默認頁(yè)面是A4大小,即寬210毫米：高297毫米。不過(guò),有時(shí)由于工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張, 這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框進(jìn)行設置。同時(shí),Word中默認生成的文檔文件,是不自動(dòng)縮進(jìn)的,必須使用手工調整它們的縮進(jìn),非常麻煩。其實(shí),巧妙利用Word的模板文件功能,可以設置Word的默認頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn),從而實(shí)現個(gè)性模板。
1，進(jìn)入WordXP的模板文件夾,在Windows9x和Windows Me下為C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows2000和Windows NT上為C:\Documentsand Settings\用戶(hù)名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進(jìn)行設置才能夠進(jìn)入,詳見(jiàn)Windows手冊), 你會(huì )看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會(huì )自動(dòng)調用WordXP打開(kāi)它。
2，單擊“文件”——“頁(yè)面設置”,調出頁(yè)面設置對話(huà)框,將頁(yè)面大小及上下左右邊距,設置自己所需的值。軟件直銷(xiāo)網(wǎng)小編經(jīng)常使用它來(lái)寫(xiě)作,每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條,來(lái)查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15厘米,高度不變,仍為24厘米。
3，單擊“格式”——“段落”,在段落設置對話(huà)框中選擇“縮進(jìn)和間距”標簽,點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮進(jìn)”,并設置度量值為0.7厘米(相當于兩個(gè)漢字字符),即設置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格(中國人用中文的特色)。
4，單擊“文件”——“保存”命令,選擇保存類(lèi)型為文檔模板文件,由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng),所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件。在此,軟件直銷(xiāo)網(wǎng)小編將它保存為normal1.dot文件。
5，再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,這時(shí)會(huì )看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中 normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇“重命名”,將它重新命名為oldnormal.dot文件。按照此法,再將新的模板文件 normal1.dot重命名為normal.dot文件。
6，上面的制作步驟完成后,使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,即可以用你剛才的設置,來(lái)進(jìn)行文件處理了。
六：給Word文件減肥
現在,我們的個(gè)人電腦上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點(diǎn)兒字,動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節,文件一多,給我們交流：使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí),只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會(huì )重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán),這樣會(huì )使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話(huà),可以打開(kāi)Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以后Word就會(huì )在每次保存文件時(shí),自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán),實(shí)現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù), 則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應選中“只嵌入所用字符”復選框,否則Word會(huì )把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。
七：一次保存多個(gè)文件
在WPS2000/Office中,有一個(gè)“保存所有文件”命令,這個(gè)命令非常有用,只要執行該命令,即相當于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作,免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換：存盤(pán)之苦。其實(shí),我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí),按下Shift鍵就可以發(fā)現,原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了。此時(shí)單擊這個(gè)命令,相當于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。
八：合并Word文件
我們在使用Word制作文檔時(shí),經(jīng)常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印,這雖然方便,不過(guò)不利于文件的管理。試著(zhù)單擊“插入” 菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點(diǎn)擊“插入”鈕,同事的文件已經(jīng)歷歷在目了,而且圖片：表格：字體：字號：格式都絲毫沒(méi)有任何變化。
九：修復文件
我們在進(jìn)行文檔的處理時(shí)，最怕的就是遇到突然停電,而自己的文件沒(méi)有保存：文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí),在Word中設計了一個(gè)修復程序,只不過(guò)它比較隱蔽,你沒(méi)有注意罷了。巧妙地使用它,能夠把你的工作成果恢復過(guò)來(lái)。請點(diǎn)擊“文件”——“打開(kāi)”,在打開(kāi)文件對話(huà)框中的文件類(lèi)型下拉框中,選擇“從任意文件中恢復文本”項(請將鼠標向下拖動(dòng),否則無(wú)法看到這個(gè)項目),再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件,耐心等待一會(huì )兒,凡是能夠被恢復的文本,都會(huì )出現在Word窗口中,這時(shí)候就麻煩你按一下存盤(pán)圖標吧!
十：更改文件默認存盤(pán)格式
在Word默認情況下,我們都將文件存為Word的DOC格式。不過(guò),有時(shí)候我們出于特殊的需要,如投稿時(shí)需要TXT格式：多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便,只要單擊“文件”——“另存為”命令,然后在保存對話(huà)框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。不過(guò), 每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí),只要我們單擊“工具”——“選項”,打開(kāi)設置窗口,點(diǎn)擊“保存”標簽,在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式,以后每次存盤(pán)時(shí),Word就會(huì )自動(dòng)將文件存為你所預先設定的格式了。
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