職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設規劃

　　隨著(zhù)電子公文的大量出現也給學(xué)校檔案部門(mén)提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用。目前，學(xué)校檔案部門(mén)的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求仍不相適應，大多數仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得相當一部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用。中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化是學(xué)校發(fā)展的必然隨著(zhù)中等職業(yè)學(xué)校工作中計算機普遍使用，產(chǎn)生大量的電子文件和電子資料，在檔案管理中需要對其進(jìn)行歸檔，另一方面學(xué)校網(wǎng)絡(luò )化辦公中也需要檔案部門(mén)跟上時(shí)代的需求，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行一些探討。

　　一、中職學(xué)校檔案信息化的必要性

　　由于檔案需長(cháng)期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂(yōu)。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一場(chǎng)以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動(dòng)著(zhù)社會(huì )和經(jīng)濟的發(fā)展，高科技正深刻地影響著(zhù)人們的工作和生活的方方面面，隨著(zhù)辦化驗室自動(dòng)化程度的普及，大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的大趨勢。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會(huì )和現代�；畈豢扇鄙俚墓ぞ��？梢哉f(shuō)，現代信息技術(shù)成為實(shí)現科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

　　二、學(xué)校檔案管理的現狀

　　中職學(xué)校檔案信息利用主體越來(lái)越多，傳統的手工操作及經(jīng)驗管理模式已制約了檔案管理工作的發(fā)展，遠遠不能適應現代信息社會(huì )的快節奏、大容量的需求，其管理現狀主要存在以下兩個(gè)方面的問(wèn)題：

　　1、檔案管理的信息化程度不高。日常管理的材料存檔不齊全，教學(xué)大綱的制定周期長(cháng)且落后于形勢的發(fā)展，教師的潛力難以充分發(fā)揮。學(xué)生規模大，學(xué)籍管理的難度加大，人為失誤因素增加。

　　2、 教學(xué)管理人員信息技術(shù)應用能力較低，信息管理水平不足。教學(xué)管理人員在信息的收集和處理上以傳統的信息管理為主，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、智能技術(shù)還未能在實(shí)際工作中得到普遍應用，導致信息資源的利用率低，教學(xué)材料的收集有重復收集現象，造成教學(xué)管理信息冗余，管理效益不高。

　　3、 經(jīng)費投入不足，設備有待改善。經(jīng)費是一切工作的基礎保障，教學(xué)檔案的管理工作也是如此。由于領(lǐng)導重視不夠，造成教學(xué)檔案管理辦公條件欠好，環(huán)境較差，設備陳舊、老化，難以正常開(kāi)展工作。

　　三、中職學(xué)校檔案信息化的途徑

　　為適應當前社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展的需要，學(xué)校應近快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實(shí)現學(xué)校檔案管理信息化應從以下途徑進(jìn)行：

　　1.著(zhù)力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動(dòng)化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問(wèn)題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計算機系統擴大到整個(gè)檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規范，檔案標準要建立健全和真正實(shí)施。檔案標準和規范本身也是一個(gè)系統工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

　　2.抓好學(xué)校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動(dòng)化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

　　3.加強辦公自動(dòng)化建設，提高檔案管理工作的質(zhì)量。 微機應用，網(wǎng)絡(luò )管理，是知識經(jīng)濟時(shí)代的檔案管理標志。利用微機進(jìn)行文書(shū)檔案的管理，其優(yōu)點(diǎn)是：

　�。�1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調整時(shí)，可利用計算機進(jìn)行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。

　�。�2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時(shí)修改一下檔案目錄便及時(shí)解決遺漏問(wèn)題，實(shí)現文書(shū)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

　�。�3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。

　　4 、教學(xué)、學(xué)生檔案的數字化、信息化建設。傳統的職校教學(xué)檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，管理人員的勞動(dòng)強度大，查閱十分困難，并且占用大量的庫房空間。管理成本高，保管時(shí)易損壞，而數字化檔案克服了傳統檔案的缺點(diǎn)，節省了大量人力、物力和財力，且可大量復制，克服了紙質(zhì)檔案獨一無(wú)二的弊端。檔案信息化是利用信息處理的自動(dòng)化，達到檔案、文件的一體化管理，實(shí)現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數字化存儲，以實(shí)現檔案信息遠距離、無(wú)障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。數字化、信息化建設是職校教學(xué)檔案信息化管理的核心內容。

　　5、學(xué)校的檔案工作者必備良好的素質(zhì)。 一個(gè)檔案工作人員必備的素質(zhì)結構，應是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專(zhuān)業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養。學(xué)習檔案先進(jìn)單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開(kāi)闊視野、增長(cháng)知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。

　　總之，檔案信息化建設是一項長(cháng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現不是檔案某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計算機技術(shù)人員就能實(shí)現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著(zhù)關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當今世界和社會(huì )發(fā)展的大趨勢，檔案室只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會(huì )和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì )。

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