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各崗位職責說(shuō)明書(shū)相關(guān)知識
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企業(yè)如何編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)
在企業(yè)組織中，崗位是最基本的構成單位。想把一個(gè)企業(yè)管好，必須把一個(gè)個(gè)崗位管理好。崗位管理是一個(gè)復雜的體系，其中最基礎的手段就是通過(guò)工作分析對崗位進(jìn)行文字性的界定和說(shuō)明，也就是我們通常所說(shuō)的編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)，是表明企業(yè)期望員工做什么、員工應該作什么、應該怎么作和在什么樣的情況下履行職責的匯總。在現代化的企業(yè)管理中，科學(xué)地進(jìn)行工作分析，能夠確保將整個(gè)企業(yè)的目標轉化為所有員工的個(gè)人目標，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)壓力轉化為每個(gè)員工的工作動(dòng)力和責任約束。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的主要作用
職務(wù)說(shuō)明書(shū)主要發(fā)揮四個(gè)方面的作用：首先，職務(wù)說(shuō)明書(shū)清晰地列出了員工的職責范圍，在年初的時(shí)候，看看自己的職務(wù)說(shuō)明書(shū)，就可以大致了解一年的工作目標;第二，職務(wù)說(shuō)明書(shū)囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高;第三，職務(wù)說(shuō)明書(shū)令上下級關(guān)系一目了然：誰(shuí)向你匯報，你又向誰(shuí)匯報;第四，職務(wù)說(shuō)明書(shū)還有利于上級主管對員工進(jìn)行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現，都可以參考職務(wù)說(shuō)明書(shū)的要求。一般來(lái)說(shuō)，員工及其上級主管都必須在員工的職務(wù)說(shuō)明書(shū)上簽字，表明雙方都認可說(shuō)明書(shū)的各項條款，這其實(shí)就是上下級的溝通過(guò)程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。由于職務(wù)說(shuō)明書(shū)具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點(diǎn)、任職要求等作用，并能為工作評價(jià)、人員招聘、績(jì)效管理、培訓與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據，它已受到企業(yè)重視，并成為現代企業(yè)管理的基礎工作之一。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)
企業(yè)應該把職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責與權限，規范工作流程，以實(shí)現科學(xué)管理的目的。職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認識的過(guò)程。一套科學(xué)、規范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。根據企業(yè)的發(fā)展戰略來(lái)進(jìn)行組織結構設計，根據組織結構設計來(lái)進(jìn)行職能分解，根據職能分解來(lái)做崗位設置，根據崗位設置來(lái)做工作分析和崗位研究，最后形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)。
在開(kāi)展職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理應和高層領(lǐng)導進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導率先樹(shù)立崗位責任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。編寫(xiě)過(guò)程中，各部門(mén)的主管和員工應積極配合，人力資源部為其提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓、指導和審核。人力資源部可靈活選用問(wèn)卷調查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀(guān)察法等方法，進(jìn)行認真的工作分析和調查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標、工作條件、上下級關(guān)系、對內對外的聯(lián)系、任職資格等要素。行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì )給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫(xiě)出規范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)后，還應建立起職務(wù)說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。
在與高層領(lǐng)導取得共識、進(jìn)行必要的宣教后，接下來(lái)要做的就是崗位信息的調查。崗位調查是以工作崗位為對象，采用科學(xué)的調查方法，收集各種與崗位有關(guān)的信息的過(guò)程。崗位調查必須采用科學(xué)方法認真進(jìn)行，確保材料的真實(shí)性、可靠性和完整性。崗位調查是職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的重要組成部分，只有做好這項工作，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)才能順利進(jìn)行。
崗位調查的主要方式
1.面談：就是拿著(zhù)崗位調查表到現場(chǎng)和從事這個(gè)崗位工作的員工進(jìn)行面對面的交流，了解情況。面對面調查的時(shí)候，調查者應該做好記錄，詳細把被調查者的原話(huà)記下來(lái)，回去以后進(jìn)行分析。特別注意的就是必須記下原話(huà)，這樣才能保證獲得的信息是“綠色信息”。
2.現場(chǎng)觀(guān)測：在現場(chǎng)進(jìn)行觀(guān)測，了解這個(gè)崗位的工作內容、工作的時(shí)間和工作負荷等問(wèn)題。將現場(chǎng)的情況如實(shí)記錄下來(lái)，并結合通過(guò)其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況。
3.書(shū)面調查：給在這個(gè)崗位工作的員工發(fā)放一個(gè)崗位調查表，通過(guò)這些調查表進(jìn)行崗位信息的收集、整理和分析。書(shū)面形式的效果不如面談和現場(chǎng)觀(guān)測，因為當面調查的時(shí)候被調查者可以提供很多信息，分析工作能夠更深入或者更能得出準確的結論。但在崗位非常多的情況下，面談和現場(chǎng)觀(guān)測會(huì )耗費大量的時(shí)間和成本。筆者建議對重要崗位用面談和現場(chǎng)觀(guān)測的方法，對一般崗位可以采用書(shū)面調查的方法。
崗位信息調查表的內容包括：
(1)工作任務(wù)的性質(zhì)、內容、程序、地點(diǎn)、時(shí)間
比如是做什么工作的，是部門(mén)領(lǐng)導還是某一方面的主管，是做研發(fā)的還是做銷(xiāo)售的;這些內容里面哪些比較重要，哪些比較次要;工作經(jīng)過(guò)哪些程序，是怎么做的;完成這項任務(wù)，領(lǐng)導有沒(méi)有在時(shí)間上的要求等等。
(2)本崗位的責任
這個(gè)崗位負哪些責任，哪些負主責，哪些負部分責任，哪些工作只是支持別人。
(3)要求的學(xué)歷、經(jīng)驗、年齡及其他資格和條件
崗位要求什么樣的任職條件，比如對學(xué)歷、經(jīng)驗、年齡和身體有什么要求。比如某些崗位女同志做不太適合，要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上學(xué)歷，或者五年以上的工作經(jīng)驗等。
(4)工作的應知應會(huì )的技能
負責這項工作必須要懂某些方面的知識，比如一定要懂化工或辦公設備自動(dòng)化等等。
(5)與公司內部和外部的關(guān)系
比如你是某某部門(mén)的職員，首先打交道的是部門(mén)經(jīng)理，再上面是分管這項工作的總監或者副總，可能要和營(yíng)銷(xiāo)部、技術(shù)部打橫向交道。對外，比如說(shuō)要和工商局、技術(shù)監督局打交道，這些情況在崗位調查的時(shí)候都要摸清楚。
(6)工作環(huán)境條件
工作處在一種什么條件下，特別是對于勞動(dòng)密集型的企業(yè)，比如說(shuō)港口行業(yè)、建筑行業(yè)、化工行業(yè)，可能涉及野外、高空作業(yè)或接觸有毒氣體等等。在做崗位分析和評價(jià)的時(shí)候要考慮這些因素，比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車(chē)間的員工除了基本工資還得給與營(yíng)養補貼。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的主要內容
有了崗位信息以后，我們就可以著(zhù)手制定職務(wù)說(shuō)明書(shū)了，大多數情況下，職務(wù)說(shuō)明書(shū)應該包括以下主要內容：
1.工作標識：包括崗位名稱(chēng)、崗位編號、所屬部門(mén)、直屬上級、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級別。
2.管理幅度：為該崗位所直接管理的人數，它包括直接管理的崗位名稱(chēng)和人數，也就是直接向該崗位匯報工作的員工人數。
3.崗位目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明工作的主要內容，設置此崗位的意義。
4.崗位責任：指該崗位所承擔的責任，著(zhù)重強調必須完成的任務(wù)，一旦發(fā)生過(guò)失應受到懲罰，責任性質(zhì)需要加以界定，包括領(lǐng)導責任、全部責任、主要責任和次要責任。
5.崗位權限：指為完成該崗位工作內容，而賦予該崗位的權限范圍，包括業(yè)務(wù)權限、人事權限和財務(wù)權限。
6.工作關(guān)系：指該崗位與公司內外其它崗位之間的關(guān)系，包括與上級、同級和下級的溝通，以及公司外部組織等。
7.任職要求：指對從事該崗位員工的身體素質(zhì)、教育背景、工作經(jīng)驗、專(zhuān)業(yè)知識、職業(yè)資質(zhì)、工作能力的要求。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)根據公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，使用淺顯易懂的文字;內容要越具體越好，避免形式化和書(shū)面化;隨著(zhù)公司規模的不斷擴大，職務(wù)說(shuō)明書(shū)要在一定的時(shí)間內給予修正和補充，以便與公司的發(fā)展保持同步。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)誤區
目前有很多企業(yè)在完善了職務(wù)說(shuō)明書(shū)的工作后，并沒(méi)有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應有的作用。筆者認為，這并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)本身的局限，更多是企業(yè)走進(jìn)了職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區，降低了其在管理中的應用性。那么。職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)有哪些誤區呢?
1.功能錯位
在談及崗位描述時(shí)，很多企業(yè)都能捧出一疊厚厚的文案，但細讀后，就會(huì )發(fā)現，他們并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)，而僅僅是崗位職責制。企業(yè)的崗位職責制并不是職務(wù)說(shuō)明書(shū)。崗位職責制是崗位任職人應該完成的職責，并不能全面反映崗位的信息，并沒(méi)有其行為或工作活動(dòng)的結果。但是職務(wù)說(shuō)明書(shū)則全面反映了崗位和崗位任職人的全面信息。
2.責任不清
為適應外部競爭環(huán)境，許多企業(yè)以團隊來(lái)設計工作任務(wù)，即同一項工作任務(wù)需要幾個(gè)部門(mén)或幾個(gè)崗位共同完成，這就出現了職責交叉。正確地處理職責交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應，取長(cháng)補短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)時(shí)對這些職責交叉的工作沒(méi)有明確各崗位的職責權限，以及對工作結果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領(lǐng)導，工作中出現問(wèn)題各部門(mén)間又互相推諉，降低了工作的效率。
3.職責重疊
在企業(yè)的實(shí)際中，對于工作任務(wù)性質(zhì)相同、工作任務(wù)量較大的工作，有的崗位不可避免會(huì )出現了一崗多人的現象。在崗位描述時(shí)是否只需編制一份職務(wù)說(shuō)明書(shū)呢?很多企業(yè)在描述此類(lèi)崗位時(shí)，采取了簡(jiǎn)單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務(wù)的差別，以及由此導致的對任職人資格要求的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進(jìn)行描述，應該采用“一崗一份”說(shuō)明書(shū)的方式，每個(gè)任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開(kāi)展工作分析時(shí)，卻混淆了"工作"和"崗位"這兩個(gè)概念。
4.閉門(mén)造車(chē)
目前，不少企業(yè)已經(jīng)認識到職務(wù)說(shuō)明書(shū)的作用，紛紛在企業(yè)開(kāi)展工作分析的工作。但編寫(xiě)出來(lái)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)卻未真正起作用。有的企業(yè)在對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個(gè)崗位上的任職人自己編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū);有的企業(yè)，由人力資源部閉門(mén)造車(chē)，使描述脫離本崗位的實(shí)際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀(guān)的標準，結果使職務(wù)說(shuō)明書(shū)無(wú)法在實(shí)際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。
5.不成體系
職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認識的過(guò)程。一套科學(xué)、規范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責或縮小職責、任職資格主觀(guān)性強等問(wèn)題。有的為了節約成本，甚至只對關(guān)鍵崗位或部門(mén)進(jìn)行崗位描述，導致后續的崗位評價(jià)、招聘等工作缺乏客觀(guān)、統一的尺度，科學(xué)的人力資源管理工作也無(wú)從談起。
職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)誤區的原因分析
在職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作中，為什么會(huì )出現這樣的誤區?筆者認為會(huì )出現這樣或那樣的誤區的主原因主要以下幾點(diǎn)：
1.為編寫(xiě)而編寫(xiě)
目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規范，或管理者本身的行為不規范等問(wèn)題，使得企業(yè)存在職責不清、工作任務(wù)隨意性較大、出現問(wèn)題互相推諉等管理問(wèn)題，不少企業(yè)只關(guān)注職務(wù)說(shuō)明書(shū)的結果或形式，使得職務(wù)說(shuō)明書(shū)成為現實(shí)工作流程的再現。企業(yè)職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的開(kāi)展，應該側重于工作分析的過(guò)程，把職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責與權限，規范工作流程，以實(shí)現科學(xué)管理的目的。
2.缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)或培訓
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)是人力資源管理工作的一項專(zhuān)門(mén)技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的專(zhuān)業(yè)技能或培訓，所以也存在描述不規范，用語(yǔ)不準確的現象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關(guān)于一項工作最終要取得的結果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職人應承擔的責任，所具有的權限和工作必須達到的目標、規范權責利的關(guān)系。但不少企業(yè)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)在描述用語(yǔ)的選擇上，籠統地使“負責、管理”等詞語(yǔ)，導致崗位職責的描述過(guò)小或者過(guò)大。標準的崗位職責描述格式：動(dòng)詞+賓語(yǔ)+結果。動(dòng)詞的選擇可參照崗位職責動(dòng)詞使用規范表;賓語(yǔ)表示該項任務(wù)的對象，即工作任務(wù)的內容，結果表示通過(guò)此項工作完成要實(shí)現的目標，可用“確保、保證、爭娶推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。
崗位職責動(dòng)詞使用規范表
管理職責業(yè)務(wù)職責
決策層主持、制定、策劃、指導、督辦、協(xié)調、委派、考核、交辦審核、審批、批準、簽署、核轉
管理層組織、擬定、提交、制定、支持、督促、布置、提出編制、開(kāi)展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣
執行層策劃、設計、提出、參與、協(xié)助、代理編制、收集、整理、調查、統計、記錄、維護、遵守、維修、辦理、呈報、接待、保管、核算、登記、送達
3.宣傳不到位
職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)應是一個(gè)由上而下的過(guò)程，涉及到企業(yè)各個(gè)層面。編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的目的就是要使員工明確自己的工作責任、作用及基本要求等，所以，在編制過(guò)程中應得到全體員工的支持和參與。但是不少企業(yè)或各級管理者把該項工作作為"作業(yè)"來(lái)應付，并沒(méi)有與員工充分交流，任職人的"反饋"或"確認"環(huán)節，所以作用不大;有的由于宣傳不到位、員工不知道職務(wù)說(shuō)明書(shū)的作用，有些員工誤認為職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)就是“定崗、定編”這對員工顯然是一種威脅，由此出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使職務(wù)說(shuō)明書(shū)變成可有可無(wú)的擺設。
4.編寫(xiě)工作定位不明晰
不少企業(yè)把編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導現象、改善現有的職責劃分等。但是在實(shí)際工作中常常會(huì )面臨兩難的選擇：是對企業(yè)各個(gè)崗位工作現狀的描述還是對目標狀態(tài)的描述，“是什么”和“應該是什么”的問(wèn)題。若選擇后者"應該是什么"，則在界定各個(gè)崗位職責時(shí)必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進(jìn)行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動(dòng)，可能招致抵制的阻力。在這種情況下，企業(yè)又轉向了“是什么”，只對崗位工作現狀進(jìn)行描述，失去了職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的意義。 因此，職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作必須定位明晰，即是對崗位目標狀態(tài)的描述，并得到管理者高層的認同和支持。
5.職務(wù)說(shuō)明書(shū)的管理不及時(shí)
隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務(wù)流程也在不斷變化，由此部門(mén)職責及崗位工作內容與要求也會(huì )不斷地發(fā)生變化。一般而言，職務(wù)說(shuō)明書(shū)應不斷修改，修改的頻率應根據行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進(jìn)行選擇。因此當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰略調整時(shí)，企業(yè)應及時(shí)修訂職務(wù)說(shuō)明書(shū)。然而，一些企業(yè)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)并沒(méi)有隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位的說(shuō)明書(shū)在新形式下已失去價(jià)值，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的規范和指導作用也難以發(fā)揮。
因此，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作應該首先得到管理高層的認可，取得高層對崗位職責“變革”的理解和支持。在員工的積極參與和配合下，逐步分層實(shí)施。根據企業(yè)發(fā)展戰略調整組織結構，根據組織結構確定部門(mén)職責。崗位的職責應為部門(mén)職責的分解，部門(mén)的各項職責應在崗位的職責中得以體現即“人人有事做，事事有人做”。根據任務(wù)量和工作的要求，將部門(mén)的工作任務(wù)合理地分解到具體的崗位，確定部門(mén)的崗位設置和人員安排，并明確部門(mén)內各崗位的崗位職責。企業(yè)編寫(xiě)出規范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)后，人力資源部應建立職務(wù)說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。
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