合同管理工作流程
在當今社會(huì )，人們對合同愈發(fā)重視，隨時(shí)隨地，各種場(chǎng)景都有可能使用到合同，簽訂合同能夠較為有效的約束違約行為。那么我們擬定合同的時(shí)候需要注意什么問(wèn)題呢？以下是小編幫大家整理的合同管理工作流程，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同管理工作流程【1】
企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險是發(fā)生在履行階段，多數企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(mén)(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，
之后由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責履行，在履行合同的過(guò)程中缺乏法律方面的跟蹤把關(guān)，因此造成合同潛在風(fēng)險轉化為實(shí)際的法律風(fēng)險。
同時(shí)在合同救濟階段，由于前期救濟措施和后續工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執行不力。
公司合同管理流程：
一、簽訂合同前的準備：
1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證明復印件進(jìn)行核實(shí),并了解其誠信、履約能力。
2、公司經(jīng)辦人參考有關(guān)合同文本底稿,并結合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協(xié)商、修改、確認合同條款。
3、合同一般應當包括以下內容:
〔1〕當事人的名稱(chēng)和住所;
〔2〕標的、數量;
〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標準、異議期、質(zhì)保期;
〔4〕價(jià)款或者報酬;
〔5〕履行期限、地點(diǎn)和方式;
二、合同的審查批準和簽訂。
1、經(jīng)辦人將合同文本底稿報送公司財務(wù)部和總經(jīng)辦審核，分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。
2、公司的分管副總經(jīng)理,應當依照本規定第一部分的要求審核合同，并對其負責。
3、公司財務(wù)部和總經(jīng)辦應當從公司風(fēng)險方面審核合同底稿,并提供建議,供公司總經(jīng)理參考。
對一些明顯不符合國家法律法規規定,但在當前公司經(jīng)營(yíng)中又暫時(shí)無(wú)法避免的、可能無(wú)效的合同,財務(wù)部和總經(jīng)辦應從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),
審核合同時(shí)盡量做到在法律允許的范圍內避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失;或以一較小的風(fēng)險來(lái)回避更大的風(fēng)險。
三、合同的履行：
合同經(jīng)雙方當事人簽名蓋章生效后,應由經(jīng)辦人或公司總經(jīng)理指定的專(zhuān)人負責監督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監督人負有下列責任:
1〕收集保管合同履行中形成的所有書(shū)面文字、來(lái)往信函等資料。
2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時(shí),及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報,并研究決定應對措施。
合同管理工作流程【2】
一、合同風(fēng)險形成原因分析：企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險是發(fā)生在履行階段，多數企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(mén)(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，
之后由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責履行，在履行合同的過(guò)程中缺乏法律方面的跟蹤把關(guān)，因此造成合同潛在風(fēng)險轉化為實(shí)際的法律風(fēng)險。
同時(shí)在合同救濟階段，由于前期救濟措施和后續工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執行不力。
二、解決方案：建立合同管理預警系統。
1、合同審核：在審核程序的基礎上跟進(jìn)企業(yè)的戰略發(fā)展，一方面擴大業(yè)務(wù)范圍，新的合同要及時(shí)納入合同審核范疇，另一方面將原有的審核做得更加深入，更深入地參與公司重大合同的談判。
2、合同履行：具體的方案是采取合同承辦人員與法務(wù)部共同跟蹤履行的方式。
在合同履行階段，由于法務(wù)部人員有限，并且法務(wù)部不可能熟悉所有具體業(yè)務(wù)流程，無(wú)法做到同審核階段那樣日常監控，因此履行階段的日常監控由承辦部門(mén)具體負責，法務(wù)部采取定期監督的方式予以跟蹤。
同時(shí)在日常履行過(guò)程中，承辦部門(mén)發(fā)現合同履行的異常要及時(shí)上報法務(wù)部，以便法務(wù)部能夠及時(shí)掌握最新情況，從而有效、及時(shí)地防止風(fēng)險的發(fā)生。
3、合同救濟：救濟階段工作主要解決兩個(gè)問(wèn)題，一個(gè)是救濟手段的選擇問(wèn)題，對于絕大多數合同救濟來(lái)說(shuō)，盡量選擇仲裁代替訴訟以提高救濟的公正性、時(shí)效性;第二，為了提高勝訴案件的執行力，要及時(shí)訴前(訴訟)保全措施，運用法律手段保證勝訴案件得到執行。
合同管理工作流程【3】
(一)項目的審批
1、項目承辦部門(mén)按照上級或廠(chǎng)部確定的項目，提出擬采購的物資項目(包括物資名稱(chēng)、規格型號、數量、技術(shù)參數、主要設備的內部配置)或擬實(shí)施的工程項目(包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機械與設備等)以及擬邀請談判的供應商、承包商名單。
2、主管廠(chǎng)領(lǐng)導審批。
3、紀監、審計部門(mén)對合同項目申請的真實(shí)性、擬邀請對方當事人名單進(jìn)行監督。
(二)資質(zhì)審查
1、項目承辦人負責調查、了解對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況。
2、項目承辦人在邀請對方當事人參加合同談判時(shí)，應同時(shí)通知對方帶齊各種符合規定要求的資質(zhì)審查材料。
3、法律事務(wù)室對對方當事人符合規定要求的資質(zhì)審查材料進(jìn)行合同資格審查并出具意見(jiàn)。
4、紀監、審計部門(mén)對對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實(shí)性、合法性進(jìn)行監督。
(三)準備會(huì )議
1、合同談判前應召開(kāi)準備會(huì )議，確定談判方案及主談人員，統一談判意見(jiàn)。
2、準備會(huì )議由承辦部門(mén)召集、主持，其他參與談判的人員參加。
3、項目承辦人負責整理會(huì )議紀要，并經(jīng)全體參會(huì )人確認。
4、項目承辦人負責起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。
5、紀監、審計部門(mén)應當宣布談判紀律，對保守我廠(chǎng)商業(yè)秘密情況進(jìn)行監督和檢查。
(四)合同談判與審查會(huì )簽
1、項目承辦部門(mén)負責組織各合同管理、監督部門(mén)及其他相關(guān)技術(shù)部門(mén)的人員參與談判。
2、項目承辦人對談判中臨時(shí)遇到的重大問(wèn)題應及時(shí)進(jìn)行協(xié)調，并向本部門(mén)負責人匯報，必要時(shí)向廠(chǎng)部有關(guān)領(lǐng)導請示。
3、項目承辦人負責合同文本審查會(huì )簽的流轉。
4、紀監、審計部門(mén)對談判過(guò)程及談判程序的規范性進(jìn)行監督。
(五)合同簽訂、蓋章與歸檔
1、項目承辦人將審查會(huì )簽后的合同送法定代表人或授權代理人簽署。
2、合同專(zhuān)用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無(wú)誤后，加蓋合同專(zhuān)用章，至此合同正式訂立。
3、合同簽訂后，項目承辦人應當及時(shí)將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。
4、紀監、審計部門(mén)對合同及簽訂合同過(guò)程的合法性進(jìn)行監督。
(六)項目實(shí)施及結算
1、項目竣工后，由承辦部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)驗收并出具竣工驗收單。
2、對方當事人據此可領(lǐng)取《合同結算表》，進(jìn)行結算。
3、財務(wù)科依據結算表，辦理付款事宜。
4、合同履行完畢或權利義務(wù)終止后，項目承辦人應及時(shí)通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交合同擋案。
5、紀監、審計部門(mén)對合同的執行情況進(jìn)行監督和檢查。
合同管理工作流程【4】
一、合同起草
1.流程：
請合同號、合同起草、合同修改
2.注意事項：
(1)公司合同統一編號，由合同承辦人到合同管理人處請號。
(2)各部門(mén)合同承辦人負責起草合同。
二、合同審核批準
1.流程：
承辦部門(mén)負責人審核、財務(wù)部審核、人事行政部審核、財務(wù)總監審核、總經(jīng)理審核、簽署合同審批表
2.注意事項：
(1)合同承辦部門(mén)負責人負責對合同文本進(jìn)行審核，并對審核同意后的合同文本于合同會(huì )簽單中填寫(xiě)意見(jiàn)。
(2)合同承辦部門(mén)負責人批準合同后，由公司財務(wù)部門(mén)、行政部總監、財務(wù)總監和總經(jīng)理對合同進(jìn)行審核批準并簽署意見(jiàn)。
三、合同生效
1.流程：
公司授權簽約人復審、是否符合要求蓋章或簽字
2.注意事項：
(1)公司經(jīng)授權簽約的負責人在對合同審批表審核無(wú)誤并簽字同意后，在各個(gè)合同文本上同時(shí)蓋公司“合同專(zhuān)用章”，并且在各個(gè)文本的各頁(yè)加蓋騎縫章。
(2)合同文本落款處必須為法定代表人或其授權委托人親筆簽名或加蓋手簽章。
四、合同文本分發(fā)管理
1.流程：
合同復印、通知領(lǐng)取、領(lǐng)取人簽字、合同分發(fā)
2.注意事項：
(1)合同文本分發(fā)原則：對外簽訂合同，應當一式四份，本方至少執兩份，其中行政部執二份正本及對方提供的身份證明和授權書(shū)等簽約資料；合同承辦部門(mén)執一份復印文本；財務(wù)部執一份復印文本；其他合同執行相關(guān)部門(mén)，根據需要執復印文本或合同相關(guān)部分。
(2)各部門(mén)留存的合同文本及相關(guān)材料，待合同執行完畢后，按照公司有關(guān)規定處理。(3)合同的復印、分發(fā)控制由行政部負責。各領(lǐng)取部門(mén)應在合同審批表上簽字后方能領(lǐng)取。合同文本不得隨意復印，增發(fā)或補發(fā)應向原合同分發(fā)部門(mén)申請，經(jīng)部門(mén)負責人同意后予以增補，并補齊相應手續。
五、合同履行管理
1.流程：
合同履行、合同首付款、報行政部
2.注意事項：
(1)合同承辦部門(mén)負責合同的履行。履行中如遇到變更、解除的，首先須報行政部，并在此基礎上，在雙方協(xié)商一致，簽署書(shū)面協(xié)議，按照原合同的簽訂審批程序報批，按原合同的分發(fā)路徑分發(fā)。
(2)財務(wù)部監控合同實(shí)際履行情況，并按規定完成收、付款工作，協(xié)助合同承辦人進(jìn)行合同的履行、變更中的相關(guān)工作，并及時(shí)向行政部通報情況。
六、合同監控
1.流程：
合同履行情況的檢查、合同管理問(wèn)題的處理與反饋、相關(guān)數據的統計與上報
2.注意事項：
(1)財務(wù)部配合有關(guān)部門(mén)對合同的履行情況進(jìn)行監控和抽查，并對所發(fā)現的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。
(2)財務(wù)部結合實(shí)際執行情況,對相關(guān)數據進(jìn)行統計分析，并將結果報行政部門(mén)備案。
七、合同歸檔及管理
1.流程：
履行完畢合同的歸檔、歸檔合同的檔案管理
2.注意事項:
(1)合同履行完畢后,行政部合同管理人員負責組織將合同及有關(guān)材料整理歸檔。
(2)歸檔后的合同,按照公司《檔案管理辦法》進(jìn)行管理。公司合同管理對一個(gè)公司內外運作都有著(zhù)十分重要的意義和作用，公司管理人員要在遵守法律法規的前提下，根據本公司制定的相應條例進(jìn)行合同管理。一個(gè)合同要經(jīng)歷起草到最后歸檔等眾多流程，需要管理人員按照公司合同管理流程的步驟逐步處理。
合同管理工作流程【5】
合同管理員是公司中負責管理合同的專(zhuān)業(yè)人員，他們的工作流程涉及到合同的各個(gè)方面。以下是合同管理員的工作流程：
1.簽訂合同前的準備
在簽訂合同之前，公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營(yíng)業(yè)執照、資質(zhì)證明復印件進(jìn)行核實(shí)，并了解其誠信、履約能力。這是為了確保公司的利益得到保障。
2.合同的審查批準和簽訂
合同管理員需要將合同流轉給相關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行審批。在審批過(guò)程中，領(lǐng)導會(huì )對合同的內容、條款進(jìn)行仔細審查，確保合同的合法性、合規性和合理性。一旦審批通過(guò)，合同管理員會(huì )與對方當事人進(jìn)行合同的簽訂工作。在簽訂之前，還需要對合同進(jìn)行校對，確保合同內容與審批內容一致。
3.合同原件的保存歸檔
合同管理員需要將合同的原件進(jìn)行保存歸檔。這是為了方便日后的查閱和使用。同時(shí)，也是為了確保公司的合同管理規范、有序。
以上是合同管理員的工作流程，希望對您有所幫助。
法律依據：《民法典》第四百七十條規定，合同的內容由當事人約定，一般包括下列條款：
�。ㄒ唬┊斒氯说男彰蛘呙Q(chēng)和住所；
�。ǘ说�；
�。ㄈ⿺盗�；
�。ㄋ模┵|(zhì)量；
�。ㄎ澹﹥r(jià)款或者報酬；
�。┞男衅谙�、地點(diǎn)和方式；
�。ㄆ撸┻`約責任；
�。ò耍┙鉀Q爭議的方法。
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