精選會(huì )議方案匯編六篇
為了確定工作或事情順利開(kāi)展，通常需要提前準備好一份方案，方案是從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等方面進(jìn)行安排的書(shū)面計劃。方案應該怎么制定呢？下面是小編精心整理的會(huì )議方案6篇，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
會(huì )議方案 篇1
一、 會(huì )前準備
1、確定會(huì )議是否必要。能否通過(guò)其他方式使會(huì )議準備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決？
2、確定會(huì )議的目的。試圖達成什么樣的結果？會(huì )議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動(dòng)方案？
3、準備議事日程。列出與會(huì )議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。 限定每個(gè)項目的商議時(shí)間。
4、收集所有與會(huì )議所議項目有關(guān)的信息。如果太長(cháng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。
5、會(huì )前將會(huì )議議事日程和整理好的文件在與會(huì )人中間傳閱。
6、根據要討論的問(wèn)題限定與會(huì )人員。
7、在正式開(kāi)會(huì )之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。
二、會(huì )議期間控制
1、敘述會(huì )議的`目的。
2、核對并記錄與會(huì )者。
3、根據議事日程順序提出每個(gè)項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì )者的意見(jiàn)。
4、給每一個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機會(huì )。
5、控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細節上，應及時(shí)引導到議題本身。
6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見(jiàn)解時(shí)，你要根據自己的理解將各種觀(guān)點(diǎn)加以概括。
7、堅持預定的時(shí)間，不要拖延。
8、在每個(gè)項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。
9、在會(huì )議結束時(shí)，對已取得的結果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì )議。
10、確定下次會(huì )議的議題和時(shí)間。
三、會(huì )后工作
1、在與會(huì )和未與會(huì )的人中間傳閱會(huì )議記錄。會(huì )議記錄應準確。會(huì )議中所形成的決策要突出承擔行動(dòng)的責任人姓名、時(shí)間及標準。表明下次會(huì )議的日期和時(shí)間。
2、根據會(huì )議，對執行進(jìn)行監督和檢查。
會(huì )前工作：
1、與會(huì )議主辦者洽談。
2、向會(huì )議主辦方提供會(huì )議接待策劃方案和報價(jià)。
3、邀請會(huì )議主辦者實(shí)地考察會(huì )議舉辦場(chǎng)所。
4、與會(huì )議主辦者確認會(huì )議接待方案。
5、與會(huì )議主辦者簽訂會(huì )議接待標準合同。
6、確認會(huì )議主辦者預付會(huì )議訂金事宜。
7、在會(huì )議舉辦前制定會(huì )議工作人員服務(wù)標準條例及會(huì )議接待手冊。
8、準備會(huì )議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì )議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會(huì )中工作：
9、機場(chǎng)、碼頭、車(chē)站：專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。
10、會(huì )議酒店現場(chǎng)：會(huì )議秘書(shū)分發(fā)會(huì )議資料，來(lái)客接待。
11、會(huì )議秘書(shū)協(xié)助會(huì )場(chǎng)布置及會(huì )場(chǎng)的會(huì )務(wù)服務(wù)。
12、會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議接待（報到）處協(xié)助會(huì )務(wù)組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì )議禮品及房間派送水果等會(huì )務(wù)工作。
13、確認用餐時(shí)間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認會(huì )議代表（客戶(hù)）的娛樂(lè )項目、娛樂(lè )場(chǎng)所及消費和付費的方式。
15、確認旅游公司為該會(huì )議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車(chē)導游等安排）。
16、確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì )代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（含領(lǐng)導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協(xié)調會(huì )議期間的交通工具的安排。
19、代辦會(huì )議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會(huì )后工作：
20、會(huì )務(wù)服務(wù)的總結、評估、會(huì )議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
21、會(huì )議資料、領(lǐng)導講話(huà)稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結書(shū)工作及印刷代表通訊錄。
22、與會(huì )議主辦者的費用結算工作。
會(huì )議方案 篇2
一、會(huì )議操作流程
第一部分：會(huì )前準備
1、人員分工
2、場(chǎng)地準備
3、物品準備
4、會(huì )場(chǎng)布置
第二部分：現場(chǎng)部分
1、現場(chǎng)工作流程
2、會(huì )前準備工作
3、顧客入場(chǎng)登記（發(fā)布促銷(xiāo)信息及會(huì )議流程）
4、會(huì )議正式開(kāi)始前（1、促銷(xiāo)員與顧客的溝通2、公司產(chǎn)品的宣傳廣告視頻等）
5、開(kāi)場(chǎng)白（見(jiàn)主持人串詞）（6、文藝表演）
6、專(zhuān)家演講（7、游戲互動(dòng)、有獎問(wèn)答、老顧客發(fā)言等）
8、產(chǎn)品促銷(xiāo)信息發(fā)布
9、咨詢(xún)、促銷(xiāo)、簽單（十一、現場(chǎng)抽獎）
第三部分：會(huì )后部分
一、送賓（一視同仁）
二、顧客服務(wù)管理（新客、未購買(mǎi)者繼續跟進(jìn)服務(wù)）
三、會(huì )后總結
會(huì )銷(xiāo)流程具體細節
�。ㄒ唬⿻�(huì )前部分
顧客在會(huì )上能否產(chǎn)生購買(mǎi)，有80%的因素取決于會(huì )前的工作做的是否扎實(shí)、到位。因此，會(huì )前部分是會(huì )銷(xiāo)活動(dòng)的重點(diǎn)部分，主要包括：
1、宣講專(zhuān)家的聯(lián)絡(luò )；提前預約、有效溝通協(xié)調。
2、會(huì )議時(shí)間地點(diǎn)的選取，綜合考慮天氣、方便等因素。
3、顧客的`通知；新客與老客比例合適，提前短線(xiàn)通知，電話(huà)預約，電話(huà)確認等。提前給各促銷(xiāo)員及醫務(wù)人員派發(fā)任務(wù)，保證到會(huì )人數和效果。
4、會(huì )場(chǎng)的布置，現場(chǎng)人員的分工。
5、獎品、宣傳資料等物料的準備到位，會(huì )前預估銷(xiāo)量準備產(chǎn)品。
�。ǘ⿻�(huì )中部分
1、需準備物品：
筆記本電腦一臺：制作好幻燈片，錄像，并保存好相關(guān)培訓資料。
數碼相機一臺：現場(chǎng)照像及錄制。
登記表：為現場(chǎng)來(lái)的客戶(hù)進(jìn)行登記。
條幅：掛在聯(lián)誼會(huì )會(huì )場(chǎng)的四周。
胸卡：工作人員佩帶。
展板和寫(xiě)筆：用于講師寫(xiě)東西。
抽獎箱：放置抽獎券。
小禮品：給現場(chǎng)客戶(hù)發(fā)放。
會(huì )議程序：
1、會(huì )務(wù)人員全部提前準時(shí)到會(huì )場(chǎng)。
2、各部門(mén)自我檢查，了解本部門(mén)應到人員情況，物品準備情況，機器設備情況等。
3、會(huì )前動(dòng)員：著(zhù)重對各部門(mén)工作人員講解會(huì )場(chǎng)維護和會(huì )后促銷(xiāo)事誼，講完后大家相互擊掌。
4、工作人員站在門(mén)口歡迎客戶(hù)入場(chǎng)，一定要顯的隆重；
會(huì )議方案 篇3
一、總體方案
�。ㄒ唬⿻�(huì )議總體方案的含義會(huì )議總體方案是對所要舉辦的會(huì )議進(jìn)行總體安排的策劃文案，是會(huì )議預案的一種。
�。ǘ⿻�(huì )議總體方案的基本內容
1．會(huì )議的名稱(chēng)。會(huì )議名稱(chēng)的確定一般采用揭示會(huì )議主題、主辦者、功能、與會(huì )者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式等特征的方法。
2．會(huì )議的目標和指導思想。
3．會(huì )議的主題、議題和議程。
4．會(huì )議的對象、規格和規模。會(huì )議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽(tīng)成員。
5．會(huì )議的時(shí)間。包括會(huì )議時(shí)機的選擇，會(huì )議的起訖時(shí)間，會(huì )期和日程安排。
6．會(huì )議的地點(diǎn)。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會(huì )議要考慮選擇在什么國家或地區以及什么城市舉行；二是選擇合適的場(chǎng)館（包括會(huì )場(chǎng)、賓館的規格及布置要求等）。
7．主辦、協(xié)辦單位以及擬設立的會(huì )議組織機構，如主席團、組織委員會(huì )、指導委員會(huì )、執行委員會(huì )、學(xué)術(shù)委員會(huì )、秘書(shū)處、籌備組的構成等。
8．會(huì )議的舉行方式、配套活動(dòng)以及輔助活動(dòng)的日程安排，如參觀(guān)、游覽、娛樂(lè )、聚餐等。
9．會(huì )議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段。
10．會(huì )議的宣傳方式，如召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì )、編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報、邀請記者采訪(fǎng)、發(fā)送新聞稿件等。
11．會(huì )議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式。
12．其他應當說(shuō)明的事項。
�。ㄈ⿻�(huì )議總體方案的結構與寫(xiě)法
1．標題。寫(xiě)明會(huì )議的全稱(chēng)和策劃書(shū)或方案（預案），如“xx國際學(xué)術(shù)會(huì )議籌備（總體）方案”�！翱傮w”二字也可以不寫(xiě)。
2．主送機關(guān)。直接上報上級機關(guān)，應當寫(xiě)明上級機關(guān)的名稱(chēng)。以請示的附件上報的，可不寫(xiě)主送機關(guān)。
3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開(kāi)頭部分可用一段文字寫(xiě)明制定方案的目的和依據，然后用序號編排各個(gè)層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡(jiǎn)述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實(shí)施的要求通過(guò)各個(gè)專(zhuān)題策劃文案來(lái)表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫(xiě)“以上方案請審批”等字樣。
正文寫(xiě)作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調。
4．附件。如有附件，在正文下方寫(xiě)明附件的名稱(chēng)和序號。
5．落款。署制定機構名稱(chēng)。經(jīng)審批下發(fā)執行的總體方案也可署審批機關(guān)的名稱(chēng)。
6．成文時(shí)間。寫(xiě)正式提交的日期。
二、會(huì )議開(kāi)幕式方案
�。ㄒ唬⿻�(huì )議開(kāi)幕式方案的含義
開(kāi)幕式是宣布各種會(huì )議活動(dòng)正式開(kāi)始的具有象征性和標志性的儀式。會(huì )議開(kāi)幕式方案是對開(kāi)幕式的各項安排進(jìn)行策劃的文案。
�。ǘ⿻�(huì )議開(kāi)幕式方案的基本內容
1．開(kāi)幕式的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)。
2．主辦單位。
3．參加范圍。包括上級機關(guān)的領(lǐng)導人，會(huì )議活動(dòng)的承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領(lǐng)導或代表，東道主以及與會(huì )議活動(dòng)有關(guān)的機關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導或代表，有關(guān)國家、地區、組織的代表（如有關(guān)國家的使節、領(lǐng)事、參贊等），群眾代表，有關(guān)新聞單位�！緦�(zhuān)題會(huì )議方案】
4．主持人、致辭人和剪彩人的.身份和姓名。開(kāi)幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯(lián)合主辦的會(huì )議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開(kāi)幕詞人的身份一般應當高于主持人。儀式較為簡(jiǎn)單的，可由主持人直接致開(kāi)幕詞；也可以先由主辦單位的領(lǐng)導發(fā)表主旨講話(huà)或歡迎詞，然后由來(lái)賓代表先后致辭。來(lái)賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請在場(chǎng)身份最高的人士宣布：“我宣布，xx活動(dòng)開(kāi)幕”。聯(lián)合主辦的活動(dòng)，也可用共同剪彩的形式代替致開(kāi)幕詞。
剪彩人應當是主辦單位出席開(kāi)幕式身份最高的人士，也可安排上級領(lǐng)
導、協(xié)辦單位領(lǐng)導與主辦單位領(lǐng)導共同剪彩。
5．開(kāi)幕式的形式。開(kāi)幕式的形式主要有兩類(lèi)，一類(lèi)是以致辭為主的形式；另一類(lèi)是文藝晚會(huì )的形式。
6．邀請方式。凡外單位的領(lǐng)導和代表應當書(shū)面邀請。書(shū)面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來(lái)賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。
7．現場(chǎng)布置和物品準備。如主席臺、會(huì )標、國旗、花卉、彩旗、標語(yǔ)、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。
8．接待。如簽到、為來(lái)賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。
9．開(kāi)幕式、閉幕式程序。如介紹出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導人和主要來(lái)賓、致開(kāi)幕詞、升國旗和會(huì )旗、奏國歌或會(huì )歌、代表致詞、剪彩、參觀(guān)、植樹(shù)紀念、頒獎、文藝體育表演等活動(dòng)。
10．接待任務(wù)分工。必要時(shí)可設立專(zhuān)門(mén)的接待工作機構。
11．經(jīng)費安排。
�。ㄈ╅_(kāi)幕式方案的結構和寫(xiě)法
1．標題。寫(xiě)明開(kāi)幕式的名稱(chēng)和文種（策劃書(shū)、方案）
2．主送機關(guān)。直接上報上級審批的開(kāi)幕式方案，應當寫(xiě)明主送機關(guān)。以請示的附件上報的，不必寫(xiě)主送機關(guān)。
3．正文。開(kāi)頭先闡明舉行開(kāi)幕式的目的意義，指導思想，然后用列小標題的方式逐項說(shuō)明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個(gè)創(chuàng )意點(diǎn)要說(shuō)明意義和效果。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫(xiě)“以上方案妥否，請審批”等字樣。
4．落款。寫(xiě)提交方案的機構名稱(chēng)。
5．成文時(shí)間。寫(xiě)正式提交的日期。
三、會(huì )議閉幕式方案
�。ㄒ唬⿻�(huì )議閉幕式方案的含義
會(huì )議閉幕式是宣布各種會(huì )議活動(dòng)結束的具有象征性和標志性的儀式。會(huì )議閉幕式方案是對開(kāi)幕式的各項安排進(jìn)行策劃的文案。
�。ǘ⿻�(huì )議閉幕式方案的基本內容
1．閉幕式的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)。
2．主辦單位。
3．參加范圍。
4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高于主持人。
5．閉幕式的形式。
6．邀請方式。書(shū)面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來(lái)賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象�！緦�(zhuān)題會(huì )議方案】
7．現場(chǎng)布置和物品準備。如主席臺、會(huì )標、國旗、花卉、彩旗、標語(yǔ)、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。
8．接待。如簽到、為來(lái)賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。
9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領(lǐng)導人和主要來(lái)賓、致閉幕詞、降會(huì )旗、會(huì )旗交接、黨的代表大會(huì )唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動(dòng)。
會(huì )議方案 篇4
為進(jìn)一步增進(jìn)了解，加強機關(guān)、非公企業(yè)、農村黨支部書(shū)記之間的溝通與聯(lián)系，確�！耙宦�(lián)雙結對”活動(dòng)落到實(shí)處，經(jīng)黨工委研究，決定在七一組織轄區內基層黨支部書(shū)記開(kāi)展迎“七一”黨建工作座談會(huì )，制定如下方案：
一、座談時(shí)間及地點(diǎn)
20xx年7月1日(星期四)上午9：00至12：00。
座談地點(diǎn)設在管委會(huì )3號樓三樓綜合會(huì )議室，用餐地點(diǎn)設在東藝中心漓江仔大廳。
二、座談方式
采取個(gè)人發(fā)言，互相交流等方式進(jìn)行。
三、座談內容
(一)討論《南寧經(jīng)濟技術(shù)開(kāi)發(fā)區非公企業(yè)黨組織書(shū)記管理辦法》;
(二)談?wù)勗鯓赢敽命h支部書(shū)記;
(三)談?wù)勅绾伟l(fā)揮黨支部在凝聚人心、促進(jìn)和諧中的作用。
四、參加人員
(一)機關(guān)黨委所屬黨支部，各村(社區)黨支部書(shū)記;
(二)管委會(huì )分管領(lǐng)導，那洪街道黨工委分管領(lǐng)導，黨政辦有關(guān)同志;
(三)各非公企業(yè)黨組織書(shū)記。
會(huì )議方案 篇5
為認真貫徹落實(shí)公司下發(fā)的生技17號文件，進(jìn)一步加強和完善工程公司安全生產(chǎn)會(huì )議制度，確保工程公司、項目部順利開(kāi)展安全生產(chǎn)工作，強化安全意識，更好地把安全工作落到實(shí)處，結合工程公司實(shí)際制定本實(shí)施方案。
一、強化領(lǐng)導，成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組
組 長(cháng)：何子謙
副組長(cháng)：徐丹 鄧勇平
成 員：向軒 沈維靜 李應均 鐘琳
二、領(lǐng)導小組管理職責
1、安全生產(chǎn)會(huì )議由工程處或項目主管安全管理工作的領(lǐng)導安排組織召集，做好會(huì )議各項準備，督促檢查會(huì )議決議落實(shí)情況，研究布置日常安全生產(chǎn)工作。
2、工程處負責安全會(huì )議有關(guān)安全生產(chǎn)內容的具體工作。
3、安全生產(chǎn)會(huì )議在研究安全工作時(shí)，由主管安全生產(chǎn)的領(lǐng)導匯報工作，綜合辦負責記錄，并會(huì )同工程處落實(shí)會(huì )議決定和事項。
三、安全生產(chǎn)會(huì )議的管理內容及要求
1、工程公司安全生產(chǎn)會(huì )議重點(diǎn)研究安全生產(chǎn)形勢，并作出決議；審定重要安全規章制度；審定關(guān)系安全生產(chǎn)的重要事項和活動(dòng)方案；分析傷亡事故、火災爆炸事故和重大設
備事故并提出意見(jiàn)；研究布置下一階段的安全管理工作。
2、工程公司研究安全生產(chǎn)工作時(shí)，主要聽(tīng)取主管安全工作領(lǐng)導的工作匯報，并對安全生產(chǎn)工作出現的重大問(wèn)題作出決定。
3、工程處重點(diǎn)落實(shí)安全生產(chǎn)例會(huì )布置的`安全工作任務(wù)，研究處理日常安全管理的業(yè)務(wù)工作。
4、各項目部安全例會(huì )應結合實(shí)際重點(diǎn)，研究貫徹落實(shí)上級安全工作計劃和要求，同時(shí)落實(shí)好項目自身的安全生產(chǎn)工作，應做到有計劃、有布置、有檢查、有總結、有評比。
5、項目班組安全例會(huì )應傳達上級要求并結合生產(chǎn)實(shí)際，研究、總結崗位安全生產(chǎn)責任制落實(shí)情況，強調班組成員盡職盡職，采取預防事故措施，消除不安全隱患，確保安全生產(chǎn)工作順利進(jìn)行。
四、安全會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間規定
1、工程公司安全生產(chǎn)會(huì )議每季度召開(kāi)一次，并形成簡(jiǎn)報及時(shí)上報公司安全生產(chǎn)主管部門(mén)。
2、項目部安全生產(chǎn)例會(huì )每月召開(kāi)兩次，分析總結上半月安全生產(chǎn)情況，部署下半月安全生產(chǎn)工作，并填寫(xiě)《安全例會(huì )記錄》。
五、檢查與考核
1、工程公司工程處對會(huì )議決定執行情況進(jìn)行檢查。
2、各級安全生產(chǎn)會(huì )議，各單位主要領(lǐng)導人及相關(guān)領(lǐng)導、
各部門(mén)負責人和項目部負責人和專(zhuān)職安全生產(chǎn)管理人員必須參加，否則將本人納入年終單位評先評優(yōu)考核指標，也會(huì )影響單位評先評優(yōu)考核指標。
會(huì )議方案 篇6
一、會(huì )議方案的研制到通知下發(fā)的全過(guò)程
(一)初稿擬定
一個(gè)大型、特大型的會(huì )議方案的初稿應包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員、任務(wù)分工和組織領(lǐng)導(這在大型、特大型的會(huì )議中顯得尤為重要，首先要有單位某部門(mén)牽頭組織和統籌安排，成立相應的工作領(lǐng)導小組。如負責撰寫(xiě)文稿的及提供相關(guān)材料的文件材料組，負責會(huì )場(chǎng)布置、會(huì )議通知下發(fā)、會(huì )議日程等具體事務(wù)的會(huì )務(wù)組，負責會(huì )議報道、會(huì )場(chǎng)錄像的新聞宣傳組，會(huì )議接待及后勤組等。其次各相關(guān)部門(mén)要做好任務(wù)分工的各項工作，并且牽頭部門(mén)要將任務(wù)分工具體化，限定時(shí)限，督促相關(guān)部門(mén)按時(shí)完成;相關(guān)部門(mén)亦按要求積極協(xié)助好。唯有如此，才不致使一個(gè)大型會(huì )議因組織不力等原因而弄得一盤(pán)散沙)等內容。
(二)經(jīng)費預算
經(jīng)費預算是指在開(kāi)會(huì )前將所用到的會(huì )議經(jīng)費做出一個(gè)和實(shí)際預算偏離不遠的相對精確的估算。有人說(shuō)預算對于部門(mén)財務(wù)管理或會(huì )計人員最擅長(cháng)。但不管是財務(wù)/會(huì )計或非財務(wù)/會(huì )計人員，在做預算前都應該在大腦里有一個(gè)比較清晰的輪廓：在哪些項目、材料、物品、東西上會(huì )產(chǎn)生經(jīng)費。不說(shuō)是面面俱到，但應該考慮全面、細致。比如，既然有人來(lái)開(kāi)會(huì )，肯定要解決他們的`吃飯問(wèn)題，就會(huì )相應產(chǎn)生食宿費。再者，開(kāi)會(huì )的場(chǎng)地必然是臨時(shí)租用，又會(huì )產(chǎn)生場(chǎng)地租金費。又如，開(kāi)會(huì )若需給參會(huì )人員派發(fā)一些會(huì )議資料、紙和筆等，又會(huì )產(chǎn)生資料物品費。另外，如果是開(kāi)一些針對性強、覆蓋面廣、理論性學(xué)術(shù)性強的會(huì )，邀請一些遠道而來(lái)的專(zhuān)家來(lái)授課，專(zhuān)家的授課費和在往返路途產(chǎn)生的費用也都是要納入到經(jīng)費預算范疇之列的。
所以綜合以上因素來(lái)做預算的話(huà)，就包括：
�、� 食宿費：每人每天(或每人每餐)的食宿費×開(kāi)會(huì )總天數(總餐數)×總人數
�、� 場(chǎng)地租金費：看場(chǎng)地的租借方以怎樣的方式來(lái)收費。如果對方以天數來(lái)算，則乘以開(kāi)會(huì )總天數;如果以次數來(lái)定，則乘以開(kāi)會(huì )總次數。
�、� 會(huì )議資料印發(fā)費(含紙、筆等辦公用品費)
�、軐�(zhuān)家的授課費(每人的費用×人數)、往返的差旅費(每人的費用×人數)
�、菘赡墚a(chǎn)生的其它費用
(三)領(lǐng)導審批
領(lǐng)導審批是一個(gè)必須和重要的環(huán)節。在擬好會(huì )議方案的初稿、做好會(huì )前的經(jīng)費預算后，再以請示的方式呈報上級相關(guān)領(lǐng)導審示。在領(lǐng)導審示后如對某些內容作了較大幅度的修改(不僅僅是文本、字面上的簡(jiǎn)單修改，更是任務(wù)分工、會(huì )議主題變更、經(jīng)費預算數額等重大內容更改等)，需根據領(lǐng)導的意思修改好后再呈報領(lǐng)導。如果只是對文本稍作改動(dòng)，則視具體情況而定。只有經(jīng)各位領(lǐng)導審批簽字后，才可以做下一步的事情。
(四)任務(wù)分工下發(fā)
在修改好并經(jīng)上級領(lǐng)導審示無(wú)問(wèn)題后，就可以將領(lǐng)導批示和任務(wù)分工一起印發(fā)給相關(guān)部門(mén)。
(五)通知下發(fā)
通知下發(fā)，這里的針對對象主要為會(huì )議主辦方的下一級單位;若需請會(huì )議主辦方的外部平行單位參會(huì )則以發(fā)邀請函的形式邀請其前來(lái)。
二、會(huì )議通知
(一)對象為本單位內
包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員(注意事項)等。
(二)對象為下一級單位
同樣涵蓋有會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題(內容)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議日程安排、參會(huì )人員(注意事項)等多項內容。
(三)會(huì )議邀請函(針對本單位以外的平行單位)
以發(fā)邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會(huì )。
三、模板
(一)會(huì )議須知模板見(jiàn)《辦公小技巧六》
(二)會(huì )議通知模板略
會(huì )議通知很簡(jiǎn)單，首先前言部分表目的,為什么而開(kāi)會(huì ),因何需要而開(kāi)會(huì )(為××,根據××，決定召開(kāi)××會(huì )議，現將有關(guān)事宜通知如下：)
其次是第一部分：會(huì )議時(shí)間
×××
再次是第二部分：會(huì )議地點(diǎn)
×××
然后是第三部分：會(huì )議內容(也稱(chēng)會(huì )議日程)
注：如果是開(kāi)一些形式單一、內容簡(jiǎn)單的會(huì )議，這一部分也可不必加到具體的會(huì )議通知中。
接著(zhù)是第四部分：參會(huì )人員
最后是第五部分：注意事項
注：注意事項旨在向與會(huì )者傳遞出“除了以上所說(shuō)的還需另外提請注意的一些特別事項”這樣一種信息。通常作為不可或缺的內容被安排在會(huì )議通知的最后一部分。
(三)會(huì )議邀請函模板
例：
(××單位)
為做好××工作/為貫徹落實(shí)××精神(表目的)/……，經(jīng)研究/經(jīng)報領(lǐng)導同意，決定召開(kāi)××會(huì )議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負責同志參加會(huì )議。
一、會(huì )議時(shí)間
×××
二、會(huì )議地點(diǎn)
×××
三、會(huì )議內容(會(huì )議日程)
×××
四、注意事項
×××
五、開(kāi)會(huì )前的準備工作
在開(kāi)會(huì )前的幾天內各個(gè)任務(wù)分工部門(mén)完成各自的任務(wù)。收集好參會(huì )人員名單，搞好會(huì )場(chǎng)布置，準備好開(kāi)會(huì )領(lǐng)導的講話(huà)稿及相關(guān)材料，與相關(guān)單位做好對接，落實(shí)好參會(huì )代表提供食宿、住宿等;做好大會(huì )的醫療、安全保障等工作。
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