合同檔案管理表格

　　合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。

　　合同檔案管理制度

　　為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作提高合同管理水平逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化特制定本制度

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程、銷(xiāo)售項目為中心的資料總和其構成包括招標文件、應標文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設計方案、工程會(huì )議記要、竣工資料(清單見(jiàn)附表2)等

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò )管理體系由公司合同管理組集中統一管理以確保檔案的完整、完全和有效利用

　　2、合同管理組負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔并負責監督指導各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)的合同管理工作

　　3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系并確定一名網(wǎng)絡(luò )人員負責合同文檔管理

　　三、合同文檔的移交

　　1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組

　　2、合同關(guān)閉后各分公司應由指定的網(wǎng)絡(luò )管理員將全套合同資料(交接清單參見(jiàn)附表3)向合同管理組移交

　　3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定具有長(cháng)久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同管理組移交

　　4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整必須層次分明符合其形成規律

　　5、合同文檔移交時(shí)必須編制檔案移交清冊并當面清點(diǎn)以雙方簽字認可后方為完成交接手續

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次如有遺失、損毀要查明原因及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任

　　3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作要以原始記錄為依據編制合同統計清單

　　4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作

　　5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同管理組查閱合同文檔確因工作需要須借出查閱須經(jīng)分公司、部門(mén)主管領(lǐng)導簽字同意后方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續以影印件借出合同原件無(wú)特殊情況不得外借

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施以確保合同文檔的安全

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料違者視情節予以處罰

　　8、合同文檔的密級為機密任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)違者視情節予以處罰

　　附1：竣工資料明細表

　　附2：合同檔案交接清單

　　管理方法

　　1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。

　　3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門(mén)

　　主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。

　　合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

　　7、合同文檔必須專(zhuān)人負責管理。

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