總結會(huì )會(huì )務(wù)工作理論概要
總結是在某一時(shí)期、某一項目或某些工作告一段落或者全部完成后進(jìn)行回顧檢查、分析評價(jià)，從而得出教訓和一些規律性認識的一種書(shū)面材料，它能幫我們理順知識結構，突出重點(diǎn)，突破難點(diǎn)，不妨坐下來(lái)好好寫(xiě)寫(xiě)總結吧。那么如何把總結寫(xiě)出新花樣呢？下面是小編為大家整理的總結會(huì )會(huì )務(wù)工作理論概要，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
總結會(huì )的含義
經(jīng)驗總結交流會(huì )即在某項工作進(jìn)行到某一階段或者宣告結束之后，有關(guān)領(lǐng)導機關(guān)為總結工作、評比表彰先進(jìn)、交流經(jīng)驗和推廣先進(jìn)經(jīng)驗而召開(kāi)的會(huì )議。
總結會(huì )會(huì )務(wù)工作的一般程序
1．制定會(huì )議計劃
1)確定會(huì )議主題或議題
會(huì )議主題是會(huì )議要討論的主要問(wèn)題和要議定的事項，它決定著(zhù)會(huì )議的性質(zhì)和方向，是
會(huì )議目標的體現。議題是對會(huì )議主題的細化，是由領(lǐng)導決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實(shí)的依據，二是必須要結合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導提出；二是領(lǐng)導提出會(huì )議的目標和要求，由秘書(shū)部門(mén)向所屬單位征求意見(jiàn)，經(jīng)篩選整理后，報領(lǐng)導審定。會(huì )議的議題無(wú)論是領(lǐng)導提出的，還是秘書(shū)部門(mén)征求意見(jiàn)整理的，都應建立在調查研究、實(shí)事求是的基礎上，盡量避免主觀(guān)性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強的針對性。
2)確定會(huì )名、規模、規格人員名單
(1)確定會(huì )議名稱(chēng)。會(huì )議名稱(chēng)應當根據會(huì )議的議題或主題來(lái)確定，即要名副其實(shí)。會(huì )議的名稱(chēng)一般由以下幾個(gè)部分組成：會(huì )議主辦單位的名稱(chēng)、會(huì )議的主題、會(huì )議的類(lèi)型。
(2)確定會(huì )議的規模和規格。會(huì )議規模與規格的確定依據是會(huì )議的內容或議題。內容和議題需要多大的規模就上多大的規模。同時(shí)，應當本著(zhù)精簡(jiǎn)效能的原則來(lái)確定會(huì )議的規模與規格，即中、小規模，中、低檔次的規格能夠解決問(wèn)題的，盡量不上大規模和高規格。
(3)提出參加會(huì )議的范圍或人員名單。在確定會(huì )議規模與規格的基礎上，提出參加會(huì )議的范圍或人員名單。這就是說(shuō)，多大規模、何種規格檔次的會(huì )議應當由何種層級或何種身份的人參加，這里所說(shuō)的層級，一般是指參加會(huì )議人員的級別、地位；這里所說(shuō)的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會(huì )議的需要。
3)擬訂會(huì )議的時(shí)間與會(huì )期
(1)提出會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間。召開(kāi)會(huì )議的時(shí)間應當在會(huì )議議題確定下來(lái)之后，原則上應盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點(diǎn)。
�、僖鶕䲡�(huì )議的主持人或主辦會(huì )議單位的主要領(lǐng)導人及被邀請的主要領(lǐng)導人或貴賓是否能夠出席會(huì )議來(lái)確定時(shí)間。
�、谥饕I(lǐng)導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開(kāi)會(huì )議，緊急會(huì )議除外。
�、蹠�(huì )見(jiàn)會(huì )談性會(huì )議應當事先同主、賓雙方商議之后，再確定會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間。
(2)確定會(huì )期。會(huì )期是指召開(kāi)會(huì )議時(shí)間的長(cháng)短。確定會(huì )期應當與會(huì )議的內容緊密聯(lián)系。即內容多，議題復雜，需要與會(huì )人員充分發(fā)表意見(jiàn)的會(huì )議，會(huì )期可長(cháng)一些，反之可短些。確定會(huì )期也應當遵循精簡(jiǎn)效能的原則，盡量開(kāi)短會(huì )。為此，可以采取限定發(fā)言時(shí)間的做法，以提高會(huì )議的效率。
4)擬定會(huì )議地點(diǎn)
會(huì )議地點(diǎn)的重要性更是不容置疑的。會(huì )議地點(diǎn)的物質(zhì)條件——設施、環(huán)境和工作人員對會(huì )議的成功舉辦起著(zhù)關(guān)鍵的作用。一般情況下，會(huì )議組織者和策劃委員會(huì )將直接參與會(huì )議的選址工作，不過(guò)，還有很多時(shí)候，會(huì )議地點(diǎn)的選擇是由其他人來(lái)完成的。
選擇會(huì )議地點(diǎn)應當考慮如下因素。
(1)與會(huì )者與會(huì )場(chǎng)的距離。
(2)與會(huì )者下榻酒店與會(huì )場(chǎng)間的距離。
5)擬訂會(huì )議的議程與日程安排
(1)會(huì )議議程的擬訂。擬訂會(huì )議議程應當簡(jiǎn)明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來(lái)。代表會(huì )議的議程還要經(jīng)代表大會(huì )的預備會(huì )議或主席團會(huì )議通過(guò)之后才能正式生效。
一般議程的順序是：宣布議程；說(shuō)明人員缺席情況；宣讀并通過(guò)上次會(huì )議的備忘錄；財務(wù)主管報告；其他報告；新的議題；有關(guān)人事任免；提名并選舉新的負責人；通知有關(guān)事項；宣布休會(huì )。
(2)會(huì )議日程的安排。會(huì )議日程是指會(huì )議議程在時(shí)間上的具體安排。會(huì )議日程多采用表格式，將會(huì )議議程分別固定在會(huì )議期間每天的上午、下午、晚上3個(gè)單元里，使與會(huì )者一目了然地看清日程安排，以便按統一的規定參加會(huì )議的活動(dòng)。因此，擬訂會(huì )議日程要明確具體，并準確無(wú)誤。日程安排大體包括時(shí)間(可具體到×小時(shí)×分鐘)、內容、地點(diǎn)。
6)準備會(huì )議文件
會(huì )議文件的準備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開(kāi)幕詞、講話(huà)稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書(shū)人員負責起草，有的是由秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導起草，有的是由秘書(shū)配合業(yè)務(wù)部門(mén)起草。承擔文件起草的秘書(shū)應了解會(huì )議宗旨和會(huì )議的全面情況，緊緊圍繞會(huì )議中心，力爭較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應認真負責，保證質(zhì)量，不出差錯。
7)落實(shí)后勤工作
會(huì )務(wù)后勤服務(wù)是會(huì )務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節，特別是一些內容重要、參加人數較多的會(huì )議，如后勤工作做得不好，將會(huì )嚴重影響會(huì )議的效果。
準備階段的后勤服務(wù)應做好以下工作。
(1)會(huì )議經(jīng)費項目預算。主要包括會(huì )場(chǎng)租金、場(chǎng)地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂(lè )費用等。在預算時(shí)，應堅持節約原則，精打細算，減少開(kāi)支，嚴格遵守有關(guān)規定，不任意提高開(kāi)支標準。
(2)落實(shí)食宿，安排交通，做好衛生保健工作。
(3)制作會(huì )議證件。會(huì )議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應事先印制好，以便及時(shí)發(fā)給與會(huì )者和工作人員。
(4)制定會(huì )議的值班工作與保密工作方案。
2．一般總結會(huì )會(huì )務(wù)流程
1)成立會(huì )議的組織機構
大中型會(huì )議的組織和管理工作單靠一兩個(gè)人是無(wú)法完成的，必須成立相應的會(huì )務(wù)組織機構。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )務(wù)組織籌備機構包括以下幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調，既要牢記本崗位的職責，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。
(1)會(huì )務(wù)組。負責會(huì )務(wù)組織、會(huì )場(chǎng)布置、會(huì )議接待簽到等會(huì )議的組織、協(xié)調工作。
(2)秘書(shū)組。負責制定會(huì )議計劃，準備各種會(huì )議文件和資料，做好會(huì )議記錄，編寫(xiě)會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報，發(fā)放會(huì )議通知，進(jìn)行會(huì )議文件的立卷歸檔等。
(3)接待組。負責生活服務(wù)、交通工具安排、醫療服務(wù)等工作。
(4)宣傳組。負責會(huì )議的錄音錄像、娛樂(lè )活動(dòng)、照相服務(wù)和對外宣傳報道等工作。
(5)財務(wù)組。負責會(huì )議經(jīng)費的統籌使用和收費、付賬工作。
(6)保衛組。負責防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。
2)會(huì )前準備工作
制發(fā)會(huì )議通知、準備會(huì )議文件和用品、選擇與布置會(huì )場(chǎng)等。
3)會(huì )間工作
保證會(huì )議按既定日程和議程展開(kāi)，合理調度工作。
4)會(huì )后工作
文件資料歸檔、財務(wù)結賬、清理駐地、會(huì )場(chǎng)、發(fā)文等，向相關(guān)領(lǐng)導匯報。
3．重要會(huì )務(wù)工作的流程
在總結會(huì )中，發(fā)言人、會(huì )議的形式和參觀(guān)交流是會(huì )務(wù)工作的重點(diǎn)。
1)發(fā)言人
(1)發(fā)言主題。
在對發(fā)言人發(fā)出邀請的時(shí)候，應該向對方介紹會(huì )議的目的。一些發(fā)言人可能準備了很精彩的發(fā)言，但是卻與會(huì )議的主題不符。發(fā)言人對會(huì )議目的了解得越多，他們的發(fā)言就能與會(huì )議聯(lián)系得越緊密。
要明確發(fā)言人的演講主題，是會(huì )議組織者提供，還是自選，這要看話(huà)題和發(fā)言人哪一個(gè)更重要。如果發(fā)言人占據首要地位，那么他就有選擇話(huà)題或至少提出相關(guān)建議的權利。當然，在選題方面不能給發(fā)言人全部的自由，因為有的話(huà)題可能不適合該會(huì )議。而發(fā)言人并不知道哪些題目不適合與會(huì )者，因此，會(huì )議組織者應該負責提供這方面的信息。但要意識到，發(fā)言人可能在聽(tīng)說(shuō)所有這些禁忌后將決定不接受會(huì )議的邀請。另一方面，通過(guò)討論，會(huì )議組織者也可提出一個(gè)該發(fā)言人從前沒(méi)有涉及過(guò)的有趣話(huà)題。也可以先確定話(huà)題，由會(huì )議組織者擬定發(fā)言的內容和方式。在這種情況下，會(huì )議組織者應該向候選發(fā)言人說(shuō)明向其發(fā)出邀請的原因。
(2)邀請發(fā)言人注意事項。
要做好邀請發(fā)言人的工作，還要考慮以下幾點(diǎn)。
�、偈欠裢怃浺�。不是所有的會(huì )議都需要錄音，但是給會(huì )議錄音現在正在成為一種潮流。根據法律，會(huì )議方面在進(jìn)行這類(lèi)錄音之前必須得到相關(guān)發(fā)言人簽字同意許可。
�、谑欠裥枰厥獾脑O備。會(huì )議方面有必要確認發(fā)言人需要哪些特殊設備，這些信息可以通過(guò)建議表來(lái)收集。值得注意的是，該建議表通常在確定發(fā)言人選的幾個(gè)月前就收集上來(lái)了，而在這個(gè)過(guò)程中發(fā)言人可能又有了新的需求。會(huì )議方面應該讓所有的發(fā)言人在一個(gè)規定日期前提出對設備的需求，在該時(shí)限之后，這類(lèi)需求只能在特殊的情況下才能被會(huì )議方面接受，這樣將更有利于統一管理。
�、圩罱K確認。前面是從會(huì )議組織者的角度討論準備過(guò)程，但是發(fā)言人方面的準備工作也不可忽略。很多會(huì )議組織者往往都一廂情愿地認為，只要自己邀請發(fā)言人參加會(huì )議，對方就會(huì )準時(shí)出席。顯然，比較合理的做法是跟發(fā)言人確認他們是否成行以及時(shí)間安排和發(fā)言?xún)热荨?/p>
(3)與會(huì )人員自由發(fā)言討論或提出問(wèn)題并解決。
在會(huì )議上發(fā)言是與會(huì )成員交流思想、表明立場(chǎng)和觀(guān)點(diǎn)的主要途徑。對于與會(huì )者來(lái)說(shuō)，也是他們的基本權利，同時(shí)也是會(huì )議的核心內容。沒(méi)有發(fā)言，會(huì )議就沒(méi)有意義。在安排與會(huì )人員自由發(fā)言討論或提出問(wèn)題商討解決方案時(shí)，應注意以下幾點(diǎn)。
�、僦黝}引導。
要安排符合會(huì )議總精神的主題，但不要過(guò)分重復主題。相同內容的發(fā)言不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會(huì )人員的情緒，減弱會(huì )議效果。當然，如果有實(shí)際需要，例如，為了加強某種聲勢，反映某種呼聲，也可以同一主題的發(fā)言集中安排在一起。
與會(huì )者發(fā)言要有廣泛的代表性，或以部門(mén)考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會(huì )總目的為前提。
此外，為了保證會(huì )議發(fā)言踴躍有序，會(huì )議工作人員還應該做一定的輔助工作，如需印制發(fā)言稿，應提前準備或詢(xún)問(wèn)發(fā)言人的準備情況，并將發(fā)言次序和時(shí)間告訴發(fā)言人。
�、诟骷墑e間發(fā)言的平衡。
領(lǐng)導發(fā)言可能內容全面，理論性較強，而部門(mén)經(jīng)理或做具體工作的員工的發(fā)言可能內容具體，材料豐富、生動(dòng)。把兩者適當地穿插安排，會(huì )使現場(chǎng)氣氛更加活躍，效果也會(huì )更好。
�、鄹鞣N聲音平衡。
做到在一天的會(huì )議里可以聽(tīng)到不同地區的發(fā)言，使與會(huì )者全面了解情況。
2)會(huì )議的形式問(wèn)題
一般說(shuō)來(lái)，各種形式的會(huì )議有自己的模式和程序。會(huì )議性質(zhì)、會(huì )議目的以及與會(huì )人員身份決定了會(huì )議的形式。
(1)現場(chǎng)形式。是在事情發(fā)生地的現場(chǎng)召開(kāi)會(huì )議，便于觀(guān)摩學(xué)習或研究解決問(wèn)題。常見(jiàn)的現場(chǎng)辦公會(huì )、經(jīng)驗交流會(huì )、現場(chǎng)觀(guān)摩會(huì )等就是這種形式。
(2)移場(chǎng)形式。是由兩個(gè)以上的地點(diǎn)場(chǎng)所完成會(huì )議議題的會(huì )議。一般是主議題在一個(gè)地點(diǎn)完成，分議題在另一地點(diǎn)場(chǎng)所完成。這種形式要嚴格控制，要從實(shí)際需要出發(fā)。
(3)筆談形式。是“以文代會(huì )”的形式，以書(shū)面的形式討論問(wèn)題，交換看法。這種形式與會(huì )者并不集中在一起直接對話(huà)，而是通過(guò)筆談的形式間接對話(huà)。
(4)座談形式。是指有些會(huì )議需要聽(tīng)取意見(jiàn)，征集建議，交流思想，把有關(guān)人員召集起來(lái)開(kāi)會(huì )，需要采取座談會(huì )的形式。這種會(huì )議形式，暫沒(méi)有議決結果，與會(huì )者大多是不同群體的代表、有關(guān)方面的專(zhuān)家、負責人或主管人員。
(5)并會(huì )形式。是指為了精簡(jiǎn)會(huì )議，有些會(huì )議采取合并召開(kāi)的形式。把相關(guān)的幾個(gè)會(huì )議合并在一起，用一個(gè)單元或更長(cháng)一點(diǎn)的時(shí)間舉行，提高效率。這種形式可以減少領(lǐng)導人到會(huì )和講話(huà)的次數，把幾個(gè)講話(huà)稿合起來(lái)。
(6)“套會(huì )”形式。中指有些會(huì )議采取“會(huì )中會(huì )”的套會(huì )形式，可以在與會(huì )代表中劃出一部分人員，在某一時(shí)段召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì )議。
(7)遠程形式。是運用電視、電話(huà)、廣播等傳輸手段舉行會(huì )議。這種形式突破了空間限制，節省時(shí)間和會(huì )議經(jīng)費，擴大會(huì )議的宣傳面。范圍較大和時(shí)間緊急的會(huì )議常采用這種形式。
3)參觀(guān)活動(dòng)相關(guān)問(wèn)題
(1)情況介紹。先準備好簡(jiǎn)明生動(dòng)、印刷精美的宣傳小冊子。
(2)現場(chǎng)觀(guān)摩。參觀(guān)者參觀(guān)現場(chǎng)，如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設備和工藝流程、環(huán)境或營(yíng)業(yè)大廳、員工的教育和培訓設施、組織的科技開(kāi)發(fā)(實(shí)驗)中心、服務(wù)、娛樂(lè )、福利、衛生等設施。
(3)實(shí)物展覽。參觀(guān)組織的成果展覽室，陳列室可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。此外，參觀(guān)活動(dòng)內容的確定還要考慮到參觀(guān)者的需要和興趣。
(4)選擇參觀(guān)路線(xiàn)。參觀(guān)路線(xiàn)的選擇要求做到以下幾點(diǎn)。
�、倌芤饏⒂^(guān)者的興趣。
�、谀鼙ＷC參觀(guān)者的安全。
�、蹖M織正常工作干擾小。
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