企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢有哪些

　　近年來(lái)，隨著(zhù)經(jīng)濟全球化日益加速、對外開(kāi)放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設廠(chǎng)、開(kāi)展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。下面是小編為大家分享企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢有哪些，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、法規遵從

　　法規遵從(Regulatory Compliance)是指企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵守各項法律法規和規章制度，而且能證明自身確實(shí)遵守了相關(guān)要求。檔案記錄了企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據、過(guò)程和結果，是企業(yè)守法、合規、誠信經(jīng)營(yíng)的可追溯性證明。實(shí)現法規遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動(dòng)提供合法性證明。

　　對法規遵從的強調，始于美國的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂(lè )公司等在內的多家美國大公司，相繼爆出偽造文件、銷(xiāo)毀檔案、進(jìn)行財務(wù)欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心，加強對企業(yè)的監管，2002年，美國國會(huì )通過(guò)《上市公司財務(wù)改革和投資者保護法案》(又稱(chēng)《薩班斯法案》，Sarbanes-OxleyAct)，對在美上市公司的文件存檔作出了嚴格規定，強調通過(guò)審計檔案來(lái)審計企業(yè)行為，以實(shí)現對企業(yè)的監管�！端_班斯法案》規定，如果公司故意銷(xiāo)毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監禁。此后不久，美國證券交易委員會(huì )(SEC)對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。[1]2004年，巴塞爾銀行監管委員會(huì )通過(guò)針對金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”(New Basel Capital Accord)，對企業(yè)信息備存與電子舉證機制的建立進(jìn)行了規范。2008年，我國財政部、證監會(huì )、審計署、銀監會(huì )和保監會(huì )聯(lián)合頒布《企業(yè)內部控制基本規范》，對企業(yè)信息的真實(shí)完整、文件的存儲和保管提出了要求。

　　上述法規有三個(gè)基本要求：一是數據存儲(Storage)。要求企業(yè)的數據必須真實(shí)、完整地保存起來(lái)，直至法規和政策所規定的期限結束;數據保存期間，必須從技術(shù)上保證其不被修改和刪除。二是安全利用(Access)。企業(yè)應充分保護數據中的隱私和情報成分，同時(shí)數據應該在安全存儲的前提下被安全利用。三是審計(Account)。要求企業(yè)保留數據主體，同時(shí)對數據的訪(fǎng)問(wèn)過(guò)程進(jìn)行封存，滿(mǎn)足法規和政策的審計要求。法規遵從對企業(yè)檔案管理提出了新的嚴格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。

　　二、資產(chǎn)化

　　資產(chǎn)是指對過(guò)去的交易或事項形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預期會(huì )給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經(jīng)濟價(jià)值，尤其是在知識經(jīng)濟時(shí)代，檔案作為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的地位更加凸現。國際標準ISO15489《信息與文獻—文件管理》指出：“文件是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。”國際標準ISO30300《信息與文獻—文件管理系統—基礎和術(shù)語(yǔ)》進(jìn)一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)。”我國檔案行業(yè)標準DA/T42《企業(yè)檔案工作規范》也強調：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。”

　　在實(shí)踐中，1992年上海海洋地質(zhì)調查局在參與組建“上海石油天然氣公司”時(shí)，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價(jià)1.2億元作為注冊資本認繳。[2]2000年歐盟估計，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價(jià)值。[3]2000年英國發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評估信息資產(chǎn)：政府組織機構電子文件的鑒定》，用于英國聯(lián)邦政府機構對包括檔案在內的信息進(jìn)行資產(chǎn)登記和評估。2008年全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出：要像“離任財務(wù)審計”一樣，對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位法定代表人進(jìn)行“離任檔案審計”，并納入《檔案法》。[4]將檔案視為資產(chǎn)，進(jìn)行登記、評估和審計，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢之一。

　　三、企業(yè)文化

　　一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術(shù)，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國企業(yè)要做大做強，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開(kāi)良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國電話(huà)電報公司、福特汽車(chē)、IBM 、西門(mén)子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價(jià)值的產(chǎn)品、紀念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。[5]我國許多企業(yè)檔案部門(mén)也越來(lái)越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚公司的優(yōu)秀傳統、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質(zhì)，促進(jìn)公司競爭力提升和可持續發(fā)展。

　　四、標準化

　　標準化是人們在生產(chǎn)建設活動(dòng)中，廣泛地將科學(xué)研究成果和生產(chǎn)實(shí)踐經(jīng)驗進(jìn)行總結，形成共同準則，并加以普遍推行的活動(dòng)。標準化內涵著(zhù)統一、簡(jiǎn)化、協(xié)調和最優(yōu)化的基本原理。推行標準化是大規模社會(huì )化生產(chǎn)的基本要求。多年來(lái)，我國企業(yè)檔案界一直強調推行標準化，但實(shí)際工作中，主要遵循的是國家標準和行業(yè)標準，而較少關(guān)注國際標準。隨著(zhù)經(jīng)濟全球化、經(jīng)營(yíng)跨國化，采用國際標準成為現代企業(yè)的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標準反映了某一領(lǐng)域內的先進(jìn)理念和最佳實(shí)踐，卓越企業(yè)應該以權威的國際標準為指引。

　　檔案管理領(lǐng)域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11(國際標準化組織檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì ))負責制訂。目前，ISO/TC46/SC11制訂的以下標準值得企業(yè)檔案部門(mén)關(guān)注：ISO30300《信息與文獻—文件管理系統—基礎和術(shù)語(yǔ)》、ISO30301《信息與文獻—文件管理系統—需求》、ISO15489《信息與文獻—文件管理》、ISO23081《信息與文獻—文件管理過(guò)程—文件元數據管理》、ISO26122《信息與文獻—用于文件的工作過(guò)程分析》、ISO13028《信息與文獻—文件數字化實(shí)施指南》、ISO 13008《信息與文獻—數字文件的轉換和遷移流程》和ISO16175《信息與文獻—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》等。

　　五、組織記憶

　　“記憶”原為生物學(xué)、心理學(xué)概念，是指個(gè)人在日常生活過(guò)程中有意識或無(wú)意識地對其經(jīng)驗、事物等的保存和再現。記憶是一個(gè)人生存和成長(cháng)的基礎。后來(lái)，社會(huì )學(xué)家提出了“集體記憶”“社會(huì )記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財富、文化紐帶。上世紀末，“記憶”被引入檔案學(xué)領(lǐng)域。1996年加拿大檔案學(xué)家特里∙庫克在第十三屆國際檔案大會(huì )上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會(huì )上，西班牙國王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類(lèi)記憶的各種表現形式，保存社會(huì )記憶、個(gè)人記憶的最權威場(chǎng)所。”[6]2004年第十五屆國際檔案大會(huì )主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出，文件給組織帶來(lái)的收益之一即是“維護組織記憶、個(gè)人記憶或社會(huì )記憶”;ISO30300也強調，實(shí)施文件管理系統的目標之一是“維護企業(yè)或集體記憶并承擔社會(huì )責任”。

　　管理學(xué)界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過(guò)去的知識應用于現在的活動(dòng)，并以此來(lái)提高組織的業(yè)務(wù)水平，其本質(zhì)上就是企業(yè)的經(jīng)驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學(xué)習型組織、人工智能、知識管理系統、組織和個(gè)人發(fā)展等概念密切相關(guān)，甚至等同于知識管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統是指企業(yè)內部通過(guò)識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書(shū)、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質(zhì)等。”[7]可見(jiàn)，檔案是組織記憶重要的組成部分，傳承組織記憶應該成為企業(yè)檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。

　　六、知識管理

　　在當今知識經(jīng)濟時(shí)代，知識是唯一有價(jià)值的資源，知識管理是企業(yè)管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式：一是編碼化模式(Codification Mode)，強調借助信息技術(shù)構建知識庫，通過(guò)“人—文檔—人”途徑，實(shí)現對顯性知識的管理與開(kāi)發(fā);二是人性化模式(Personalization Mode)，強調投資于人力資源，培養知識交流氛圍，通過(guò)“人—人”途徑，實(shí)現對隱性知識的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質(zhì)上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應該從實(shí)體保管者向知識提供者過(guò)渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內容。”[8]2007年，徐擁軍進(jìn)一步提出“檔案知識管理模式”(“以知識管理為導向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎的知識管理”)，認為檔案管理應該向知識管理方向創(chuàng )新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。[9]

　　早幾年，由于忽視檔案管理，知識無(wú)法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來(lái)，越來(lái)越多的知識管理經(jīng)理認識到，知識管理要落地，離不開(kāi)檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門(mén)也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導者或牽頭單位。當前，企業(yè)檔案管理在完成從實(shí)體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著(zhù)從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務(wù)的過(guò)渡。

　　七、集成管理

　　集成是指將一些孤立的事物或元素通過(guò)某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構成一個(gè)有機整體的過(guò)程。集成管理是為實(shí)現系統目標而進(jìn)行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的集成包括以下幾個(gè)層面：(一)資源集成，包括文件與檔案的集成(一體化)、圖書(shū)情報和文檔的集成(一體化)、結構化數據和非結構化數據的集成。未來(lái)企業(yè)將不再?lài)栏駞^別文件與檔案、圖書(shū)情報與檔案、結構化數據與非結構化，而是將它們都視為信息資源(信息內容)予以統一管理。(二)系統集成，即檔案管理系統與業(yè)務(wù)系統的集成。先期主要構建業(yè)務(wù)系統與檔案管理系統的接口，實(shí)現業(yè)務(wù)系統的數據自動(dòng)歸檔于檔案管理系統;最終將實(shí)現檔案管理系統與業(yè)務(wù)系統的無(wú)縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設單獨的檔案管理系統，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統中。(三)流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務(wù)流。(四)標準集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

　　八、風(fēng)險管理

　　隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和全球化快速推進(jìn)，人類(lèi)社會(huì )已經(jīng)步入一個(gè)充滿(mǎn)不確實(shí)性的“風(fēng)險社會(huì )”。無(wú)論是自然災害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰爭，都嚴重損毀了大量珍貴的檔案，帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。“9·11”事件之后，世貿大樓許多公司因為業(yè)務(wù)數據全部被毀，沒(méi)能再恢復運營(yíng)，而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統，第三天就恢復了營(yíng)業(yè)。[10]可見(jiàn)，加強檔案風(fēng)險管理十分必要。

　　2001年，ISO15489就強調對文件風(fēng)險進(jìn)行評估、分析與應對。2004年，國際文件管理與行政工作者協(xié)會(huì )(ARMA)出版了《文件與信息的風(fēng)險管理》，為各國文件管理人員提供風(fēng)險管理方法論指導;歐洲數字保護中心(DCC)和歐洲數字保護(DPE)課題組研制了《基于風(fēng)險評估的數字倉儲審計方法》。2009年，我國DA/T42要求：“制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點(diǎn)等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應制定應急預案。”構建檔案風(fēng)險管理體系、制定檔案管理應急預案，已經(jīng)成為現代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。

　　九、境外檔案監管

　　近年來(lái)，隨著(zhù)經(jīng)濟全球化日益加速、對外開(kāi)放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設廠(chǎng)、開(kāi)展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國有企業(yè)境外檔案監督不力、管理混亂，導致大量國有資產(chǎn)流失，國家核心經(jīng)濟秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強駐外機構和境外企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機構和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國資委和國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強中央企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，其中強調要“加強境外企業(yè)和機構的檔案管理”。

　　由于國有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內外檔案法律、制度、語(yǔ)言、文化、傳統等方面的差異性，給國有企業(yè)境外檔案監管帶來(lái)了特殊挑戰，提出了特殊要求。為此，國有企業(yè)境外檔案監管應遵循兩項基本原則——“雙重遵從”(同時(shí)遵從中國和所在國家或地區的檔案法律法規)、“雙向包容”(相互包容中國和所在國家或地區的檔案文化傳統);把握三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統的構建，境外檔案向境內移交方法的選擇。

　　十、云計算和大數據

　　云計算(CloudComputing)和大數據(Big Data)是當前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠影響。和企業(yè)其他活動(dòng)一樣，檔案管理必須適應云計算和大數據的特點(diǎn)與要求，進(jìn)行思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹(shù)立“大檔案觀(guān)”，將一切具有保存價(jià)值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過(guò)程、載體、類(lèi)型、格式、保存期限如何。這意味著(zhù)，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設。即基于“云架構”，打造覆蓋企業(yè)各個(gè)部門(mén)、系統和業(yè)務(wù)的統一、高效檔案資源管理與服務(wù)平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數據的核心應用之一是預測，而預測依賴(lài)于歷史數據的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數字化”轉變?yōu)?ldquo;數據化”。四是檔案安全問(wèn)題更加嚴峻與復雜。

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