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辦公文秘工作存在的問(wèn)題及管理措施
文秘工作起到承上啟下作用，聯(lián)系內外，溝通左右的紐帶，為機關(guān)領(lǐng)導工作起著(zhù)參謀和助手的作用，是各級領(lǐng)導機關(guān)日常工作的重要組成部分。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于辦公文秘工作存在的問(wèn)題及管理措施，歡迎參考閱讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
一、當前文秘工作中存在的主要問(wèn)題：
一是我國的文秘準入制度存在缺陷。1998年我國制定并實(shí)施了《秘書(shū)職業(yè)技術(shù)標準》。然而，這一制度只能算是一種等級的評定制度而不是職業(yè)準入制度，它只注重從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)知識而忽略了應具備的職業(yè)道德，這就使得我國的文秘行業(yè)出現了良莠不齊、亂紀的現象。
二是文秘工作人員的素質(zhì)參差不齊。文秘工作是一個(gè)組織中和領(lǐng)導接觸最多的職位，由于受官本位思想的影響，一些文秘人員借機討好領(lǐng)導，甚至出現一些和違法行為，影響了文秘工作的社會(huì )地位。
三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受傳統思想觀(guān)念的影響以及辦公室硬件設施資金投入不足的限制，加之，在辦公室內部一些領(lǐng)域還不能完全實(shí)現無(wú)紙化辦公，辦公內容與實(shí)際要求聯(lián)系不夠緊密，雙向的辦公要求使無(wú)紙化辦公有更廣闊的發(fā)展空間。四是公文管理中程序不規范。公文的辦理程序雖說(shuō)是一個(gè)嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無(wú)復核，不登記就印發(fā)等現象也時(shí)有發(fā)生。
二、文秘工作規范化的管理措施
針對當前文秘工作中存在的主要問(wèn)題，推進(jìn)文秘工作規范化管理的措施如下：
(一)全面推行文秘工作無(wú)紙化辦公。
配置優(yōu)良的設備和工具，全面推進(jìn)電子公文系統，實(shí)行無(wú)紙化辦公既符合節能環(huán)保和低碳減排的發(fā)展要求，又可以利用計算機保存資料方便和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳輸速度快的優(yōu)勢，大大提高文秘人員的工作效率。
一是實(shí)行無(wú)紙化辦公，可以改變傳統紙張資料的保存易受時(shí)間和空間限制的不足，就拿圖書(shū)館來(lái)講，一個(gè)圖書(shū)館需要龐大的空間和良好的環(huán)境，人們閱讀和查詢(xún)資料需要浪費很長(cháng)時(shí)間，而在電子圖書(shū)館只需敲幾個(gè)文字進(jìn)去即可閱覽成功。計算機龐大的存儲功能既能確保資料保存的完整性，也為分立條目及時(shí)查閱提供了方便。
二是無(wú)紙化辦公可以做到省錢(qián)和省力。一些大型機構和企業(yè)每天辦公量是巨大的，文秘工作需要大量的紙張和文具，還有打印機、復印機頻繁添加油墨和維修，這些都大量浪費了有限的資金。以前的會(huì )議紀要可能需要很多人協(xié)作來(lái)完成，浪費人力、物力、財力，無(wú)紙化辦公只需要一臺電腦就能滿(mǎn)足要求，達到節省人力的目的。
三是無(wú)紙化辦公可以加快工作作風(fēng)轉變，對文秘工作每一個(gè)環(huán)節實(shí)施有效監督，既可以增加工作人員應用互聯(lián)網(wǎng)的積極性，又能提高查閱興趣，有助于改善和提高文秘人員的綜合素質(zhì)。
四是無(wú)紙化辦公對文秘人員的素質(zhì)要求是比較高的。文秘人員既要熟練掌握辦公自動(dòng)化軟件，如office系列Access、Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性，時(shí)常存儲資料，明確文件格式，做到無(wú)紙與有紙結合，減少紙張浪費。
(二)全面強化文秘工作全過(guò)程管理。
一是要樹(shù)立質(zhì)量服務(wù)意識。要強化文秘工作人員的質(zhì)量意識，樹(shù)立質(zhì)量第一的觀(guān)念，明確文秘工作崗位質(zhì)量責任。
二是嚴格執行文秘工作質(zhì)量標準。教育和引導文秘人員認真學(xué)習，熟練掌握和嚴格遵循《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《檔案法》等法律法規，并結合單位實(shí)際，修訂完善公文管理各項制度，使文秘從業(yè)人員自覺(jué)遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規則、收發(fā)程序、公文管理要求，加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統科學(xué)化、規范化進(jìn)程。
三是理順和完善組織機構，建立一支素質(zhì)過(guò)硬、作風(fēng)踏實(shí)、相對穩定的文秘工作人員隊伍，創(chuàng )造出優(yōu)異的工作業(yè)績(jì)。同時(shí)，要加強對電子公文系統流轉及執行情況的考核，督促單位領(lǐng)導養成自覺(jué)閱文的良好習慣，形成獎懲分明的約束力，有效發(fā)揮公文管理機構的督查、督辦職能，增強文秘工作的時(shí)效性和實(shí)效性。
四是建立有效的公文流轉程序，嚴格按照規范程序辦理公文、嚴格執行公文行文規則、嚴格審核簽發(fā)制度、嚴格控制文件“份數”，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效無(wú)用的文件。并對公文審核簽發(fā)手續、附件、格式進(jìn)行復核，嚴格按照標準規范公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規則、裝訂要求，合理確定發(fā)文范圍。
五是嚴格執行文秘人員保密工作規定。文秘工作人員經(jīng)常會(huì )接觸到本單位的機密，必須嚴格遵守保密管理規定，做到不該說(shuō)的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動(dòng)”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設備的泄密，決不能把領(lǐng)導討論未決的事情泄露出去，給單位工作造成被動(dòng)。
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