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文秘公文寫(xiě)作中必須做到“五個(gè)結合”
一篇高質(zhì)量的公文除了啟迪人的思想、指導人們社會(huì )實(shí)踐，應該還具備流暢的語(yǔ)言、清晰的邏輯結構、嚴謹的寫(xiě)作技巧等，下面給大家介紹文秘公文寫(xiě)作中必須做到“五個(gè)結合”，歡迎閱讀!
文秘公文寫(xiě)作中必須做到“五個(gè)結合”
一是堅持宏觀(guān)和微觀(guān)結合，增強公文的指導性。宏觀(guān)與微觀(guān)相互結合，是公文寫(xiě)作的基本要求。一篇有價(jià)值、能指導工作實(shí)踐的公文，應該做到既能體現上級指導思想、方針政策、領(lǐng)導意圖，也能契合本地區、本部門(mén)、本單位實(shí)際情況。
一個(gè)單位經(jīng)常要撰寫(xiě)單位匯報材料，或是給上級領(lǐng)導聽(tīng)，或是給兄弟單位聽(tīng)。那么，如何使這個(gè)材料吸引領(lǐng)導注意力，引起與會(huì )者的共鳴?如何達到向兄弟單位推廣的目的?在寫(xiě)作匯報材料時(shí)，若能把單位的特色工作、創(chuàng )新舉措和成效聚焦到本單位發(fā)展的重點(diǎn)、領(lǐng)導關(guān)注的焦點(diǎn)、開(kāi)拓創(chuàng )新的難點(diǎn)上來(lái)，則一定能吸引參會(huì )者的注意力，達到推廣經(jīng)驗、指導實(shí)踐的目的。
譬如，市政府外僑辦作為全市對外開(kāi)放的前沿政府部門(mén)，在參加全省外事會(huì )議工作時(shí)，要匯報單位特色工作和創(chuàng )新工作，筆者緊密結合市外僑辦服務(wù)全市“一帶一路”交匯點(diǎn)建設，聚焦主題，撰寫(xiě)了《用好機遇凝聚搶抓“一帶一路”建設力量》。全文圍繞“在工作重點(diǎn)上，突出‘一帶一路’”“在力量整合上，傾斜‘一帶一路’”“在決策參謀上，服務(wù)‘一帶一路’”這三個(gè)層面展開(kāi)。文章引起與會(huì )者熱議，受到了上級領(lǐng)導好評�！耙粠б宦贰奔仁菄野l(fā)展戰略，也是江蘇省、連云港市聚力貫徹落實(shí)的戰略，深受?chē)鴥韧怅P(guān)注。
筆者在寫(xiě)作過(guò)程中，巧妙地結合這個(gè)議題，把文章內容集中到外事僑務(wù)部門(mén)貫徹落實(shí)國家“一帶一路”戰略和結合外僑職能服務(wù)全市“一帶一路”建設上來(lái)，把外事僑務(wù)部門(mén)服務(wù)“一帶一路”置于國內宏觀(guān)背景下進(jìn)行論述，較好地做到了宏觀(guān)和微觀(guān)結合，自然而然引起了大家的興趣和共鳴，增強了文章的指導性和針對性。
二是堅持統述和分述結合，增強公文的層次性。統述和分述結合簡(jiǎn)稱(chēng)統分結合，有時(shí)候也可以叫總分結合。若把統述和分述相結合的方式靈活巧妙地運用到公文寫(xiě)作中去，就能充分彰顯文秘人員的寫(xiě)作功力和寫(xiě)作水平。
一般情況統述會(huì )出現數字化的短語(yǔ)，譬如“五個(gè)結合”“四個(gè)強化”“三個(gè)提高”。概括來(lái)說(shuō)，就是能夠駕馭紛繁復雜的材料，很好地歸納和概括標題與層次標題之間、句式與句式之間的邏輯層次關(guān)系。兩者的關(guān)系是，標題與層次標題的統分結合，標題統述，層次標題分述，層次標題下面需要進(jìn)一步對自身內容進(jìn)行拓展論述。句式與句式之間的統分結合，前面一個(gè)句式統述，后面句式分述，后面句式一般不需要進(jìn)行內容拓展。
第一，統分結合在標題和層次標題之間的具體運用。例如，“圍繞三大活動(dòng)，著(zhù)力三個(gè)提升”作為一篇文章的標題，接下來(lái)層次標題是這么展開(kāi)的：圍繞黨的群眾路線(xiàn)教育實(shí)踐活動(dòng)，著(zhù)力提升為僑服務(wù)的主動(dòng)性(要展開(kāi)論述怎么做以及取得的成效);圍繞僑情大普查活動(dòng)，著(zhù)力提升為僑服務(wù)的針對性(要展開(kāi)論述怎么做以及取得的成效);圍繞“學(xué)習型機關(guān)”創(chuàng )建活動(dòng)，著(zhù)力提升為僑服務(wù)的實(shí)效性(要展開(kāi)論述怎么做以及取得的成效)。層次標題很好地呼應了文章標題，表述形象、論述有力、層次清晰，而且三個(gè)層次標題下面還有依次展開(kāi)的論述。
第二，統分結合在句式與句式之間的具體運用。我們經(jīng)常在一段文字材料論述展開(kāi)過(guò)程中(無(wú)論是文章的開(kāi)頭、過(guò)渡、結尾，還是文章的主體部分)，看到類(lèi)似這樣的語(yǔ)言表述：后面幾個(gè)語(yǔ)句對前面一個(gè)語(yǔ)句起著(zhù)解釋說(shuō)明的作用，讀起來(lái)節奏和諧、很有氣勢。
例如：堅持“三個(gè)落實(shí)”，就是落實(shí)領(lǐng)導、落實(shí)責任、落實(shí)機制;落實(shí)“三個(gè)強化”，就是強化創(chuàng )新、強化目標、強化考核;緊緊圍繞“一個(gè)重點(diǎn)”“兩條主線(xiàn)”，一個(gè)重點(diǎn)是“一帶一路”，兩條主線(xiàn)是經(jīng)貿合作和人文交流;做到“五個(gè)一”，黨組成員每人聯(lián)系一家涉外或僑港資企業(yè)，每半年走訪(fǎng)一次涉外、僑港資企業(yè)，撰寫(xiě)一篇調研文章，解決一些實(shí)際問(wèn)題，提供一些有價(jià)值的信息。這些句式有個(gè)共同的特征，前面的一個(gè)語(yǔ)句統述，后面語(yǔ)句圍繞前面統述語(yǔ)句依次說(shuō)明，語(yǔ)言干脆凝練，給閱讀者一種形象直觀(guān)的感受。
也有一些句式較長(cháng)的統分結合的示例：例如，我們在扎實(shí)開(kāi)展《江蘇外事》通聯(lián)工作，首先，始終堅持“三個(gè)充分認識”，即充分認識《江蘇外事》是全省外事系統學(xué)習外事政策、探討外事理論、交流外事工作、宣傳外事成果的載體，充分認識《江蘇外事》是全省外事系統唯一的省級宣傳、學(xué)習、交流的刊物，充分認識配合做好《江蘇外事》通聯(lián)工作是宣傳連云港外事工作成果、借鑒先進(jìn)地區外事經(jīng)驗的重要平臺。上述例子統分結合，既能梳理大小標題與層次標題、句式與句式之間的邏輯關(guān)系，也能很好地彰顯寫(xiě)作者的語(yǔ)言概括力和表現力。
三是堅持虛寫(xiě)和實(shí)寫(xiě)結合，增強公文的飽滿(mǎn)性。虛實(shí)結合是日常公文寫(xiě)作實(shí)踐中常用的方法，利用觀(guān)點(diǎn)和材料相結合，組成整篇公文結構框架和基本內容，這樣文章才會(huì )有血有肉。
公文寫(xiě)作中的“實(shí)”材料，指的是具體事實(shí)、典型案例、調研材料、工作措施、真實(shí)數據等，實(shí)寫(xiě)是讓文章觀(guān)點(diǎn)在具體的事實(shí)材料中得以凸顯，進(jìn)一步增強文章觀(guān)點(diǎn)的說(shuō)服力和可信度;公文寫(xiě)作中的“虛”材料，指的是名言警句、政策理論、方針政策、指導思想等，虛寫(xiě)就是借助于對某一問(wèn)題的認識角度、立場(chǎng)看法，分析政策理論、指導思想等得出的觀(guān)點(diǎn)，例如，“根據《中共連云港市委、連云港市人民政府關(guān)于印發(fā)< 連云港市人民政府職能轉變和機構改革實(shí)施意見(jiàn)> 的通知》要求，現已組建連云港市人民政府外事與僑務(wù)辦公室，原市人民政府外事辦公室、原市人民政府僑務(wù)辦公室一并撤銷(xiāo)�！笨梢钥闯錾鲜鰶Q定的依據是市委、市政府的文件要求，這是虛寫(xiě)的具體表現。
一般來(lái)說(shuō)，公文尤其政府工作報告、調研報告、發(fā)言稿等材料既要實(shí)寫(xiě)，也要虛寫(xiě)。譬如，“調查研究是做好領(lǐng)導工作的一項基本功，調查研究能力是領(lǐng)導干部整體素質(zhì)和能力的一個(gè)組成部分。只有從嚴上要求，向實(shí)處著(zhù)力，才能拿出既符合中央精神、又貼近當地實(shí)際、深受群眾歡迎的政策措施來(lái)。
因此，黨員干部下基層必須一竿子插到企業(yè)車(chē)間、賓館社區、農田老舍，摸清真實(shí)的家底和存在的問(wèn)題�！薄罢{查研究是做好領(lǐng)導工作的基本功……政策措施來(lái)”，這兩句話(huà)分析了調研的重要性和調研從嚴的必要性，屬于虛寫(xiě)部分�！包h員干部下基層……存在的問(wèn)題”這句話(huà)提出調研工作要求和措施，屬于實(shí)寫(xiě)部分。先虛后實(shí)、虛實(shí)結合、相得益彰、相互印證，很好地說(shuō)明了調研工作必須“實(shí)打實(shí)”以及如何“實(shí)”。
四是堅持嚴謹和生動(dòng)結合，增強公文的可讀性。公文留給人的一般印象是嚴肅、嚴謹、呆板，在寫(xiě)作中，要如實(shí)客觀(guān)地反映問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，這些特點(diǎn)在法定公文中體現得最為明顯。但在事務(wù)文書(shū)中卻是另一番景象，嚴謹性和生動(dòng)性互相結合在講話(huà)稿、演講稿、發(fā)言稿、致辭、賀詞等事務(wù)公文中運用得較為頻繁。
譬如筆者為市領(lǐng)導寫(xiě)的一篇歡迎國外駐華使節來(lái)連云港市參加會(huì )議的致辭開(kāi)頭：3 月的港城生機勃勃、暖意融融，在這孕育生命、蘊含希望的季節，我謹代表連云港市委市政府對各國駐華使節的到來(lái)表示熱烈的歡迎，對長(cháng)期支持和關(guān)注連云港經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展事業(yè)的各界朋友表示衷心的感謝。此致辭開(kāi)頭既有描述季節的文學(xué)語(yǔ)言表達，也有致辭常規的公文寫(xiě)作句式，較好地體現了公文語(yǔ)言的嚴謹性和生動(dòng)性。
至于在公文寫(xiě)作中，是公文化語(yǔ)言多一點(diǎn)，還是文學(xué)化語(yǔ)言多一點(diǎn)，這還是要因文而異，要堅持原則性和靈活性的統一。譬如重要會(huì )議上的講話(huà)稿、發(fā)言稿、匯報材料，應該是文學(xué)化語(yǔ)言少一點(diǎn)，演講稿、先進(jìn)個(gè)人事跡材料等文學(xué)化語(yǔ)言可以多一點(diǎn)。
五是堅持定量與定性結合，增強公文的靈活性。定量和定性，從公文語(yǔ)言表述層面來(lái)看，他們分別是運用精確語(yǔ)言和模糊語(yǔ)言來(lái)呈現某項事情發(fā)展的情態(tài)、變化以及成效。在公文寫(xiě)作過(guò)程中，精確語(yǔ)言不可或缺，模糊語(yǔ)言也必不可少。精確語(yǔ)言是由于公文的政策性、嚴肅性決定的，模糊語(yǔ)言是由于公文的保密性、靈活性決定的。
定量分析，就是具體數據要真實(shí)可靠，譬如統計分析數據、經(jīng)濟指標，是多少就是多少，具有較強的客觀(guān)性。一些地方政府在出現安全責任事故后瞞報死亡人數的教訓至今還值得我們警醒，這就是忽視公文嚴肅性的具體表現。定性分析，帶有較強的主觀(guān)色彩，譬如在一篇公文當中，我們可以看到“大幅提高”“明顯進(jìn)展”“顯著(zhù)進(jìn)步”“長(cháng)足成效”等詞語(yǔ)或者語(yǔ)句，這里的“大幅”“明顯”“顯著(zhù)”“長(cháng)足”都是定性分析。
在我們日常寫(xiě)作的公文中，尤其每年一度的政府工作報告里，運用定量和定性相互結合方式進(jìn)行表述隨處可見(jiàn)。因此，在公文寫(xiě)作過(guò)程中，必須合理使用定性和定量分析，并把兩者結合起來(lái)，使公文表達更加準確、真實(shí)、靈活。
曹丕說(shuō)：“蓋文章，經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事�！闭f(shuō)明文章對治國理政的重大作用，從另一個(gè)層面也蘊含了好文章、好作品對促進(jìn)時(shí)代進(jìn)步發(fā)展具有不可替代的功能。
因此，在公文寫(xiě)作實(shí)踐中，廣大文秘工作者要銘記使命、結合實(shí)際、刻苦鉆研、積極探索，巧用這“五個(gè)結合”，樹(shù)立精品意識，撰寫(xiě)高質(zhì)量的公文，為個(gè)人、為單位，也為這個(gè)社會(huì )、民族作出自己應有的貢獻。
公文寫(xiě)作的基本原則
在撰寫(xiě)公文時(shí)，必須遵循一系列的原則，以確保文稿的規范性、準確性和有效性。這些原則包括：
規范性：公文寫(xiě)作應嚴格遵守國家法律法規、行業(yè)標準以及企業(yè)內部的公文寫(xiě)作規范，確保文稿格式正確、語(yǔ)言嚴謹。
準確性：內容必須真實(shí)可靠，數據準確無(wú)誤，避免任何形式的誤導和歧義。
有效性：公文的目的在于傳達信息、溝通意見(jiàn)，因此必須確保接收者能夠準確理解并采取相應行動(dòng)。
公文寫(xiě)作的基本原則
在撰寫(xiě)公文時(shí)，必須恪守一系列的原則，以確保文稿的規范性、準確性和有效性。這些原則具體包括：
合規性：公文內容不得與國家法律法規、行業(yè)標準及企業(yè)內部的公文規范相抵觸，確保文稿格式規范、語(yǔ)言嚴謹。
真實(shí)性：內容必須真實(shí)可靠，數據精準無(wú)誤，以杜絕任何形式的誤導和誤解。
明確性：公文的目的在于信息傳遞和意見(jiàn)溝通，因此必須確保接收者能夠清晰理解并采取相應行動(dòng)。
公文寫(xiě)作的格式要求
�。ㄒ唬┕挠眉垼航y一采用A4型紙，其尺寸為210mm×297mm。左側裝訂時(shí)，釘距要適中（通常在上四分之一處和下四分之一處），確保裝訂整齊牢固，無(wú)壞釘、無(wú)漏釘、無(wú)重釘。
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標題格式：標題的字體通常選擇宋體或黑體，字號應大于正文，一般采用2號宋體字（加粗）。標題可居中排布，占據正文寬度的三分之二左右。若標題字數較少，可適當加大字距；若字數較多，超過(guò)正文寬度的四分之三，則應根據語(yǔ)句長(cháng)短進(jìn)行分行排列。
分行規則：在編排標題時(shí)，應遵循“分行不破詞”的原則，即避免將一個(gè)詞或數字分割成兩行。
�。�1）直線(xiàn)式：適用于15字以?xún)鹊臉祟}，如“XX學(xué)院第二屆大學(xué)生藝術(shù)展演方案”。
�。�2）短長(cháng)式：適用于15至28字的標題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系20XX屆畢業(yè)生安全文明離校工作方案”。
�。�3）長(cháng)短式：適用于29至33字的標題，如“共青團XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系委員會(huì )關(guān)于免去XXX職務(wù)的報告”。
�。�4）紡錘式：也被稱(chēng)為“橄欖型”或“梭子式”，適用于34至45字的標題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系學(xué)生會(huì )關(guān)于召開(kāi)XX學(xué)院經(jīng)濟與工商管理系第一次學(xué)生代表大會(huì )的請示”。
3. 正文格式：標題下方需空出一行，之后開(kāi)始撰寫(xiě)正文。正文通常使用仿宋體字體，字號為3號。若正文中出現小標題，則可以使用3號宋體字（加粗）或黑體字進(jìn)行標注。
結構層次：在撰寫(xiě)正文中，如需多個(gè)層次，應依次使用“一、”、“（一）”、“1.”和“（1）”進(jìn)行標明。各層次標題的字體建議為：一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級與正文相同。
表格處理：若正文中需要插入表格，應將其作為附件單獨列出，避免打斷公文的整體邏輯。盡管某些情況下也可能在正文中穿插小表格，但需謹慎處理以保持閱讀的連貫性。
附件標識：若公文包含附件，則在正文結束后空出一行，左對齊位置使用4號仿宋字標識“附件”，后跟全角冒號和附件名稱(chēng)。
落款與日期：落款即發(fā)文機關(guān)或單位名稱(chēng)，字體和字號與正文保持一致，并應居左對齊。日期則表示成文時(shí)間，可按照要求插入日期和時(shí)間。
印章位置：印章應加蓋在正文的最后一行之內，且端正居中，壓在成文時(shí)間上。若印章下弧無(wú)文字，則采用下套方式；若印章下弧有文字，則采用中套方式。確保印章為紅色，且位置恰當。
行距調整：行距應統一設置為1.25倍行距，以確保公文的整體美觀(guān)和閱讀舒適度。
需注意的細節與問(wèn)題
在撰寫(xiě)公文時(shí)，除了遵循上述格式要求外，還需注意一些細節問(wèn)題。例如，層次標號與文字之間的距離可通過(guò)回車(chē)后使用Ctrl＋Z進(jìn)行微調；同時(shí)，確保行距一致，以保持公文的整體協(xié)調性。通過(guò)注意這些細節，可以進(jìn)一步提高公文的質(zhì)量和可讀性。
全稱(chēng)與簡(jiǎn)稱(chēng)：在公文中，首次出現的人名、地名或組織機構名應使用全稱(chēng)。若為方便行文且名稱(chēng)較長(cháng)，可在初次使用時(shí)說(shuō)明其簡(jiǎn)稱(chēng)，并在后續使用中直接采用。
標點(diǎn)符號的規范使用：應注意避免將間隔號“”誤寫(xiě)為點(diǎn)號“.”，同時(shí)確保連接號的用法正確，如“2008年3月26—28日”中的連接號應占一字位置并上下居中。
日期與正文的距離：日期與正文之間的距離應依據印章大小來(lái)調整，確保印章能完整地蓋在成文日期上，且上距正文不超過(guò)一行的空白。
標題中的標點(diǎn)：公文標題中通常不使用標點(diǎn)符號，但書(shū)名號和引號除外。
逗號的正確使用：在公文中，逗號用于句子內部成分之間的停頓，應避免“一逗到底”的情況，即一句話(huà)說(shuō)完后要及時(shí)用句號斷開(kāi)。
頓號的誤用：頓號主要用于句子內部并列詞語(yǔ)之間的停頓，需與逗號、分號、句號區分使用。在公文寫(xiě)作中，要避免頓號、逗號、分號、句號的混用。
書(shū)名號的濫用：書(shū)名號僅限于用于書(shū)名、報刊名、文件名、文章名等，不得用于證件名、會(huì )議名等。使用時(shí)需嚴格遵守規范。
錯別字檢查：公文寫(xiě)作中應仔細檢查錯別字，確保文字的準確性。
公文種類(lèi)
上行文，即下級向上級領(lǐng)導的行文，是自下而上的溝通方式。典型的上行文包括報告和請示。
下行文，則是上級領(lǐng)導向下級機關(guān)的行文，方向相反。這類(lèi)公文包括命令、決定、指示和批復等，用于傳達上級的意志和決策。
平行文則適用于同級機關(guān)或互不隸屬機關(guān)之間的溝通。這種行文方式旨在協(xié)調不同機關(guān)之間的工作和關(guān)系。
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