- 相關(guān)推薦
如何當好外企秘書(shū)
這確實(shí)一直是個(gè)引人注目的職業(yè)。工作干練、舉止得體、形象優(yōu)雅是奧菲斯小姐給人們的印象。當外企秘書(shū)能很快熟悉公司業(yè)務(wù)，能鍛煉辦事的綜合能力，能獲得升遷的機會(huì )……種種“好處”吸引著(zhù)夢(mèng)想當外企秘書(shū)的人。然而，要當好著(zhù)實(shí)不易，工作瑣碎、辛苦不說(shuō)，如果和老板相處不好，隨時(shí)都有被“炒”的危險。
一位老板說(shuō)： “我每天跟秘書(shū)在一起的時(shí)間甚至多于自己的太太，好秘書(shū)對老板至關(guān)重要�！�
在老板眼中，兼備以下兩種類(lèi)型的才能是好秘書(shū)。一是影子型秘書(shū)：恪盡職守，默默工作，凡事不用老板監督，只有她不在時(shí)才會(huì )引起老板注意；二是助理型秘書(shū)：能向老板提供中國文化咨詢(xún)、充當翻譯、會(huì )做公關(guān)及市場(chǎng)推廣工作。
以下幾條是成為一個(gè)奧菲斯小姐的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識面和辦事能力；除了秘書(shū)工作需要的專(zhuān)業(yè)知識之外，外語(yǔ)水平要高、操作辦公自動(dòng)化設備能力要強；講究禮儀禮貌，熟悉處事禮節，善于人際交往，情商較高。
有人總結了外企秘書(shū)工作的十二字“要訣”：主動(dòng)工作、彼此信任、辦事靈活。
主動(dòng)工作
肖茵是名外企秘書(shū)，她的老板是一家外企公司營(yíng)業(yè)總監。剛進(jìn)公司的時(shí)候，她對如何做好一個(gè)營(yíng)業(yè)總監的秘書(shū)十分茫然。但她是個(gè)聰明人，從進(jìn)公司的第一天起，就沒(méi)有把自己定位在一個(gè)普通小秘書(shū)上，她的假想職位是僅次于總監的總監助理。她一邊跟同公司的秘書(shū)小姐學(xué)習事務(wù)性工作，一邊注意著(zhù)總監助理的一舉一動(dòng)，暗暗努力要把助理的那套本事學(xué)到手。
一般的秘書(shū)小姐對老板畢恭畢敬、一絲不茍，老板一不在就放松下來(lái)偷偷做些自己的私事。而肖茵一閑下來(lái)馬上就回想，最近幾天老板交代的事情自已有哪幾件還辦得不夠好，自己還有哪些方面不足需要繼續充電，然后利用空閑與其他公司的秘書(shū)小姐交換信息。還打聽(tīng)哪里開(kāi)張了新飯店，哪家五星級賓館請了新的法國廚師，這些情報在老板應酬客戶(hù)的時(shí)候都是關(guān)鍵，老板宴請是否得法，常常關(guān)系到經(jīng)營(yíng)上的戰略部署。當然肖茵還要在各行各業(yè)建立一些自己的關(guān)系，以備不時(shí)之需。
有一天快下班的時(shí)候，老板突然把助理叫到跟前說(shuō)，今晚有朋友來(lái)，我請他們到賓館吃飯，你把這事辦一下。但老天故意作弄人，偏偏這一天賓館爆滿(mǎn)定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如實(shí)告知。肖茵在旁邊得知后說(shuō)：讓我來(lái)試試。結果，肖茵辦妥了一切并得到老板的贊許。要不是平時(shí)的積累，燃眉之際是拿不出來(lái)的。
一次肖茵跟老板去見(jiàn)合作伙伴，這天老板要和這位伙伴簽一個(gè)重要的合同，肖茵跟著(zhù)老板下車(chē)的時(shí)候，天空中飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問(wèn)司機車(chē)上有沒(méi)有傘，司機說(shuō)沒(méi)有，于是肖茵摸出五百元對司機說(shuō)，請你幫忙立刻到附近買(mǎi)一把名牌傘來(lái)，尺寸要大些。等老板簽完合約，從樓里出來(lái)的時(shí)候，大雨滂沱，肖茵緊走幾步，從司機手里拿過(guò)傘遞給老板，老板風(fēng)度極好地為合作伙伴打起傘，送對方上車(chē)。一切漂亮圓滿(mǎn)，毫不拖泥帶水。終于有一天，老板把肖茵叫到面前對她說(shuō)：從下周起，提升你為我的助理，同時(shí)擔任秘書(shū)工作，你一身兩職沒(méi)問(wèn)題吧？
與老板一起工作有兩大機會(huì )一定要抓�。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務(wù)、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務(wù)部門(mén)職位有空缺時(shí)，老板首先會(huì )想到值得信賴(lài)的秘書(shū)，許多高級經(jīng)理原本就是做秘書(shū)的。
彼此信任
剛來(lái)公司的時(shí)候，官燕燕只會(huì )打字、接電話(huà)，英語(yǔ)水平一般，對保險投資業(yè)務(wù)一竅不通。而現在，除了一般的秘書(shū)工作外，官燕燕兼做公司的翻譯、出納，對公司的業(yè)務(wù)很熟悉，是老板名副其實(shí)的助手。
宮燕燕能有今天，得益于進(jìn)了一家小公司。因為大公司分工很細，秘書(shū)只能接接電話(huà)、打打字。而小公司則不同，只要肯干，總有機會(huì )做你沒(méi)做過(guò)的事。
宮燕燕是個(gè)閑不住的人，剛來(lái)就把許多人不愿做的事攬下來(lái)。什么擦桌子掃地，端茶倒水，從沒(méi)有覺(jué)得這些是分外的事。反正有事干就高興。宮燕燕不聰明，但宮燕燕很勤奮。比如，接電話(huà)，不僅簡(jiǎn)單地做記錄，而且把對方的意圖領(lǐng)會(huì )清楚；如果是替老板“傳話(huà)”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時(shí)間一長(cháng)，燕燕對公司的情況越來(lái)越了解，工作也順手了。
宮燕燕說(shuō)，秘書(shū)和老板之間，如果彼此信任，工作中即使出現矛盾也容易解決，反過(guò)來(lái)則可能“無(wú)事生非”。人都有不高興的時(shí)候，老板也如此。因為秘書(shū)對老板工作以外的生活并不了解，偶爾出現小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他帶著(zhù)秘書(shū)和對手談判，談判中，秘書(shū)發(fā)現他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領(lǐng)情，大發(fā)雷霆，認為當眾傷了他的面子。再比如，秘書(shū)為老板約定了與客戶(hù)會(huì )談的時(shí)間，但因對方?jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑一趟，老板當然生氣，通常會(huì )認為自己的秘書(shū)工作沒(méi)做好。
要避免這些麻煩，方法只有一個(gè)，讓老板信任你。平時(shí)秘書(shū)要兢兢業(yè)業(yè)地工作，老板在與不在都一樣認真工作，讓老板了解；他交辦的事，你會(huì )不打折扣地完成，這其實(shí)表明了你對老板工作能力的信任。老板對秘書(shū)信任了，遇事就不會(huì )馬上怪罪下來(lái)，而會(huì )多了解了解原因。官燕燕很幸運，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。
去年，政府批準了宮燕燕公司在中國經(jīng)營(yíng)保險業(yè)務(wù)，這次只批準了7家，是從世界80多家想在中國發(fā)展的同類(lèi)公司中選出來(lái)的，一個(gè)國家只允許來(lái)一家公司。這是很高的榮譽(yù)，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高興。
宮燕燕在外企當了七年秘書(shū)。她的經(jīng)驗是：不要忘了你是誰(shuí)——秘書(shū)是老板的助手，任何時(shí)候都不要替老板做決定。過(guò)分親密使不得——以為和老板熟就能隨時(shí)向他打聽(tīng)私事；更不能開(kāi)有損老板尊嚴的玩笑。修飾打扮別“過(guò)火”——秘書(shū)代表著(zhù)公司的形象，衣飾要典雅大方。牛仔褲與“薄、透、露”均不宜進(jìn)辦公室。最穩妥的辦法是化淡妝，著(zhù)職業(yè)裝。
辦事靈活
柳丹的老板是個(gè)思維很活躍的人，接受新事物很快。他喜歡科技開(kāi)發(fā)，對電腦和INTERNET的發(fā)展跟得很緊，他的許多工作都在電腦上完成，日程表都在電腦里。秘書(shū)不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高以便更好地為他服務(wù)。因柳丹經(jīng)常要替他上網(wǎng)辦事，所以柳丹的計算機水平提高很快。老板日常也很“善變”，作為秘書(shū)，柳丹學(xué)會(huì )比他更善變，因而和他相處愉快。
以前他讓柳丹發(fā)傳真，前5分鐘剛交給柳丹，后5分鐘就要修改內容，而柳丹已手腳麻利地發(fā)了。后來(lái)，柳丹告訴自己：多等他一會(huì )，矛盾就這樣解決了。
柳丹最得意的是去年為他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉國，柳丹預訂了機票，不幾天，他聽(tīng)說(shuō)孟加拉國局勢不穩又決定去澳大利亞。直覺(jué)告訴柳丹，他有可能“變回來(lái)”，就沒(méi)取消預訂的機票。果然，過(guò)了兩天他興高采烈地說(shuō)，去孟加拉國沒(méi)問(wèn)題了，請柳丹快去訂機票，當時(shí)如果重新訂已經(jīng)來(lái)不及了，幸好柳丹早有準備。
所以，職業(yè)生涯設計專(zhuān)家認為，有些人不適合當秘書(shū)，如性格內向、思想保守、適應能力差的人，因為她們喜歡直線(xiàn)思維，辦事不靈活。只有頭腦靈活、善于應變的人，才能獲得老板的賞識。
【如何當好外企秘書(shū)】相關(guān)文章：
怎樣當好領(lǐng)導的秘書(shū)06-27
當好領(lǐng)導秘書(shū)的心得07-07
秘書(shū)資格考試從業(yè)經(jīng)驗：如何處理好矛盾當好領(lǐng)導秘書(shū)07-08
逆境中如何當好CEO？10-24
如何當好中層管理者07-16
如何當好企業(yè)部門(mén)經(jīng)理08-29
如何當好監理工程師09-06
秘書(shū)如何安排工作10-24