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怎樣做名好秘書(shū)的檔案管理
在秘書(shū)崗位這幾年的鍛煉讓我深切體會(huì )到，當好秘書(shū)，檔案意識不容忽視。登記好、整理好、保管好檔案材料，不僅有助于做好當前工作，還相當于建立起一座信息資源寶庫，關(guān)鍵時(shí)候往往能發(fā)揮意想不到的作用�？吹饺缃癜割^分門(mén)別類(lèi)、清晰明了的檔案材料，不禁回憶起剛從事秘書(shū)工作時(shí)的那幾次尷尬和慌亂。
年底該去看望哪些教師代表
年底了，按慣例校領(lǐng)導要看望學(xué)校德高望重的老專(zhuān)家、老教授代表。領(lǐng)導吩咐說(shuō)：“小李，你回憶回憶，今年我聯(lián)系的學(xué)院還有哪些老教授‘五一’、教師節沒(méi)顧上看望的，年底去看看這些老師吧�！币�，每年領(lǐng)導都會(huì )在元旦、“五一”、教師節期間集中看望學(xué)校老教師。幾次看望下來(lái)，被看望的老師加起來(lái)有二十余人，哪些看望過(guò)哪些還沒(méi)來(lái)得及看望呢？這可不能是筆糊涂賬。我絞盡腦汁，搜刮回憶，勉強湊出一份已看望教師名單，又據此草擬了一份看望教師名單呈送領(lǐng)導。領(lǐng)導掃了一眼，指著(zhù)名單中哲學(xué)院某教授的名字問(wèn)：“‘五一’的時(shí)候好像已經(jīng)看望過(guò)了吧？”我一拍腦袋，對哦，當時(shí)還是我陪著(zhù)領(lǐng)導一起去的，還跟這位教授聊了好一會(huì )兒，怎么列名單時(shí)一點(diǎn)也沒(méi)想起來(lái)。
“丟”了地址的寄書(shū)事件
領(lǐng)導最新作品出版了，交代我寄幾本書(shū)給外校一位張老師，隨手遞給我一張寫(xiě)有張老師電話(huà)和地址的紙條。我按領(lǐng)導要求把書(shū)寄出后，心想這張紙片應該沒(méi)用了，就丟進(jìn)了文件銷(xiāo)毀袋。沒(méi)想到，過(guò)了一個(gè)多月，領(lǐng)導又遞給我一些書(shū)，交代說(shuō)：“小李，還是按上次你給張老師寄書(shū)的地址再寄一些書(shū)給他吧！”我頓時(shí)傻了眼，扭捏了半天，只好對領(lǐng)導實(shí)話(huà)實(shí)說(shuō)：“領(lǐng)導，十分抱歉，上次您給的紙條我沒(méi)有保存，您再給我一次聯(lián)系方式吧�！鳖I(lǐng)導臉上掠過(guò)一絲無(wú)奈：“張老師是我在會(huì )場(chǎng)上碰到的，他給我留了張寫(xiě)有聯(lián)系方式的紙條，我就直接給你了。這樣吧，我再聯(lián)系一下他�！�
錯過(guò)了主管部門(mén)要求的反饋時(shí)間
還有一次，我差點(diǎn)捅了大婁子。教育主管部門(mén)邀請領(lǐng)導參加一個(gè)工作論壇。我請示了領(lǐng)導，領(lǐng)導說(shuō)，還早，到時(shí)候看日程安排再定。我掃了一眼邀請函，離論壇舉辦時(shí)間還有三個(gè)月，心想，提前半個(gè)月再處理反饋也來(lái)得及，于是，連內容也沒(méi)仔細看，就把邀請函隨手塞進(jìn)了文件柜。當我已經(jīng)把這件事情忘得一干二凈時(shí)，教育主管部門(mén)打來(lái)電話(huà)催問(wèn)：“別的單位已經(jīng)反饋了，你們怎么還沒(méi)動(dòng)靜？要求提前報送的材料怎么也沒(méi)有？”我在電話(huà)那頭驚出一身冷汗，翻箱倒柜總算是找出了那份邀請函，一行一行讀下來(lái)，果然已經(jīng)過(guò)了反饋日期和材料報送日期。這下學(xué)校的工作可被動(dòng)了。深吸一口氣，我拿起已經(jīng)不那么整潔的邀請函，走進(jìn)了領(lǐng)導辦公室去承認錯誤……
出了這幾次紕漏后，我才真正對檔案整理工作重視起來(lái)，也清楚地意識到，良好的檔案整理習慣會(huì )讓我在秘書(shū)工作的道路上更加從容、穩當。于是，我在日常工作中思考和摸索出一套整理領(lǐng)導檔案材料的方法：
一是全面、詳細記錄領(lǐng)導日程安排。一般情況下，秘書(shū)都會(huì )提前為領(lǐng)導編制每周或每月日程安排，但這種安排往往變更頻繁，領(lǐng)導活動(dòng)時(shí)常會(huì )增加或取消，時(shí)間一長(cháng)，容易成為一筆糊涂賬。為了忠實(shí)詳細地記錄領(lǐng)導實(shí)際活動(dòng)安排，在辦公室負責人的支持下，我們開(kāi)始每天編制《昨日要情》�！蹲蛉找椤芳扔涗涱I(lǐng)導參加的所有活動(dòng)，也記錄領(lǐng)導研究問(wèn)題、會(huì )見(jiàn)、談話(huà)的情況，要求盡量細致，所參加會(huì )議的主題、與會(huì )人員、單位都記錄在案。
二是分門(mén)別類(lèi)妥善保管好領(lǐng)導的書(shū)寫(xiě)資料。領(lǐng)導在公文上的批示往往能夠得到妥善保管，但保存好領(lǐng)導非正式的書(shū)寫(xiě)資料也很有必要。比如，領(lǐng)導自己起草的稿件，對稿件修改的花臉稿，布置工作時(shí)隨手書(shū)寫(xiě)的便簽，都有必要分類(lèi)妥善保存。上次“寄書(shū)事件”之后，我不僅把領(lǐng)導所有隨手書(shū)寫(xiě)的電話(huà)、地址裝入檔案箱存好，還把領(lǐng)導所有讓我幫忙寄出的信件地址和聯(lián)系人都做了詳細登記，制作成常用聯(lián)系人表單，以便隨時(shí)調用。至于保存的手稿和修改稿，我每次幫忙起草文件都會(huì )翻出來(lái)看看，揣摩領(lǐng)導的語(yǔ)言風(fēng)格和內在邏輯，現在我寫(xiě)出的稿子，時(shí)常得到領(lǐng)導肯定。這正是日常的檔案整理工作幫了大忙。
三是收集和保存好與領(lǐng)導相關(guān)的信件、會(huì )議材料、證書(shū)以及其他信息資料。如，邀請函、賀信、會(huì )議通知等，既是安排好當前活動(dòng)的參考和依據，活動(dòng)過(guò)后也仍然有資料價(jià)值，可以留存作為工作記錄和學(xué)習材料。又如，領(lǐng)導自己填寫(xiě)或秘書(shū)代填的各種表格，填完之后留個(gè)復印件，以備下次填表時(shí)參考。再如，媒體報道、訪(fǎng)談和領(lǐng)導發(fā)表的文章、講話(huà)等，體現著(zhù)領(lǐng)導的思路和觀(guān)點(diǎn)，都有必要妥存，以備日后起草有關(guān)稿件作為參考。
四是定期對這些檔案進(jìn)行系統整理。記下的事情和留存的東西多了，不定期整理可能就會(huì )出現“東西都在，就是不知道在哪”的情況。為了方便檢索，需要定期進(jìn)行整理。比如，對紙質(zhì)的材料，我一般是按季度進(jìn)行裝箱封存，同時(shí)在箱子上貼上大致的清單；對于電子文檔，則會(huì )按月份整理歸檔；此外，每年年底我都會(huì )為領(lǐng)導編輯本年度的個(gè)人年鑒，即把日程安排、新聞報道、發(fā)表過(guò)的文章和出席重要活動(dòng)的照片編輯成厚厚的一本冊子，便于日后查閱。
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