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高效處理公文的訣竅
公文是法定機關(guān)或其他社會(huì )組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規范的文體。凡是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會(huì )通過(guò)公文來(lái)傳達政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調各種關(guān)系，決定事務(wù)使工作正確地、高效地進(jìn)行。跟思維導圖相似的一種方式。下面小編整理的高效處理公文的訣竅，歡迎閱讀收藏。
高效處理公文的訣竅
辦公室每天都會(huì )收到各類(lèi)公文，數量大、情況多，如何高效率地處理，直接關(guān)系到辦公廳室能否發(fā)揮好參謀助手、運轉樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運轉。做好公文處理工作，應掌握好“穩、熟、問(wèn)、準、快、巧”六字訣。
穩，即穩重不慌亂
作為各類(lèi)公文的總入口和總出口，公文處理部門(mén)經(jīng)常會(huì )遇到重要文件、緊急文件、領(lǐng)導交辦的文件、部門(mén)上門(mén)找的文件等須要同時(shí)處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁復雜的文件分出輕重緩急，適當處理。一般來(lái)說(shuō)，重要且緊急的文件應該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來(lái)是重要的文件，最后是一般常規性文件。
熟，即熟練不生疏
對黨委、政府的工作規則、領(lǐng)導工作分工及閱文習慣、各部門(mén)的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內，對范圍之外的要及時(shí)與發(fā)文單位對接、退文。其次判斷需要不需要進(jìn)入公文處理程序，對社會(huì )性的培訓邀請函之類(lèi)，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應該采取何種處理方式，有的來(lái)文只需領(lǐng)導知曉的，應該按閱件的程序處理；有的來(lái)文需要執行或定奪的，應該按辦件的程序處理。最后判斷文件應該給誰(shuí)看、給誰(shuí)辦，怎么給、怎么轉，避免因為誤判而返工。
問(wèn)，即詢(xún)問(wèn)多請教
現在經(jīng)濟社會(huì )快速發(fā)展，新生事物多、領(lǐng)導新的要求多，只有不斷加強學(xué)習，才能跟上形勢發(fā)展需要，為領(lǐng)導和群眾提供更好的服務(wù)。作為處室負責人，要向下屬多詢(xún)問(wèn)了解情況，因為沒(méi)有調查就沒(méi)有發(fā)言權，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說(shuō)一頓，既指導不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領(lǐng)導和其他同事多請教經(jīng)驗做法。當然，我們還應當積極學(xué)習新知識，結合領(lǐng)導的新要求，對既有程序和做法進(jìn)行大膽創(chuàng )新。
準，即準確無(wú)差錯
準確是對公文處理工作的質(zhì)量要求，是公文處理工作的生命。一份會(huì )議通知，如果把時(shí)間、地點(diǎn)或其他要素搞錯了，會(huì )給工作造成很大被動(dòng)，對本部門(mén)造成惡劣影響；一份密件，如果發(fā)送范圍搞錯了，會(huì )造成政策傳達不到位甚至泄露國家秘密，給黨和國家造成損失；一份請示，如果沒(méi)有把好關(guān)或者把呈報領(lǐng)導搞錯了，會(huì )耽誤工作的推進(jìn)甚至給領(lǐng)導之間造成誤會(huì )。
快，即迅速不拖拉
公文處理部門(mén)一般來(lái)說(shuō)是辦公室公文入口的第一環(huán)和出口的最后一環(huán)，起著(zhù)承上啟下的樞紐作用。作為第一環(huán)，如果處理慢了會(huì )直接影響后續環(huán)節的辦理，使平件變成“急件”；作為最后一環(huán)，如果拖拉，會(huì )造成公文擁堵，長(cháng)時(shí)間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領(lǐng)導身邊的工作人員，工作應該更加積極主動(dòng)，杜絕懶、慢、拖的不良現象，牢固樹(shù)立“馬上就辦”的雷厲風(fēng)行作風(fēng)。
巧，即靈活不死板
公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀律性和嚴肅性的特點(diǎn)，如果按照一人一個(gè)思路、一人一套標準去處理公文，就會(huì )導致政令不統一。當然，堅持原則性并不排斥靈活性。因為程序是死的，情況是活的，而人則是掌握程序和情況的統一體。所以要用好用足程序適應新情況，又不能以不變的程序來(lái)應對千變萬(wàn)化的新情況。比如，有的領(lǐng)導工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應該主動(dòng)掌握領(lǐng)導活動(dòng)規律，抓住領(lǐng)導開(kāi)會(huì )的間隙或下班后離開(kāi)單位前的空閑時(shí)間找領(lǐng)導簽文件。
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高效公文寫(xiě)作技巧
多聽(tīng)——開(kāi)會(huì )要手到、耳到、心到
很多同學(xué)參加本單位的各種會(huì )議的時(shí)候，總是心不在焉，身在心不在，眼在耳不在，到頭來(lái)既浪費了自己的時(shí)間又沒(méi)有把領(lǐng)導的意圖聽(tīng)到心里，真是一無(wú)所獲。其實(shí)，越是高級別的領(lǐng)導，他的講話(huà)材料寫(xiě)作水平就越高（大多數情況下）。如果你有寫(xiě)類(lèi)似材料的工作需要，就要認真聽(tīng)領(lǐng)導的發(fā)言，邊聽(tīng)邊記邊整理，甚至可以試著(zhù)畫(huà)出思維導圖，看看領(lǐng)導的發(fā)言是個(gè)什么樣的框架結構，重點(diǎn)講了哪些問(wèn)題、用了哪些詞語(yǔ)等等，這對你寫(xiě)類(lèi)似文章會(huì )大有裨益。
多讀——會(huì )后繼續學(xué)習文件
多聽(tīng)只是第一步。會(huì )開(kāi)完了，領(lǐng)導往往要求大家“會(huì )后繼續學(xué)習、深刻領(lǐng)會(huì )”，大多數同學(xué)會(huì )把這句話(huà)拋到九霄云外。我的習慣是，拿到講話(huà)的正式印發(fā)件之后，會(huì )像讀書(shū)一樣再把它讀一遍。讀的過(guò)程中，一方面概括一下文件的主要內容；另一方面，把文件的遣詞造句認認真真研究一邊，看對我們工作中的常見(jiàn)問(wèn)題如何描述的，用的什么樣的詞語(yǔ)，哪些是我們專(zhuān)業(yè)中常用的詞匯等等。
這個(gè)在剛入職的時(shí)候尤其有用。俗話(huà)說(shuō)“到什么廟念什么經(jīng)”，通過(guò)文件學(xué)習可以迅速的掌握你的單位的常用詞匯，也就確保你在各種場(chǎng)合里不會(huì )說(shuō)外行話(huà)、寫(xiě)外行話(huà)。說(shuō)的更通俗點(diǎn)兒，領(lǐng)導說(shuō)“天王蓋地虎”的時(shí)候，你起碼應該知道對“寶塔鎮河妖”！
多問(wèn)——領(lǐng)導什么思路
一般領(lǐng)導給你安排工作時(shí)，都會(huì )有他的一個(gè)思路。你接了工作任務(wù)，千萬(wàn)別埋下頭閉門(mén)造車(chē)，應該首先和領(lǐng)導溝通，看人家的思路是什么。領(lǐng)導的思路基本就給你打下了一個(gè)寫(xiě)作的框架，你只需要按照這個(gè)框架充實(shí)就行了。
多寫(xiě)——不要抗拒工作任務(wù)
寫(xiě)作無(wú)他，“唯手熟爾”。不要懼怕領(lǐng)導交給你的任務(wù)，說(shuō)白了，那是給你練手的機會(huì )。輪到你寫(xiě)的時(shí)候，把你從別人的講話(huà)稿里聽(tīng)到的、讀到的、問(wèn)到的，統統寫(xiě)到你的文章里。模仿是入職后公文寫(xiě)作必不可少的階段，多寫(xiě)，多模仿，慢慢你就會(huì )找到你這個(gè)行業(yè)的類(lèi)似公文的寫(xiě)作套路和規矩。
多改——領(lǐng)導不是在刁難你
你最初寫(xiě)出來(lái)的東西，交到領(lǐng)導那里的命運只有一個(gè)，就是被批改的面目全非。對于這一點(diǎn)，有的同學(xué)認為，這樣自己很沒(méi)有成就感，甚至覺(jué)得傷自尊。更有的同學(xué)認為，領(lǐng)導朝令夕改，明明是按照領(lǐng)導的思路寫(xiě)的，最后領(lǐng)導自己又有別的想法。其實(shí)，只有修改才會(huì )有提高。通過(guò)修改，你也能了解一篇高質(zhì)量的文章是如何變成最終的樣子的。
我在工作中就常常聽(tīng)到同事說(shuō)：“某某領(lǐng)導的思路真是好，文章經(jīng)過(guò)他幾次修改，馬上就不一樣了，從他那兒學(xué)到了很多�！比绻阌龅搅艘粋�(gè)肯一遍遍給你修改文章的高水平的領(lǐng)導，那么恭喜你，你等于找到了一個(gè)免費的導師，不僅僅你的公文寫(xiě)作水平，還有你的工作思路都會(huì )突飛猛進(jìn)。
最后，一定要靜下心來(lái)
這個(gè)區別于以上幾“多”。很多同學(xué)寫(xiě)的東西交到我手里，我一看，遣詞造句就不說(shuō)了，首先邏輯思維都是亂的，一看就沒(méi)有靜下心來(lái)思考。拿到領(lǐng)導給的命題之后，根據領(lǐng)導的思路，在動(dòng)筆之前，一定要靜下心來(lái)，把領(lǐng)導的思路和自己的思路合二為一，給文章先列一個(gè)框架。這個(gè)過(guò)程很重要，卻往往被忽視。很多同學(xué)寫(xiě)東西的時(shí)候，一邊看著(zhù)電影、聽(tīng)著(zhù)歌，一邊東一榔頭西一棒槌的亂寫(xiě)一通。更有甚者，找來(lái)以前同事們寫(xiě)的東西，這兒復制一段，那兒黏貼一段，完全不敢上下語(yǔ)境對不對，前后意思搭不搭，格式是否一致。
公文擬寫(xiě)的步驟與方法
公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。
公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么?比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項;再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問(wèn)題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報;針對下級來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復函，還是一個(gè)帶規定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗;是給領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達到什么目的，只有對這些問(wèn)題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對于問(wèn)題較為復雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長(cháng)的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結、起草規章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調查研究工作。
怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實(shí)際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類(lèi)工作計劃等，還要研究本部門(mén)今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個(gè)人的習慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(cháng)的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(cháng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱除外。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構思過(guò)程，文件的基本觀(guān)點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫(xiě)正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：
1、 要觀(guān)點(diǎn)鮮明，用材得當。也就是說(shuō)要用觀(guān)點(diǎn)來(lái)統帥材料，使材料來(lái)為觀(guān)點(diǎn)服務(wù)。運用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀(guān)點(diǎn)統一。
在寫(xiě)作當中，要注意明確觀(guān)點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀(guān)點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì )使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，則會(huì )使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫(xiě)出后，要認真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復 修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。
1、 關(guān)于主題的修改�？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關(guān)于觀(guān)點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀(guān)點(diǎn)是否正確，表達有無(wú)問(wèn)題。
3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀(guān)點(diǎn)，還要通過(guò)適當的材料表現出來(lái)。
4、 關(guān)于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規范的字及標點(diǎn)符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
公文寫(xiě)作基本要求
1. 政策：保證公文內容在政治上的正確性。
2. 內容：實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀(guān)規律。
3. 文字：在文字表述上準確、鮮明符合語(yǔ)法邏輯。
4. 格式和程序：公文起草要符合統一規定的體式與程序。
公文寫(xiě)作主要特點(diǎn)
1.被動(dòng)寫(xiě)作，遵命行強；
2.對象明確，針對性強；
3.集思廣益，群體性強；
4.決策之作，政策性強；
5.急迫之作，時(shí)限性強；
6.講究格式，規范性強。
公文寫(xiě)作一般步驟方法
1.明確發(fā)文主旨：發(fā)文目的、基本觀(guān)點(diǎn)、解決的主要問(wèn)題、受文對象和發(fā)送范圍。
2.收集有關(guān)材料：收集材料，精心思考，結合、對照現實(shí)的工作狀況予以融會(huì )貫通。
3.擬出寫(xiě)作提綱：謀篇布局，使內容具體化、深入化和條理化。
4.認真起草正文：簡(jiǎn)短：主旨明確、言簡(jiǎn)意賅、干凈利落、直言其事，力戒拐彎抹角。明確：觀(guān)點(diǎn)明確、敘事明確、邏輯明確、結構明確。
5.反復檢查修改：刪掉可有可無(wú)的字、詞、句、段。淘汰“套話(huà)”和不必要的解釋。
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