臨時(shí)性會(huì )議記錄工作怎么做

　　關(guān)于“如何做好臨時(shí)性會(huì )議的記錄工作”問(wèn)題，乍一聽(tīng)不以為然，覺(jué)得這個(gè)問(wèn)題似乎比較低級，仔細一想卻也著(zhù)實(shí)是個(gè)現實(shí)問(wèn)題或是小難題，時(shí)不時(shí)讓人香菇藍瘦一下!臨時(shí)性會(huì )議記錄工作怎么做? 下面請各位新手秘書(shū)跟yjbys小編一起來(lái)學(xué)習一下吧~

　　場(chǎng)景掃描

　　從事文秘工作的親們，想必都沒(méi)少遭遇過(guò)這樣的場(chǎng)景：某日上午，領(lǐng)導前腳剛邁進(jìn)辦公室門(mén)，下屬單位或職能部門(mén)負責人后腳就跟了進(jìn)去，火急火燎地向領(lǐng)導匯報當前棘手工作或緊急情況，考慮到問(wèn)題緊迫、牽涉面廣，已容不得半刻耽誤，領(lǐng)導一個(gè)電話(huà)就把你從繁忙的工作節奏中打斷，讓你通知相關(guān)人員速速開(kāi)會(huì )。于是，你來(lái)不及了解會(huì )議議題背景，一頭霧水般拿起會(huì )議記錄本匆匆走進(jìn)會(huì )議室當起了“書(shū)記員”。

　　小編建議

　　針對這種緊急情況或臨時(shí)動(dòng)議性的會(huì )議，會(huì )議記錄工作的難度相對于常規會(huì )議要大，對會(huì )議記錄人員也是一種考驗。怎么做好這類(lèi)會(huì )議記錄工作?小編有幾點(diǎn)小小的建議給到眾親，一是要“隨堂記錄”，二是要“日常記錄”，三是要“立體記錄”，希望對大家能有所裨益。

　　1.要“隨堂記錄”，忌會(huì )后“回憶錄”

　　不能因情況緊急沒(méi)有時(shí)間準備而不作會(huì )議記錄，留待會(huì )后再去補記。有些單位可能帶著(zhù)書(shū)面材料一并上會(huì )匯報，對于這種情況，也應當會(huì )議現場(chǎng)同步進(jìn)行記錄，即便沒(méi)法完全記錄詳細到位，也應“隨堂”逐一記載當時(shí)發(fā)言情況，對不確定的信息和關(guān)鍵內容會(huì )后及時(shí)向發(fā)言人和其他參會(huì )人員求證、核對，力求保證會(huì )議記錄的原始性、真實(shí)性、準確性。

　　如果當時(shí)未同步作記錄，只是根據會(huì )后各與會(huì )人員的書(shū)面發(fā)言材料來(lái)補記錄的話(huà)，還是有些不便和難度的，一方面，會(huì )議發(fā)言?xún)热菖c書(shū)面材料往往有些出入，甚至有的在材料中體現了但口頭匯報時(shí)未提，有的口頭講了但書(shū)面材料中沒(méi)有，也有的材料中有、口頭也匯報了但講的意思有些不同或深度不一、表述角度不一，存在多方面的差異，如果純粹靠記憶去補錄當時(shí)發(fā)言情況，頗有難度，且很難真實(shí)完整地再現當時(shí)的場(chǎng)景，如果會(huì )間有討論或互動(dòng)交流，這樣的原始狀況就更難復原了。另一方面，對于各部門(mén)匯報的事項，領(lǐng)導是如何決策和敲定的，這個(gè)內容是會(huì )議記錄的關(guān)鍵信息，不可或缺，也就是說(shuō)會(huì )議記錄既要有匯報與討論過(guò)程的詳盡記載，也要有領(lǐng)導的決議情況記錄，這是會(huì )議的主要成果，也是會(huì )后整理會(huì )議紀要，作為各部門(mén)工作執行的重要依據。由此可見(jiàn)，隨堂記錄會(huì )議情況的重要性，對于參會(huì )面較廣、匯報事項多的會(huì )議更需要做好同步記錄工作，避免會(huì )后作“回憶錄”。

　　2.要“日常記錄”，忌臨時(shí)“抱佛腳”

　　這里所說(shuō)的“日常記錄”是指對本單位情況的日常關(guān)注與全面掌控。常言道：“不打無(wú)準備之仗。”對于這種領(lǐng)導臨時(shí)動(dòng)議聽(tīng)取匯報或下屬單位緊急情況提請研究決策的會(huì )議，于文秘人員而言，會(huì )前對會(huì )議議題和相關(guān)背景情況沒(méi)有任何了解，看似是沒(méi)有也無(wú)法做好準備的，但“功夫在詩(shī)外，處處皆修行”，如同學(xué)習作詩(shī)一樣，練就會(huì )議記錄本領(lǐng)的過(guò)程也是如此。對各單位提請上會(huì )事項的了解，不只是會(huì )議現場(chǎng)所聽(tīng)所聞，從某種程度上說(shuō)，更多的是應該是基于日常工作中對本單位全局情況的詳盡掌握，對各下屬單位和職能部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展、工作動(dòng)態(tài)的密切關(guān)注、悉心觀(guān)察。有了平時(shí)信息的日積月累和上下情況的了然于胸，會(huì )上在聽(tīng)取匯報時(shí)才不至于懵懵懂懂、一知半解、摸不著(zhù)風(fēng)，記錄起來(lái)也才不會(huì )因為理解不清而跟不上節奏、記不完整、寫(xiě)不準確，才能打好這種無(wú)準備之仗。

　　3.要“立體記錄”，忌會(huì )上“圖省事”。

　　現代化進(jìn)程的加速，給會(huì )議記錄工作也帶來(lái)了諸多機遇與便利。錄音筆、錄像機、速錄機、智能手機等隨處可見(jiàn)、隨時(shí)可用，是傳統手工會(huì )議記錄的重要補充工具。對于臨時(shí)召開(kāi)的會(huì )議，調用這些電子設備、服務(wù)會(huì )議記錄工作，顯得尤為重要和必要。有的伙伴可能會(huì )認為會(huì )后再次整理錄音資料感覺(jué)麻煩、多事，而不太樂(lè )意或不屑于進(jìn)行會(huì )議錄音，其實(shí)這是很不可取的。小編建議，親們在參加類(lèi)似會(huì )議時(shí)，即便相關(guān)部門(mén)和參會(huì )人員有書(shū)面匯報材料，在自己采用速記速錄方法作會(huì )議記錄的同時(shí)，充分運用錄音設備進(jìn)行會(huì )議現場(chǎng)錄音，特別重要且緊急的會(huì )議還有必要安排兩人作會(huì )議記錄，并在會(huì )場(chǎng)錄音效果最佳位置布置錄音錄像設備錄制影音文件資料，構建立體記錄模式，留下完備的現場(chǎng)數據以備核查和存檔。這樣可以有效地彌補和解決手工會(huì )議記錄速度跟不上、會(huì )議發(fā)言人員表達不清楚或方言難懂等問(wèn)題帶來(lái)的記錄缺陷，也便于會(huì )后對發(fā)言和決議情況進(jìn)行回放、復核與確認。

【臨時(shí)性會(huì )議記錄工作怎么做】相關(guān)文章：

會(huì )議記錄者工作要求08-25

怎么做好文秘工作10-11

hr工作報表怎么做07-20

怎么做好企業(yè)員工的激勵工作07-27

hr工作總結怎么做08-10

怎么做好客服工作心得10-02

會(huì )議記錄怎么寫(xiě)-會(huì )議記錄寫(xiě)作要點(diǎn)201709-15

炒面怎么做 好吃的炒面怎么做09-05

炒股高手是怎么做復盤(pán)工作的05-09

怎么做好演講前的準備工作09-23