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行政秘書(shū)怎樣做好會(huì )議記錄
會(huì )議記錄是公司里行政秘書(shū)的一項日常工作，看似簡(jiǎn)單，真正做好并不容易。它需要在會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后投入足夠的時(shí)間和精力，充分考慮多種細節與因素。會(huì )議記錄是記載會(huì )議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì )議決議的貫徹執行情況、整理會(huì )議紀要、下達與上報會(huì )議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì )議記錄工作。
某些會(huì )議記錄的質(zhì)量問(wèn)題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現有：
1.會(huì )議記錄本內無(wú)目錄。
特別是不填寫(xiě)會(huì )議議題時(shí)，在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。
2.記錄不完整。
有些會(huì )議記錄未記載會(huì )議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人;有些會(huì )議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒(méi)有記全名;有些會(huì )議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì )議內容;有些會(huì )議記錄雖有會(huì )議內容卻沒(méi)有記錄會(huì )議的議題等，使人很難了解會(huì )議的全貌。
3.會(huì )議記錄本沒(méi)有按工作性質(zhì)分開(kāi)。
如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì )議記錄本(聯(lián)席會(huì )議例外)，給保管和利用帶來(lái)不便。
4.會(huì )議記錄本不固定。
有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁(yè)就再也不用了;更有甚者，每次開(kāi)會(huì )時(shí)臨時(shí)找幾張稿低記錄，過(guò)后就不知去向了。5.記錄字跡潦草、書(shū)寫(xiě)材料不符合歸檔要求。有的會(huì )議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書(shū)寫(xiě)潦草，不利于會(huì )議記錄的日后查考和歸檔后的長(cháng)久保存。
做好會(huì )議記錄應著(zhù)重把握好以下三點(diǎn)：
1、準備細致到位
認真細致的準備工作是做好會(huì )議記錄的重要保障。會(huì )前，記錄人要對會(huì )議議題、主要內容進(jìn)行詳細了解，對以往相關(guān)會(huì )議討論情況、會(huì )議決議等做到心中有數。
會(huì )議記錄通常采用現場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結合的方式，一方面可以確保記錄內容的全面、準確;一方面也對有關(guān)準備工作提出了較高要求。
對此，記錄人應養成一種職業(yè)習慣：提前到達會(huì )場(chǎng)、提前調試記錄設備，避免因準備不足而影響會(huì )議記錄效果。
2、記錄完整真實(shí)
一份完整的會(huì )議記錄，除了會(huì )議主要內容外，還應包括會(huì )議名稱(chēng)、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì )人員、列席人員、缺席人員、會(huì )議討論議題等要素。會(huì )議記錄的目的，就是要忠實(shí)記載會(huì )議召開(kāi)時(shí)的情景，以便日后查閱。這就要求會(huì )議記錄必須真實(shí)，不能夾雜個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，更不能有意增減發(fā)言?xún)热�。要盡量將發(fā)言人所說(shuō)內容全部記錄下來(lái)，保持語(yǔ)言的原汁原味。
3、整理準確及時(shí)
會(huì )上記錄的內容只是一個(gè)草稿，會(huì )議結束后，須在草稿基礎上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規范的會(huì )議記錄。
在此過(guò)程中應注意以下幾點(diǎn)：一是對記錄內容查漏補缺。根據會(huì )議錄音等對記錄文稿進(jìn)行核對，對遺漏內容進(jìn)行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機構名、事件名等專(zhuān)有名詞逐一核實(shí)。對個(gè)別無(wú)法確定的專(zhuān)有名詞，應根據錄音記錄，標注拼音。三是對記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對文稿內容進(jìn)行適當整合，確保記錄體例的規范統一。會(huì )議記錄經(jīng)有關(guān)部門(mén)審批后，應及時(shí)歸檔留存。
為提高檔案質(zhì)量，做會(huì )議記錄應該注意以下問(wèn)題
一、使用固定的會(huì )議記錄本。記錄人員應選用紙質(zhì)較好的會(huì )議記錄本，按會(huì )議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì )議的時(shí)間順序規范、完整地做好會(huì )議記錄。會(huì )議記錄本前三頁(yè)應寫(xiě)有目錄，包括會(huì )議日期、內容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會(huì )議記錄人應把每次會(huì )議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫(xiě)清楚，這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。
二、按照規范格式做好會(huì )議記錄。會(huì )議記錄一般分為兩個(gè)部分：
1、會(huì )議基本情況。包括會(huì )議名稱(chēng)、開(kāi)會(huì )時(shí)間(要寫(xiě)明年、月、日及會(huì )議開(kāi)始時(shí)間)、會(huì )議地點(diǎn)、出席人(人數不多的會(huì )議要把出席者的姓名都寫(xiě)上，注明其他人員全部到會(huì );人數過(guò)多的會(huì )議可只寫(xiě)出席范圍和人數)、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會(huì )議主持人宣布開(kāi)會(huì )前寫(xiě)好。
2、會(huì )議內容。包括會(huì )議議題、會(huì )議發(fā)言、會(huì )議結論等。會(huì )議內容是會(huì )議記錄的重點(diǎn)，記錄時(shí)必須聚精會(huì )神，邊聽(tīng)邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現疏漏。
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