行政秘書(shū)如何做好會(huì )議記錄

　　作為職場(chǎng)人的你,一定逃不過(guò)做會(huì )議記錄，不知道大家對會(huì )議記錄了解多少？下面是小編幫大家整理的行政秘書(shū)如何做好會(huì )議記錄，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　行政秘書(shū)如何做好會(huì )議記錄

　　會(huì )議記錄是公司里行政秘書(shū)的一項日常工作，看似簡(jiǎn)單，真正做好并不容易。它需要在會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后投入足夠的時(shí)間和精力，充分考慮多種細節與因素。做好會(huì )議記錄應著(zhù)重把握好以下三點(diǎn)：

　　1、準備細致到位

　　認真細致的準備工作是做好會(huì )議記錄的重要保障。會(huì )前，記錄人要對會(huì )議議題、主要內容進(jìn)行詳細了解，對以往相關(guān)會(huì )議討論情況、會(huì )議決議等做到心中有數。

　　會(huì )議記錄通常采用現場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結合的方式，一方面可以確保記錄內容的全面、準確;一方面也對有關(guān)準備工作提出了較高要求。

　　對此，記錄人應養成一種職業(yè)習慣：提前到達會(huì )場(chǎng)、提前調試記錄設備，避免因準備不足而影響會(huì )議記錄效果。

　　2、記錄完整真實(shí)

　　一份完整的會(huì )議記錄，除了會(huì )議主要內容外，還應包括會(huì )議名稱(chēng)、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì )人員、列席人員、缺席人員、會(huì )議討論議題等要素。會(huì )議記錄的目的，就是要忠實(shí)記載會(huì )議召開(kāi)時(shí)的情景，以便日后查閱。這就要求會(huì )議記錄必須真實(shí)，不能夾雜個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，更不能有意增減發(fā)言?xún)热�。要盡量將發(fā)言人所說(shuō)內容全部記錄下來(lái)，保持語(yǔ)言的原汁原味。

　　3、整理準確及時(shí)

　　會(huì )上記錄的內容只是一個(gè)草稿，會(huì )議結束后，須在草稿基礎上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規范的會(huì )議記錄。

　　在此過(guò)程中應注意以下幾點(diǎn)：一是對記錄內容查漏補缺。根據會(huì )議錄音等對記錄文稿進(jìn)行核對，對遺漏內容進(jìn)行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機構名、事件名等專(zhuān)有名詞逐一核實(shí)。對個(gè)別無(wú)法確定的專(zhuān)有名詞，應根據錄音記錄，標注拼音。三是對記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對文稿內容進(jìn)行適當整合，確保記錄體例的規范統一。會(huì )議記錄經(jīng)有關(guān)部門(mén)審批后，應及時(shí)歸檔留存。

　　如何作好會(huì )議記錄

　　首先在參加會(huì )議時(shí)，要對會(huì )議要點(diǎn)和旨意作個(gè)概括，以作個(gè)概要記錄，并且要歸檔。

　　在參加會(huì )議時(shí)，為了保證記錄速度跟上會(huì )議的節奏，可以使用速記詞和精略法。

　　在參加會(huì )議時(shí)，可以重點(diǎn)記一些重要事件的時(shí)間和地點(diǎn)和要求等，這樣條理就會(huì )非常清楚。

　　如何做好會(huì )議記錄

　　一、會(huì )議記錄，會(huì )前準備工作要做好。

　�。ㄒ唬┰陂_(kāi)會(huì )之前提前到達，并安排好用作會(huì )議記錄的地方位置。

　　會(huì )議記錄員一定要比與會(huì )者提前到達，一方面可以協(xié)助其他會(huì )務(wù)人員做好會(huì )前布置工作，更主要的是可以先定定神，找到合適的記錄的座位，檢查記錄準備情況。

　　記錄員一般都要坐在工作人員的位置，所以，一般處于相對“偏”“遠”的地方。但有經(jīng)驗的記錄員，比較會(huì )挑選位置，既不能讓人誤認為是與會(huì )者的身份，又要便于聽(tīng)清楚發(fā)言人討論會(huì )議的內容。這點(diǎn)是經(jīng)驗之談！

　�。ǘ�）準備足夠的筆，鉛筆，一般都要備三、二支，只有一支筆，肯定是不行的，很多小白記錄員都吃過(guò)這個(gè)虧，正在忙著(zhù)記個(gè)不停時(shí)，筆突然沒(méi)水了！會(huì )議專(zhuān)用記錄簿（紙），也是必不可少的。

　�。ㄈ�）準備錄音機、錄音筆等或者你隨身攜帶的手機，也可作為補充記錄工具。如果沒(méi)有，重要的會(huì )議記錄，遇到記錄跟不上時(shí)，你往往就會(huì )感到后悔。

　　二、會(huì )議記錄的要求

　�。ㄒ唬┩暾�。會(huì )議記錄必須要體現會(huì )議的實(shí)際進(jìn)程，要將所有要點(diǎn)完整記錄下來(lái)，不能有遺漏。

　�。ǘ�）簡(jiǎn)要。會(huì )議記錄，不同于一份詳細報告，而是將會(huì )議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達出來(lái)即可。

　�。ㄈ�）快捷。會(huì )議記錄，可以說(shuō)也是個(gè)“技術(shù)活”，你要練就速記的功夫！還有“回放”的記憶功能！否則，很容易記得手忙腳亂，“借”手不及。

　�。ㄋ模�準確。會(huì )議記錄應做到條理清楚，內容表述要準確無(wú)誤，不能含糊，更不能有任何內容錯誤。

　　三、會(huì )議記錄的方法以及內容。

　�。ㄒ唬┯涗洺醪竭_成意見(jiàn)或決議。文秘人員做會(huì )議記錄時(shí)，必須從速記下每項通過(guò)的意見(jiàn)和決議。措辭準確，忠于原話(huà)。特別是意見(jiàn)的提議者！附議者的姓名則不必逐字記下，但要記下贊成和反對決定的全部論據。

　�。ǘ�）整理及時(shí)。會(huì )議后應馬上將會(huì )議記錄整理，寫(xiě)完。敘述應以第三人稱(chēng)。順序如下。

　　1、會(huì )議描述。包括會(huì )議類(lèi)型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。

　　2、與會(huì )者姓名，主要領(lǐng)導、主持人的名字寫(xiě)在最前面，并依次寫(xiě)下其他與會(huì )者的名字。

　　3、列席人員、缺席人員、請假人員等。

　　4、上次會(huì )議記錄（宣讀）。這一步很多會(huì )議都已省略。比如會(huì )前這份會(huì )議記錄已傳閱過(guò)，并且全體成員都已同意，那么這一步就可以省略了。如果某一成員指出記錄中的一個(gè)錯誤，經(jīng)會(huì )議批準，會(huì )議主持人或文件簽發(fā)人同意，文秘人員可以在會(huì )議記錄中改正這些錯誤，會(huì )議記錄已經(jīng)簽名，任何地方原則上都不能再做改動(dòng)。

　�。ㄈ�）、會(huì )議議而未決的問(wèn)題。

　�。ㄋ模┫麓螘�(huì )議日期。如果暫無(wú)法確定，也可以不標明。

　�。ㄎ澹┖灻�確認。記錄員簽名。主持人在會(huì )議記錄上簽名確認。如有改動(dòng)，記錄員在主持人修改過(guò)地方簽上名后，亦應簽名確認。這一步往往也被省略了。會(huì )議記錄往往只有記錄員簽名。但從嚴格規范的要求來(lái)說(shuō)，必須是這樣操作的。

　　四、會(huì )議記錄存檔。

　　有些重要會(huì )議對今后的工作至關(guān)重要，對于這類(lèi)會(huì )議應該迅速的建立專(zhuān)門(mén)的檔案。包括與會(huì )者的姓名，聯(lián)系地址，會(huì )議記錄，會(huì )議紀要，會(huì )議的組織情況和其他有關(guān)資料。這種檔案不僅便于查驗，而且對組織下一次會(huì )議也有參考價(jià)值。甚至對今后工作會(huì )有重要的歷史參考價(jià)值和指導意義。

　　五、發(fā)會(huì )議紀要和簡(jiǎn)報。

　　會(huì )議記錄以后，除了一些簡(jiǎn)單一般性的研究事務(wù)性工作的會(huì )議外，一般都要求整理會(huì )議紀要。一份完整的原始會(huì )議記錄，是做好會(huì )議紀要的重要前提。有些會(huì )議還要求要發(fā)簡(jiǎn)報。至于這個(gè)問(wèn)題，下次再專(zhuān)門(mén)敘述。

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