- 相關(guān)推薦
辦公軟件EXCEL常用小知識匯總
Excel是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于管理、統計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。關(guān)于Excel常用技巧你了解多少?為幫助大家更好使用Excel軟件，yjbys小編為大家分享Excel軟件常用小知識如下：
1、改變文本的大小寫(xiě)
在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫(xiě)。
在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫(xiě);“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫(xiě);“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車(chē)后得到的結果將會(huì )是“EXCEL”。同樣，如果我們在A(yíng)3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。
2、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà)，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話(huà)，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數據中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A(yíng)5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。
3、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面
有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。
1.打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來(lái)。
2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話(huà)框，輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來(lái)，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱(chēng)，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。
4、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實(shí)在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開(kāi)”選項后，“確定”退出。
以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開(kāi)，當選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
5、讓“自動(dòng)更正”輸入統一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫(xiě))，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)?，然后確認一下就成了。
6、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開(kāi)“工作表背景”對話(huà)框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
7、用連字符“&”來(lái)合并文本
如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。
3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對話(huà)框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。
提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì )出現錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。
8、Excel幫你選函數
在用函數處理數據時(shí)，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。
執行“插入→函數”命令，打開(kāi)“插入函數”對話(huà)框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關(guān)的函數挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
9、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內的數據
有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來(lái)實(shí)現。
執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開(kāi)“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開(kāi)“添加監視點(diǎn)”對話(huà)框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點(diǎn)”。
以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要打開(kāi)“監視窗口”，即可查看所有被監視點(diǎn)單元格內的數據和相關(guān)信息。
10、為單元格快速畫(huà)邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開(kāi)“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫(huà)上邊框。
提示：①如果畫(huà)錯了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫(huà)出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線(xiàn)條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫(huà)邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對角的斜線(xiàn)。
11、控制特定單元格輸入文本的長(cháng)度
你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現這一功能，對Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。
例如我們將光標定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(cháng)度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(cháng)度”為“4”。同時(shí)，我們再來(lái)到“出錯警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數據時(shí)顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。
很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數時(shí)，Excel就會(huì )彈出示的警告對話(huà)框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類(lèi)型的數據格式可選，比如“文本類(lèi)型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
12、讓不同類(lèi)型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開(kāi)“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對話(huà)框。單擊第二個(gè)方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”;小于1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成后，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。
13、建立分類(lèi)下拉列表填充項
我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中，為了保持名稱(chēng)的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數據庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列)，在“名稱(chēng)”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來(lái)源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開(kāi))，確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列(如D列)，再打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，選中“序列”選項后，在“來(lái)源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。
提示：在以后打印報表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來(lái)即可。
【辦公軟件EXCEL常用小知識】相關(guān)文章：
office辦公應用軟件小知識06-01
Office辦公軟件知識09-25
如何快速的認識和理解EXCEL辦公軟件08-26
辦公室文員必需的辦公軟件知識10-24
辦公軟件office的常用技巧08-23
Excel小技巧雙擊的好處08-04
Excel常用函數的參數11-14
office辦公軟件實(shí)用小技巧匯總「最全版」06-27
常用25條Excel技巧07-14