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如何制定項目管理計劃
取決項目成功與否的關(guān)鍵因素之一是，要有一個(gè)完善的項目計劃。那么如何如何制定項目管理計劃呢?一起來(lái)看看!
步驟1： 向關(guān)鍵參與者闡釋項目計劃，并且探討其重要組成部分。
可惜的是，“項目計劃”是被項目經(jīng)理誤解率最高的用語(yǔ)之一。 項目計劃并非一塵不變，它是一套能夠在項目周期中隨需而變的靈活文件。 它仿佛是一個(gè)路標，為項目的實(shí)施提供指引和方向。 它又如同一名行者，項目經(jīng)理需要設定項目的時(shí)間跨度，用項目管理的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)就是制定項目計劃。 好比一名駕駛員在到達目的地的過(guò)程中會(huì )碰到道路施工或發(fā)現新路線(xiàn)的情況一樣，一名項目經(jīng)理或許需要在項目進(jìn)行過(guò)程中不斷進(jìn)行糾正。
常見(jiàn)的一個(gè)誤區是把計劃與項目時(shí)間線(xiàn)劃上等號，其實(shí)時(shí)間線(xiàn)只是項目計劃中的一個(gè)組成部分而已。 項目計劃是整個(gè)計劃流程中的最重要的一個(gè)環(huán)節，因此它可以說(shuō)是囊括了所有的計劃資料。 比方說(shuō)，一個(gè)建造新辦公大樓的項目計劃就不僅需要包括大樓的規格、預算和施工期，同時(shí)也要包括潛在的風(fēng)險、質(zhì)量度量方法、環(huán)境影響等等因素。
一個(gè)項目計劃需由以下幾個(gè)部分組成：
基線(xiàn)： 基線(xiàn)有時(shí)候也被稱(chēng)為績(jì)效評估，因為整個(gè)項目的績(jì)效是以此來(lái)進(jìn)行評估的。 這其中包括了項目的三個(gè)起始點(diǎn)：規模、周期與成本。 它們是一個(gè)項目的基礎，同時(shí)也被用來(lái)決定項目是否按照既定的進(jìn)度在進(jìn)行。
基線(xiàn)管理計劃： 這其中包括了整個(gè)項目中各類(lèi)文件的管理。
其它計劃流程中的環(huán)節還包括： 風(fēng)險管理、質(zhì)量、資源、人員和溝通。
步驟2： 分工與職責。
識別參與者-那些在計劃中或者計劃實(shí)施后能夠從中獲利的人-是一項挑戰，尤其是對于那些大型的、高風(fēng)險、高影響的項目。 各個(gè)參與者之間極有可能產(chǎn)生在議程和需求上的沖突，以及在由誰(shuí)參加這個(gè)問(wèn)題上各執己見(jiàn)。 比方說(shuō)，一個(gè)城市議會(huì )決定要建造一棟新辦公大樓的參與者名單就會(huì )與施工單位的名單有著(zhù)天壤之別。議會(huì )所列出的名單中理所當然地包括了想要建造這棟辦公大樓的開(kāi)發(fā)商，施工單位，需要一座城市公園的公民，研究環(huán)境問(wèn)題的顧問(wèn)，還有市議會(huì )本身等等。 而一個(gè)施工單位的視角范疇或許會(huì )小很多。 對于項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)有一點(diǎn)非常重要：必須有一個(gè)由哪些人來(lái)完成哪些工作，以及每一名參與者需要作出哪些決策的明確協(xié)議。
步驟3： 擬出一個(gè)范圍說(shuō)明。
范圍說(shuō)明或許是項目計劃中最重要的文件。 它一般是用來(lái)獲取參與者對于項目定義的批準。 它是從發(fā)起人和其他參與者那里獲得認同的基礎，同時(shí)也降低了錯誤傳達的幾率。 該文件極有可能在項目周期中進(jìn)行增刪或變更。范圍說(shuō)明應當包括：商業(yè)需求和商業(yè)問(wèn)題(項目目標)，列明哪些問(wèn)題會(huì )在項目完成后得以解決(項目收益)，以及項目所規定的范圍，羅列出項目關(guān)鍵環(huán)節中所包括的或排除在外的交付成果，以及符合這個(gè)項目規模和性質(zhì)的實(shí)施方法與組成內容。
它可以被當作為一份項目經(jīng)理與發(fā)起人之間的合同，而只有在發(fā)起人批準的前提下才能進(jìn)行變更。
步驟4： 開(kāi)發(fā)項目基線(xiàn)。
范圍基線(xiàn)。 一旦交付成果在范圍說(shuō)明中被確認，它們就需要被具體落實(shí)到每一個(gè)工作分解結構(WBS)中去。 范圍基線(xiàn)包括了項目所產(chǎn)生的所有交付成果，從而明確了所有必須做的工作。 這些交付成果必須被包含在內。 比方說(shuō)建立一棟辦公大樓則需要包括關(guān)于大樓本身，影響研究，地址推薦，區域規劃等等與之有關(guān)的交付成果。
周期和成本基線(xiàn)。
1. 從范圍基線(xiàn)中識別每一個(gè)交付成果所需產(chǎn)生的事項與任務(wù)。 任務(wù)清單的明細有多少取決于很多因素，包括團隊經(jīng)驗，項目風(fēng)險和不確定因素，規格的明確度，所預期的認可范圍等等。
2. 識別每一項任務(wù)所需的資源。
3. 預估完成每一項任務(wù)所需的時(shí)間。
4. 預估每項任務(wù)的成本，采用平均小時(shí)率來(lái)計算每一項資源的應用。
5. 權衡資源限制，或者每項資源能夠被實(shí)際投入到項目中的時(shí)間。
6. 判別哪項任務(wù)是與其它任務(wù)有連鎖反應的，并且制定關(guān)鍵路徑。
7. 制定時(shí)間周期，將所有的任務(wù)和預估都列在進(jìn)度表上。 該進(jìn)度表顯示了所選的時(shí)間周期(周、月、季或年)，哪些資源被應用于哪些任務(wù)，每項任務(wù)預計要花費多少時(shí)間，以及預估每項任務(wù)的開(kāi)始與結束的時(shí)間。
8. 制定成本基線(xiàn)，即分時(shí)預算，或基于時(shí)間周期的成本。
要制定這么一套流程并不是一蹴而就的。 在整個(gè)項目進(jìn)行過(guò)程中，你將會(huì )不斷調整或重復上述的某些步驟。
步驟5： 制定基線(xiàn)管理計劃。
一旦范圍、周期和成本基線(xiàn)建立完成，下一步則需要制定團隊管理各種子計劃的步驟。 所有的這些管理計劃通常包括了用以改善基線(xiàn)的評估和批準流程。 不同類(lèi)型的變更會(huì )導致不同的批準級別。 并不是所有的需求都需要在范圍、周期和預算中加以變更，但是一個(gè)流程需要研究所有的新需求來(lái)決定他們對項目的影響。
步驟6： 溝通
溝通計劃無(wú)疑是項目計劃中的一個(gè)重要部分。 該文件闡述了以下幾個(gè)方面：
項目中的哪些人需要哪些方面的報告，多久需要呈遞一次，用何種格式呈遞，用何種方式呈遞。
潛在的問(wèn)題將以何種方式出現，何時(shí)會(huì )出現。
項目信息要儲存在哪里?哪些人有權訪(fǎng)問(wèn)這些信息。
哪些新的風(fēng)險會(huì )呈現，需要采取哪些措施來(lái)防止。
采用哪些度量方法來(lái)確保項目的質(zhì)量。
在發(fā)生不確定情況時(shí)需要存留哪些東西。
一旦項目計劃完成后，將它遞交給每一位關(guān)鍵參與者是十分重要的。 這種溝通應當包含以下內容：
評估并批準項目計劃。
變更計劃內容的流程。
隨后的步驟-執行并控制項目計劃，以及下一階段中關(guān)鍵參與者的分工與職責。
順利完成
制定一個(gè)明確的項目計劃耗時(shí)頗菲。 項目經(jīng)理將有可能跳過(guò)計劃階段而直接進(jìn)入到實(shí)施階段。 不管怎樣，一個(gè)在動(dòng)身前制定旅行路線(xiàn)的行者通常比那些隨意漫步而繞彎路的行者更快的到達既定的目的地。 同理，花費一些時(shí)間來(lái)制定清晰的項目計劃的項目經(jīng)理將能夠在通向項目成功的道路上獲得一個(gè)更明確的方向。
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