Excel中的打印知識技巧匯總

　　Excel工作表打印之前應該先預覽，打印預覽它可以看到普通視圖中看不到的內容，避免失誤、提高打印質(zhì)量，而且可以快速更改許多打印設置。當預覽過(guò)以后頁(yè)邊距會(huì )以虛線(xiàn)的形式顯示出來(lái)，方便調整。小編以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設置的一般方法，其目的是增強文件的可讀性。

　　1. 建立頁(yè)眉和頁(yè)腳

　　工作表的頁(yè)眉和頁(yè)腳包含了許多有用信息，例如報表的頁(yè)碼或工作表標題等等，用戶(hù)只需單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的 “頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項卡。如果需要使用內置的頁(yè)眉和頁(yè)腳，就要打開(kāi)“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”下拉列表，從中選擇“第1頁(yè)”、“第1頁(yè)，共?頁(yè)”之類(lèi)的內容。如果需要自行建立自己的'頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以單擊“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”打開(kāi)對話(huà)框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著(zhù)十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來(lái)設置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來(lái)設置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內容。

　　2. 讓每一頁(yè)都打印出標題行

　　一個(gè)由多頁(yè)組成的表格，通常需要在每一頁(yè)上都打印出標題行：執行“文件”→“頁(yè)面設置”，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)為每一頁(yè)加上標題行。如果在“左端標題列”后面的'方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁(yè)添加上列標題。

　　3. 使所有數據可見(jiàn)

　　如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬，那么打印出來(lái)的文本將被截斷，打印出來(lái)的`數字則會(huì )顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數據可見(jiàn)。如果發(fā)現了某一列的寬度不夠，只需將光標放到該列列標右側的邊線(xiàn)處，待光標變成雙向光標后雙擊邊線(xiàn)，即可自動(dòng)增加列寬以適應數據的長(cháng)度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開(kāi)“單元格”對話(huà)框的“對齊”選項卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數據自動(dòng)換行以適應列寬。

　　4. 使用容易查看的格式

　　國內的各種報表習慣設置網(wǎng)格線(xiàn)，我們可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線(xiàn)”即可。也可以選中需要設置網(wǎng)格線(xiàn)的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開(kāi)對話(huà)框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色，但是使用黑白打印機進(jìn)行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來(lái)的內容就不夠清晰。另外，也可以打開(kāi) “頁(yè)面設置”對話(huà)框的.“工作表”選項卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。

　　5. 使報表居中

　　如果使用的.打印紙能夠容納整個(gè)報表，就可以設置水平居中或垂直居中。前者可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)邊距”選項卡，選中“居中方式”下的“水平”復選項，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復選項。兩者同時(shí)選中時(shí)，報表會(huì )在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。

　　6. 調整報表四周的空間

　　Excel報表的四周包括頁(yè)邊距和上、下的頁(yè)眉、頁(yè)腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁(yè)邊距或頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)邊距”選項卡，改變其中上、下、左、右和“頁(yè)眉”、“頁(yè)腳’的數值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預覽”按鈕，打開(kāi)預覽窗口單擊“頁(yè)邊距”按鈕，顯示頁(yè)面的頁(yè)邊距的'尺寸柄，根據需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。

　　7.打印不連續的單元格(區域)

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個(gè)不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印內容”下面的'“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統將選中的每一個(gè)不連續單元格(區域)分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。如果需要經(jīng)常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，按其中的“添加” 按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話(huà)框“名稱(chēng)”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，選中 “打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁(yè)面，執行打印操作就可以了。

　　8.打印不連續的行(或列)

　　有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來(lái)，可以在按住Ctrl鍵的'同時(shí)，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來(lái)的多個(gè)不連續的行(列)，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來(lái)，然后再執行打印操作就可以了。

　　9.將公式打印出來(lái)

　　如果要將單元格中的公式打印出來(lái)，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的'單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來(lái)。

　　10.一次打印多個(gè)工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時(shí)，用鼠標在需要打印的.工作表名稱(chēng)上單擊，即可選中多個(gè)連續(或不連續)的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來(lái)。在“打印內容”對話(huà)框中，選中“打印內容”下面的“整個(gè)工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來(lái)。

　　11.使工作表適應頁(yè)寬

　　如果打印預覽時(shí)發(fā)現工作表的寬度超過(guò)了頁(yè)面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁(yè)寬：一是將打印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應頁(yè)面。方式仍然是打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框的“頁(yè)面”選項卡，選中“縮放”下的“調整為”，并在“頁(yè)寬”框內輸入“1”。確定后即可預覽頁(yè)面以觀(guān)察字體大小是否合適了。三是減小頁(yè)邊距以及頁(yè)眉(頁(yè)腳)的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開(kāi)“打印預覽”窗口，單擊其中的`“頁(yè)邊距”按鈕顯示頁(yè)邊距的尺寸柄，根據需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報表中的其他列就會(huì )占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內容能夠打印出來(lái)。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。

　　12.打印范圍的快速選定

　　打印范圍的選定：光標停留在需要打印范圍的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要調整則用Shift+↓和→來(lái)增加沒(méi)有文字區域的行或列。

　　寬度超寬的Excel文檔的打印設置，可能遇到需將左邊兩列設置為固定格式的.情況，可以在頁(yè)面設置中將頂端行和左邊列同時(shí)設定，將文檔定義為多頁(yè)寬，一頁(yè)高，就可以打印出漂亮的寬文檔了。

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